Stellen Sie sich die Szene vor: Sie haben vor vier Monaten in der Marketingabteilung Ihres Unternehmens angefangen zu arbeiten. Es ist Montagmorgen, Sie haben Ihren Kaffee noch nicht ausgetrunken. Sie erhalten Ihre erste Chat-Nachricht in Microsoft Teams:

Hey Robert, Schickst Du mir die Boilerplate in Portugiesisch?

Es kommt hin und wieder vor, dass ein Kollege um einen Textbaustein in einer bestimmten Sprache bittet. Diese Textbausteine sind wichtig, müssen korrekt sein, von der Geschäftsleitung genehmigt werden und erfordern eine korrekte Übersetzung. Aus persönlicher Erfahrung weiß ich leider, dass die Snippets für Marketingtexte oft nicht zentral organisiert oder gespeichert sind. Manchmal muss man die Person ausfindig machen, die sie zuletzt verwendet hat, und sie von ihr holen. In einer idealen Welt sind die folgenden Dinge definiert und geklärt:

1. Verwaltung: Wo speichern wir solche Marketing-Textbausteine wie z.B. ein Firmen-Boilerplate?
2. Pflege: Wie werden die Marketing-Textbausteine gepflegt? Wer ist dafür verantwortlich?
3. Übersetzung: Wie wird die Boilerplate übersetzt? Wie werden die Marketing-Textbausteine übersetzt?
4. Berechtigung: Wo und wie dürfen wir welches Snippet verwenden?

Diese Text Snippets sollten Bestandteil der allgemeinen Content Strategie sein.

Was sind übliche Marketing Textbausteine?

tl,dr: company boilerplate, testimonials, newsletter fusszeilen, und viele weitere

Im Marketing verwalten und organisieren Sie verschiedene Text-Snippets:

• Company Boilerplate
• Social Media Profil Bio / Slogan
  
• Verkaufsargument (Key-Value Proposition)
  
• Testimonials für Kunden
  
• Newsletter-Fußzeile
• Rechtliche Informationen zum Unternehmen
• Out-of-Office Nachricht

Wo werden Marketing Text Snippets gespeichert?

tl,dr: in einem Digital Asset Management System (DAM), dass Texte ohne Dateien speichern kann.

Betrachten wir als Beispiel einmal die Boilerplate. Eine Unternehmens-Boilerplate ist von entscheidender Bedeutung und wird auf Partnerseiten, bei Integrationen und in verschiedenen anderen Bereichen verwendet. Interne und externe Stakeholder benötigen diese Informationen. Für Ihre tägliche Arbeit brauchen Sie sie jedoch nicht. Die Boilerplate muss aber immer korrekt sein und von der Geschäftsleitung genehmigt werden. Der Text ist nicht unbedingt ein Bild oder ein Dokument.

1. Sie sollten diese Informationen allen Mitarbeitern (intern) und den verschiedenen Interessengruppen (extern) zur Verfügung stellen.
2. Sie müssen nach dem Text des Leitfadens suchen. Sie benötigen ihn nur sporadisch, so dass Sie den Speicherort der Datei nach ~1 Jahr vergessen könnten.
3. Sie müssen sich vergewissern, dass er genehmigt ist, und können eine Überprüfung und Genehmigung anfordern.
4. Verschiedene Parteien haben unterschiedliche Zugriffsrechte, z. B. kann die Geschäftsleitung den Text aktualisieren, aber die Mitarbeiter können ihn nur einsehen.

Ein Intranet ist in der Regel für externe Parteien nicht zugänglich. Ein lokaler Dateiserver erfordert das Speichern als Dokument. Sie können nicht selbst granulare Zugriffsrechte für Personen festlegen, dies wird normalerweise von der IT-Abteilung erledigt. Sie können keine Validierungsworkflows für lokale Dateien ausführen.

Der beste Ort zum Speichern von Marketing-Textschnipseln ist ein Digital Asset Management System (DAM) - wie Picturepark.

Picturepark kann Textblöcke ohne Dateiformat speichern - dies wird als Virtual Type bezeichnet. Mit Virtual Types können Sie innerhalb von Picturepark Inhalte erstellen, die einer definierten Struktur folgen, ohne sich um das Ausgabeformat der Inhalte zu kümmern. Virtual Types ist eine definierte Struktur gemeinsam, wie z.B.:

• News Item (Struktur: Headline, Subhead, Body)
• Unternehmens-Boilerplate (Struktur: Unternehmen, Boilerplate, Produktbeschreibung, Screenshots, Logo)
• Social Media Profil (Name, Slogan, Schlüsselwörter)

Warum sollten alle Textbausteine in einem DAM gespeichert werden?

tl,dr: zentraler speicher, suche und workflows

Es hat mehrere Vorteile, diese Informationen in Ihrem Digital Asset Management (DAM) zu haben:

• Sie finden die Boilerplate, dort wo Sie Ihr Marketing- und Produktmaterial verwalten.
• Sie können die Richtlinien (z.B. für Freigabe, Archivierung, Übersetzungen) Ihrer allgemeinen Content Strategy anwenden.
• Sie können Berechtigungen geben, wer die Boilerplate verwenden oder bearbeiten darf.
• Sie haben eine Suche nach Text und allen dazugehörigen Metadaten, wie Datum, Typ oder Verwendung.
• Sie können Aktualisierungens- oder Validierungsaufgaben erstellen, wenn im DAM neue Produkte veröffentlicht werden (Produkteinführung), jemand Screenshots oder Logos aktualisiert oder Corp Com eine aktuelle Pressemitteilung veröffentlicht.

Wie pflegt man Marketing Text Snippets?

tl,dr: Elemente verlinken & Validierung automatisieren

Ihr DAM sollte die Möglichkeit haben, Dateien zu verknüpfen und Workflows auszuführen. Die Automatisierung wird daran denken, die Boilerplate zu aktualisieren, wenn sich verknüpfte Logo- oder Screenshot-Dateien ändern.

1. Verknüpfen Sie Boilerplate-Elemente mit Logos und Screenshots.

Erstellen Sie eine Automatisierung, die eine Validierungseinladung versendet, wenn sich ein verknüpftes Element ändert.

Sehen Sie live wie die Picturepark Boilerplate mit Screenshots und Logo vom Marketing Picturepark bereitgestellt wird.

Wie übersetze ich Marketing Text Snippets?

tl,dr: mit Picturepark & DeepL (das derzeit beste verfügbare Übersetzungssystem)

Picturepark integriert mit DeepL über den DeepL Connector. Diese Lösung ermöglicht eine automatische Übersetzung für jeden Text, den Sie in Ihrem DAM verwalten - auch Metadaten, Produktbeschreibungen, Copyright Hinweise und Keywords mit Synonymen für die Suche.

1. Legen Sie in Picturepark einen Virtual Type an und fügen Sie Ihre Boilerplate in einer einzigen Sprache hinzu - in der Regel Ihre Muttersprache.
   1. Fügen Sie beliebig viele weitere Marketingtexte als virtuelle Typen hinzu - diese Texte sind wirklich klein. Nur Bits und Bytes. Sie brauchen sich nicht um die Kosten für die Dateispeicherung zu sorgen.
2. Starten Sie DeepL Translation, indem Sie die gewünschten Sprachen auswählen. DeepL übersetzt und Sie validieren die Übersetzung. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten - Sie können die Werte mit einem Muttersprachler überprüfen und bewerten und so die absolute Genauigkeit sicherstellen, ohne den Arbeitsaufwand, der mit einer manuellen Übersetzung verbunden ist.
3. Fordern Sie die Validierung mittels Picturepark-Automation von Ihren Managern an, die die Informationen in einer abschliessenden Prüfung freigeben müssen.

Dieser automatisierte Prozess für Übersetzung und Benachrichtigung ist die beste Lösung. Er beseitigt alle Reibungspunkte und operativen Ineffizienzen.

Wie kann ich Marketing Text Snippets berechtigen?

Jedes DAM bietet umfangreiche Berechtigungen. In Picturepark können Sie Content Permission Sets sehr einfach anwenden. Sie können dies als den finalen Schritt zu Ihrer Übersetzungs-Validierungs-Automatisierung hinzufügen und die Boilerplate nach der Endkontrolle manuell verfügbar machen.

Sie können auch mehrere Content Permission Sets für Ihre verschiedenen Stakeholder anwenden.

• Content Permission für interne Mitarbeiter zur Ansicht.
• Berechtigung für interne Manager zum Bearbeiten und Genehmigen.
• Content Permission für externe Beteiligte zur Ansicht.
• Content Permission für Integrationen (Ihre Website) zum Einbetten (Tipp: Das direkte Einbetten aus dem DAM vereinfacht Aktualisierungen, da Sie nur 1x im DAM aktualisieren. )