Putting Your Metadata Strategy Together

Wie können Sie Ihre digitalen Assets besser als nur mit „erzählenden Texten“ beschreiben? Der Digital Asset Management-Berater Ralph Windsor erklärt in dieser vierteiligen Serie von Gastbeiträgen die Vorteile strukturierter Metadaten.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4

Anpassung der Metadaten im Kontext der Nutzung

Ein Punkt, über den in dieser Artikelserie noch nicht gesprochen wurde: Die Feldtypen, die Sie anbieten wollen, werden sich ziemlich sicher entsprechend dem Kontext Ihrer Assets ändern. Einige häufige Kontexte sind:

• Assettyp
• Nutzerrechte
• Taxonomie-Ast

Um ein einfaches Beispiel zu geben: Wenn der Assettyp „Dokument“ ist, dann werden Sie sicher keine Felder anzeigen wollen, die sich auf Videos beziehen wie etwa das Feld „Produktionsfirma“. Nicht alle Systeme werden dies ermöglichen – aber diese Art der Flexibilität erlaubt Ihnen, die Anzeige der Metadaten im Kontext der Inhalte der Assets anzupassen. Nach meiner Erfahrung ist der Assettyp der wohl wichtigste Aspekt der Differenzierung über Felder hinweg – dicht gefolgt von den Nutzerberechtigungen für die Fälle, in denen sensible oder irrelevante Metadaten bestimmten Nutzergruppen angezeigt werden oder verborgen bleiben sollen.

So entwickeln Sie Ihre Metadatenstrategie

Die Analyse der verschiedenen Optionen für Metadaten kann zunächst eine schwierige Aufgabe sein, wenn Sie noch nicht so viel Erfahrung damit haben und das System, das Sie einsetzen wollen, noch nicht richtig kennen. Folgend gebe ich Ihnen einige Hinweise, die nützlich für Sie sein können:

• Führen Sie eine Metadaten-Analyse durch, in der Sie möglichst viele Kandidaten für Felder identifizieren. Dann reduzieren Sie die Optionen – notieren aber jeweils, warum ein Feld ausgeschlossen wurde oder eben nicht.
• Welcher Art sind die Felder – Freitext, eine Angabe oder mehrere Wahlmöglichkeiten?
• Sind die einzelnen Felder hierarchisch oder linear?
• Wo werden Sie jedes dieser Felder nutzen, und in welchem Kontext?
• Wie werden die Nutzer nach Assets suchen? Welche anderen Optionen als freitextliche Schlüsselworte werden sie nutzen?

Es ist zwar empfehlenswert, sich viele Gedanken über mögliche Felder zu machen – wenn es aber zur Entscheidung kommt, welche tatsächlich integriert werden sollen, dann gilt die alte Regel „weniger ist mehr“. Wenn ich DAM-Systeme beurteile, die nicht die erwarteten Vorteile bieten, dann sehe ich meistens, dass eine Fülle von Metadatenfeldern eingerichtet wurde und die katalogisierenden Mitarbeiter einfach nicht alle nutzen. Bei einigen Assets (in der Regel aus den frühen Tagen nach der Einführung des jeweiligen Systems) sind die Metadaten noch recht vollständig, weswegen dieses Material bei Suchanfragen immer wieder in den Ergebnissen auftaucht. Wie bei allen Aufgaben im Zusammenhang mit Metadaten sollten Sie bedenken, dass jedes Feld, dass die Mitarbeiter ausfüllen sollten (auch wenn die Eingabe nicht zwingend erforderlich ist), den Zeitaufwand – und damit die Kosten – für die Katalogisierung erhöhen.

Zum guten Schluss

Ich habe nur die eher grundsätzlichen Punkte behandelt, die für die Definition einer Strategie zu strukturierten Metadaten berücksichtigt werden sollten. Um diese Strategie effektiv umzusetzen ist es vorteilhaft, wenn Sie in Ihrem mit der Implementierung betrauten Team eine Person haben, die gut vertraut ist mit Ihrer Organisation und die Grundprinzipien von Informationsarchitekturen kennt. Diese wird auf meinen Gedanken aufbauend weitere Punkte ansprechen können, die den Rahmen eines solchen Artikels sprengen würden.

Ich hoffe, dass Ihnen diese Artikelserie einige Inspirationen für eigene Überlegungen geben konnte. Wenn Sie gerade ein DAM-System implementieren (oder dies bereits getan haben), dann wird die Serie vielleicht weiterführende Diskussionen mit Kollegen auslösen, wie Sie Metadaten für die Katalogisierung und die Assetsuche für Ihre Benutzergruppen weiter optimieren können.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4