von Picturepark Communication Team • Okt. 29, 2014
Solange Sie nicht bereits ein Digital Asset Management-Profi mit der Erfahrung aus vielen DAM-Implementierungen sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie bereits über die Kompetenz und die Fähigkeiten verfügen, die Sie benötigen, um tragfähige Entscheidungen hinsichtlich Ihrer DAM-Initiative treffen zu können.
Die Beratung und Begleitung durch vertrauenswürdige Berater kann über Erfolg und Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Kompetente Berater können Sie davor bewahren, Zeit und Geld zu verschwenden mit Software und Konfigurationen, die für Sie einfach nicht geeignet sind.
DAM-Experten haben vielfältige Erfahrungen wie etwa:
- DAM Analysten – Sie leben davon, DAM-Software zu evaluieren und über die Ergebnisse zu berichten. Dabei sammeln sie wertvolle Informationen darüber, welche Systeme in welchen Anwendungsbereichen gut funktionieren.
- Prozess- und/oder Workflow-Analysten – Diese Personen nähern sich DAM in erster Linie aus der Perspektive von Regeln und Zielen. Sie sind die Berater, die Ihre Prozesse mit Adleraugen analysieren und genau erkennen, auf welche Weise Sie Dinge tun.
- Systemintegratoren – Aus dem Bemühen heraus, dass alle „beweglichen Teile“ eines DAMs harmonisch arbeiten, gehen Systemintegratoren nach einem ganz einfachen Ansatz vor – entweder funktioniert es oder eben nicht.
- Informationsexperten – Bibliothekare und Archivare nähern sich DAM genau so, wie sie eine Bibliothek entwerfen würden: Sie muss so gebaut und organisiert werden, dass sie für alle verständlich ist, die durch die Tür gehen. Taxonomie- und Metadaten-Experten sind eine neue Spezies von Informationsexperten, die enorm wertvoll sind für ein neues DAM-System.
Wenn Sie aus jedem dieser Bereiche einen „Rockstar“ engagieren, wird Ihr DAM in Sachen Leistung und Struktur sicher legendär. Allerdings werden sich nur sehr große DAM-Initiativen ein solches Expertenteam leisten können. Für die meisten Initiativen wird die Beratung durch einen oder zwei Experten ausreichen.
Beachten Sie, dass Sie in diesem Stadium der Planung Ihrer DAM-Initiative vielleicht lieber mit Experten zusammenarbei-ten, die in Bezug auf die DAM-Lösung nicht befangen sind. Wenn das nicht gegeben ist, wird das Design Ihrer Prozesse unter Umständen einer bestimmten Software untergeordnet. Mit anderen Worten: Statt eine Lösung zu empfehlen, die Ihre Prozesse vereinfacht, wird ein befangener Berater eher darüber nachdenken, wie die Prozesse der jeweiligen Software angepasst werden können.
Die richtigen Experten auswählen
Wichtiger als der Hintergrund eines jeden von Ihnen beauf–tragten Beraters wird die Erfahrung und das Talent sein, das sie oder er bietet. Das heißt, ein qualifizierter Informationsprofi wird besser in der Lage sein, Ihre Digital Asset Management-Prozesse zu analysieren als ein allgemeiner Business-Analyst, dessen Schwerpunkt nicht im Digital Asset Management-Bereich liegt.
Die folgende Tabelle zeigt verschiedene Situationen und soll Ihnen helfen zu bestimmen, wo Sie Ihr Beratungsbudget investieren wollen. Wo mehrere Optionen angegeben sind, können beide Typen geeignet sein.
| Situation | DAM- Analyst | Prozess- experte | System- integrator | Informa-tionsprofi |
| Wir haben viele Nutzer und viele Assets. Unser Ziel: alles besser zu verwalten. | ♦ | ♦ | ||
| Unser DAM wird von mehreren Abteil–ungen eingesetzt. Es ist das erste Mal, dass wir ein unternehmensweites System dieser Größenordnung implementieren. | ♦ | ♦ | ||
| Wir sind ein kleines Team auf der Suche nach einem zentralen Speicher, über den wir alles leichter finden. | ♦ | |||
| Unser DAM soll mit unserem Web-CMS und anderen Systemen integriert werden. Unser primäres Ziel ist es, diesen freige-gebene Inhalte zur Verfügung zu stellen. | ♦ | ♦ | ||
| Wir migrieren von einem älteren DAM. Unser Nutzer sind DAM-erfahren und wir wollen den Übergang reibungslos gestalten. | ♦ | ♦ |
Beachten Sie, dass Sie unabhängig von den Umständen und der gewählten DAM-Software möglicherweise jemanden engagieren müssen, um die DAM-Lösung zu installieren und zu konfigurieren. DAM-Anbieter bieten manchmal solche Dienste an, aber prüfen Sie auch Partner der Hersteller und andere Organisationen, die umfassende Erfahrung mit dem von Ihnen gewählten System haben.
Fragen Sie in jedem Falle nach Kundenreferenzen. Der Schlüssel zu allem, was Sie von Beratern brauchen, ist deren Erfahrung. Jeder kompetente Berater wird Kunden haben, die über ihre Erfahrungen berichten.
Beurteilung Ihrer Bedarfsanalyse
Je nach Tragweite Ihrer DAM-Initiative kann die Ermittlung der Anforderungen (die alle in diesem Abschnitt genannten Schritte beinhaltet) nur ein paar Stunden bis hin zu einigen Monaten dauern. Es mag verlockend sein, diese Phase des Kaufprozesses zu überspringen, wenn Sie glauben, Ihre Anforderungen sind nicht zu spezifisch – aber es wäre ein Fehler. Mehr als Budget oder jeder andere Faktor definieren Ihre Anforderungen, welche DAM-Software Sie kaufen sollten.
Wenn Ihr DAM nur von wenigen Kollegen genutzt wird, deren Workflows unkompliziert sind und sich voraussichtlich nicht ändern, dann können Sie Ihre Kernanforderungen wahr¬scheinlich schnell bestimmen.
Wenn Ihre DAM-Initiative aber Ihre gesamte Organisation betrifft und auf Nutzer mit verschiedenen Sprachen in verschiedenen Zeitzonen ausgedehnt wird, die zudem unterschiedliche Digital Asset Management- und Integrations-Anforderungen haben, dann haben Sie eine umfangreiche Vorbereitung vor sich, bevor Sie sicher sein können, welche DAM-Lösung die beste sein wird.
Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Picturepark E-Book „Die 7 Schritte der Einführung von Digital Asset Management“ »