Die Verwendung von Vorlagen für die massenweise Zuweisung von Metadaten spart Zeit und hilft, die Konsistenz der Metadaten zu sichern. Die Metadatenvorlagen in Picturepark gehen einen Schritt weiter, indem sie Verbindung zu den ihnen zugewiesenen Assets halten. So können Änderungen an den Werten in der Vorlage sofort im ganzen System umgesetzt werden.

Vorteile der Metadatenvorlagen in Picturepark

Die Metadatenvorlagen bieten eine Reihe wichtiger Vorteile gegenüber den Vorlagen in anderen DAM-Systemen – inklusive der hierarchischen Struktur und „haftenden“ Zuweisungen. Das bedeutet, dass bei einer Änderung der Vorlagen alle zuvor zugewiesenen Assets automatisch aktualisiert werden können.

Hierarchie der Vorlagen

Die Metadatenvorlagen in Picturepark können hierarchisch sein – das heißt, dass Zuweisungen von Werten verschachtelt sein können.

Sie haben zum Beispiel eine Reihe von Vorlagen, die Standardwerte für Kundenprojekte zur Verfügung stellen. So wollen Sie etwa für jedes dieser Projekte die folgenden Werte verfolgen:

• Kundenname
• Kundenkontakt
• Kundenbetreuer

Um dies zu vereinfachen legen Sie eine neue Vorlage an, welche die folgenden Feldwerte zur Verfügung stellt:

• Kundenname: Divasera Enterprises
• Kundenkontakt: Stan Richmond (sr@divasera.com)
• Kundenbetreuer: Hugo Martinez (x912)

Wenn diese Vorlage einem Asset zugewiesen wird, werden diese Werte den entsprechenden Feldern hinzugefügt. So arbeiten Metadatenfelder auch in anderen DAM-Systemen.

Die Vorlagenhierarchie in Picturepark ermöglicht es, Vorlagen in Vorlagen zu verschachteln. Wenn also eine Vorlage der Kind-Ebene zugewiesen wird, werden auch die Werte der Vorlage der Eltern-Ebene zugewiesen.

Bauen wir das Beispiel von Divasera Enterprises weiter aus und sagen, Sie verwalten für jeden Kunden produktbezogene Projekte. Für jede Produktlinie verfolgen Sie die folgenden Werte:

• Produktfamilie
• Produktmanager

In Picturepark könnte die Struktur dieser Vorlagen wie folgt aussehen:

Der Vorteil: Wenn Sie einem Set von Assets die Vorlagen „Outdoor-Leben“ und „Heim und Haus“ zuweisen, werden diesen Assets gleichzeitig auch die Werte aus der Vorlage „Divasera Enterprises“ zugewiesen.

In nur einem einzigen Schritt haben Sie all die Metadaten zugewiesen, die Sie brauchen.

Beachten Sie, dass Picturepark Vorlagen in Gruppen zusammenfassen kann, die als „exklusiv“ definiert werden können. Das heißt, dass Sie bei Bedarf vermeiden können, dass einem Asset sowohl die Vorlage „Outdoor-Leben“ als auch die Vorlage „Heim und Haus“ zugewiesen wird.

Keine redundanten Daten

Die Verwendung hierarchischer Vorlagen erspart Ihnen die Anlage mehrerer Vorlagen, die redundante Daten enthalten. So müssten Sie ohne die Möglichkeit der Definition einer Vorlagenhierarchie in unserem Beispiel die folgenden Vorlagen anlegen:

• Divasera Enterprises (für Assets des Kunden, die keinem Projekt zugeordnet sind)
• Divasera Enterprises – Outdoor-Leben (für Assets, die dieser Produktfamilie zugeordnet sind; die Vorlage enthält Werte, die auch in der Vorlage Divasera Enterprises enthalten sind)
• Divasera Enterprises – Heim und Haus (für Assets, die dieser Produktfamilie zugeordnet sind; die Vorlage enthält Werte, die auch in der Vorlage Divasera Enterprises enthalten sind)

Das Problem dieses Ansatzes liegt darin, dass im Falle von Änderungen der Werte der Vorlage Divasera Enterprises die gleichen Änderungen auch in den beiden Produktvorlagen ausgeführt werden müssen.

Dieses Beispiel ist einfach – in vielen Szenarien aus der realen Welt existieren hunderte solcher Vorlagen. All diese Werte synchron zu halten wäre nicht nur sehr zeitraubend – ein solcher Prozess würde auch viele Fehler in Metadaten generieren, die kaum zu erkennen und schwierig zu beheben sind.

Metadaten in einem Schritt aktualisieren

Einzigartig in Picturepark ist, dass Metadatenvorlagen sich an die Assets „erinnern“, denen sie zugewiesen wurden. Damit werden bei Änderungen eines Wertes in einer Metadatenvorlage sofort alle Assets aktualisiert, die dieser Vorlage zugewiesen wurden – ohne Suche, ohne Stapelbearbeitung oder sonstige Benutzeraktionen.

Um ein einfaches Beispiel zu geben: Das bedeutet, dass Sie etwa alle Copyright-Informationen an einer Stelle ändern können und wissen, dass der neue Wert sofort auf alle vorher zugewiesenen Assets übertragen wird. Es gibt einfach kein Rätselraten mehr, welche Assets aktualisiert werden müssen – alles wird automatisch erledigt.

Dieser Vorteil ist besonders wichtig für Metadatenwerte, die in Assets eingebettet wurden, die gemeinsam genutzt werden oder zum Download freigegeben wurden. Picturepark bettet Metadaten erst dann in Assets ein, wenn das jeweilige Asset von einem Nutzer oder Workflow angefordert wird. Damit können Sie mit der Aktualisierung eines einzigen Metadatenwertes in einer einzigen Vorlage Fehler in Metadaten korrigieren oder für die nächste Download-Anfrage aktualisierte Informationen anbieten.

Wenn Sie diese Möglichkeit etwas weiter denken, könnten Sie praktisch alle Metadaten Ihrer Assets über Vorlagen zur Verfügung stellen. Sorgfältig strukturierte Metadatenschemas können über Standardwerte für Metadaten repräsentiert werden, die Sie als geeignet ansehen, um 90% und mehr der erforderlichen Metadatenwerte für jedes beliebige Asset bieten. Attribute wie Copyright- und Kontaktinformationen, Abteilung, Zielgruppe, Verbreitungsrechte und -einschränkungen und mehr können über Standardwerte für Metadaten dargestellt werden. Zusammen mit nur wenigen unstrukturierten Feldern wie Bildunterschriften oder Notizen können Sie ein vollständiges, gut abgerundetes Metadatenprofil für jedes Asset haben.

Metadatenvorlagen anlegen und zuweisen

Sie erstellen Metadatenvorlagen in Picturepark über den Baum. Der erste Schritt entspricht exakt dem bei der Anlage einer neuen Kategorie. Wie Kategorien können Vorlagen von berechtigten Nutzern an neue Positionen im Baum verschoben sowie umbenannt und gelöscht werden.

Führen Sie einen Rechtsklick auf ein beliebiges Element im Picturepark-Baum aus, um ein neues Element zu erstellen. Einmal erstellt, kann das Element bei Bedarf an eine andere Stelle im Baum verschoben werden.

Sobald eine Vorlage erstellt wurde, wählen Sie die Metadatenfelder, die sie betreffen soll und geben dann die Standardwerte an, die ihnen zugeordnet werden sollen.

Diese Bilder zeigen die Vorlage „Release“ (Freigabe), die allen Assets zugewiesen wird, deren Freigabe erteilt wurde. Standardwerte werden für das Metadatenfeld eingegeben, das über die Regionen informiert, für die das Asset freigegeben wurde. Diese Werte können bei Bedarf für jedes einzelne zugewiesene Asset geändert werden.

Mehr müssen Sie nicht tun, wenn Sie Vorlagenhierarchien anlegen: Picturepark weiß, dass die „Eltern“-Werte zugewiesen werden müssen, wenn „Kind“-Vorlagen zugewiesen werden.

Sie weisen einer Auswahl von Assets eine Vorlage zu, indem Sie diese Assets auf die Vorlage im Baum ziehen.

Werte in Metadatenvorlagen überschreiben

Es kommt vor, dass ein Wert in einer Metadatenvorlage einem Asset zugewiesen wurde, dann aber für dieses Asset geändert werden muss (oder eine Untergruppe von Assets, der diese Vorlage zugewiesen wurde). In diesen Fällen können die Nutzer den Wert im Datensatz des Assets ändern, so wie sie dies mit jedem anderen Metadatenwert tun würden. Auch wenn ein Wert in einer Metadatenvorlage von einem Nutzer überschrieben wurde, erinnert sich Picturepark an die Vorlagen, die dem Asset zugewiesen wurden. Dies ermöglicht berechtigten Nutzern, von Nutzern ausgeführte Änderungen von Werten in Metadatenvorlagen wieder zurückzunehmen.

Das Schöne an dieser Funktionsweise ist, dass die Benutzer sehen, bei welchen Assets von Benutzern bearbeitete Werte vorliegen. Dies hilft sicherzustellen, dass solche Werte nicht zurückgesetzt werden.

Picturepark zeigt an, bei welchen einer Vorlage zugewiesenen Assets die Standardwerte der Vorlage bearbeitet wurden. Dieses Bild zeigt, dass ein Asset einen anderen Wert im Feld „Datum der Freigabe“ hat. Der bearbeitete Wert kann erkannt und bei Bedarf überschrieben werden.

Metadaten nach Bedarf hinzugefügt

Die in Picturepark verfügbare Technologie der adaptiven Metadaten bedeutet, dass nicht alle Assets in einem Picturepark-System das gleiche Metadatenschema haben müssen. Tatsächlich haben dank dieser Technologie alle Assets ein für das jeweilige Asset sinnvolles Metadatenschema.

Glücklicherweise können die Metadatenvorlagen von Picturepark, einmal zugewiesen, alle fehlenden Metadatenfelder zur Verfügung stellen. Wenn zum Beispiel eine zugewiesene Vorlage einen Standardwert für das Metadatenfeld „Produktfamilie“ zur Verfügung stellt, dieses Metadatenfeld dem zugewiesenen Asset aber fehlt, wird es automatisch hinzugefügt. Dies stellt sicher, dass die Anwendung einer Metadatenvorlage zu den Ergebnissen führt, welche die Nutzer erwarten.

Metadatenvorlagen vs. zugewiesene Kategorien

Anstatt die Metadatenvorlagen für die Angabe spezifischer Feldwerte zu nutzen – Beispiele sind ein Kundenname oder Kontaktinformationen – können Sie alternativ eine Kategoriestruktur aufbauen, die für den gleichen Zweck verwendet wird. Mit anderen Worten: Sie haben dann Kategorien für jeden Wert und würden jedes Asset zu jeder dieser Kategorien zuweisen. Dies ist die Standard-„Lösung“, die man in einem DAM verwenden würde, das keine Metadatenvorlagen bietet.

Die Beschränkungen dieses Ansatzes sind unter anderem:

• Standardisierte Zuweisung von Metadaten – Es ist kaum sicherzustellen, dass jedem Asset alle anwendbaren Kategorien zugewiesen wurde. Benutzer müssten geschult werden, wann welche Kategorie zugewiesen werden sollte. Und sie müssten sich dann daran erinnern, diese Zuweisungen auszuführen.
• Komplexität des Kategoriebaums – Wenn Sie Kategorien anstatt von Werten in Metadatenfeldern verwenden, müssen Sie unter Umständen einen Kategoriebaum aufbauen, der Tausende oder mehr Kategorien beinhaltet. Dieser ist dann sicher schwer zu verwalten, und der Zugriff über mobile Endgeräte wäre weit weniger bequem.
• Eingebettete Metadatenwerte – Metadatenwerte, die direkt in Metadatenfelder eingegeben werden, können in Assets zurückgeschrieben (eingebettet) werden, die das DAM verlassen. Obwohl auch zugewiesene Kategorien in einigen DAMs (inklusive Picturepark) eingebettet werden können, werden solche Werte alle einem einzigen Feld „Kategorien“ in der XMP-Metadatenstruktur zugewiesen. Das heißt, dass Sie den Kontext in Bezug auf die Bedeutung der einzelnen Werte verlieren und die Weitergabe (Round-Tripping) praktisch unmöglich ist.

Metadatenvorlagen vs. Picturepark Klassen

Diejenigen, die bereits mit Picturepark vertraut sind, kennen die Klassen bereits, welche die Bausteine der adaptiven Metadaten sind. Tatsächlich ist eine Picturepark Metadatenvorlage nichts anderes als eine Klasse. Wenn eine bestimmte Klasse Metadatenfelder zusätzlich zu Standardwerten bietet, dann sind das adaptive Metadaten „in Action“.