Es besteht kein Zweifel über den Wert von kontrollierten Vokabularen. Zeitersparnis, einfache Nutzung und höhere Integrität der Metadaten sind nur einige der Vorteile, die kontrollierte Vokabulare bieten, wenn sie als Filter für die Metadateneingabe genutzt werden. Dieser Beitrag vermittelt einen Eindruck des Wertes kontrollierter Vokabulare und beschreibt, wie Picturepark diese großartige Technologie unterstützt.

Was ist ein kontrolliertes Vokabular?

Ein kontrolliertes Vokabular ist ein Set definierter Begriffe, die als einzig zugelassene Begriffe für ein bestimmtes Metadatenfeld fungieren. Ein kontrolliertes Vokabular kann nur wenige oder bis zu zehntausende von Termini umfassen.

Ein Beispiel:

• Metadatenfeld: Geschlecht
• Vokabular: [männlich; weiblich]

In diesem sehr einfachen Beispiel enthält das Vokabular nur zwei Begriffe. Sein Wert liegt darin, dass damit die Eingabe anderer Werte wie Mann, Frau, Junge oder Mädchen verhindert wird und Schreibfehler ausgeschlossen werden.

In den folgenden Beispielen sind sehr viel mehr Begriffe erlaubt:

• Metadatenfeld: Land
• Vokabular: [Afghanistan; Albanien; Algerien … Zimbabwe]

Oder:

• Metadatenfeld: Produktname
• Vokabular: [alle Produktnamen]

Während die Angaben zu Ländern sich wohl kaum verändern, wird die Liste der Produktnamen angepasst werden, wenn sich die Produktlinie ändert. Daher muss es dazu berechtigten Benutzern einfach möglich sein, Begiffe hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, wann immer das erforderlich ist.

Zuweisung von Metadatenfeldern

Bei der Nutzung mit einem Digital Asset Management-System werden kontrollierte Vokabulare üblicherweise Metadatenfeldern als Filter für die Dateneingabe zugewiesen. Mit anderen Worten: Begriffe, die nicht im Vokabular enthalten sind, können nicht in das Feld eingegeben werden – beim Versuch, sie einzugeben, werden sie vom System zurückgewiesen, wenn der Nutzer versucht, den Datensatz zu speichern.

Wenn ein Set erlaubter Begriffe das gleiche ist wie für ein anderes Feld (und das wird immer der Fall sein) können die Felder das eine Vokabular gemeinsam nutzen.

Ein Beispiel:

• Metadatenfeld: Autor
• Vokabular: [Rolf; Hanne; Rita]

Oder:

• Metadatenfeld: Redakteur
• Vokabular: [Rolf; Hanne; Rita]

Autor und Redakteur sind zwei verschiedene Felder. Da sie sich aber in diesem Fall immer auf die gleiche Gruppe von Personen beziehen, können Sie sich ein Vokabular teilen.

Unterstützung von Synonymen

Wenn sie in einem Digital Asset Management-System genutzt werden, sollten kontrollierte Vokabulare, soweit nötig, auch Synonyme von Begriffen enthalten. Dies ermöglicht Nutzern, die nicht vertraut sind mit dem Vokabular, trotzdem die von ihnen benötigten Begriffe zu finden und zu nutzen.

Ein Beispiel:

• Begriff im Vokabular: Canine
• Synonyms: [dog; puppy]

In diesem Fall wird, wenn jemand beginnt, Puppy in das Feld einzugeben, Canine als Hinweis angezeigt, was der erlaubte Wert ist. Der Nutzer kann dann diesen bevorzugten Begriff auswählen.

Der bevorzugte Wert in diesem Vokabular ist Canine. Da aber Nutzer oft „Dog“ oder „Puppy“ eingeben, wurden diese Begriff hinzugefügt, um den Nutzern helfen, den bevorzugten Begriff auszuwählen.

Die Unterstützung von Synonymen ist auch nützlich, wenn es um häufige Eingabefehler oder alternative Schreibweisen geht.

Beispiele:

• IBM findet International Business Machines
• Handy findet Mobiltelefon
• freigegebn findet freigegeben

Wenn Ihr DAM-System übergreifend in verschiedenen Kulturräumen mit einer per se gemeinsamen Sprache genutzt wird, können die Synonyme helfen, Ihre Metadaten zu standardisieren. So wird sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in England Englisch gesprochen, in den beiden Ländern werden aber nicht immer die gleichen Begriffe für die gleichen Dinge verwendet.

Beispiele:

• Lorry ist in England was truck in den Vereinigten Staaten ist
• Motorway ist in England was freeway in den Vereinigten Staaten ist

Unabhängig, auf welchen Begriff Sie als bevorzugten Wert standardisieren, werden die Nutzer die ihnen geläufigen Begriffe verwenden und trotzdem valide Metadaten eingeben können.

Lokalisierung kontrollierter Vokabulare

In Ihren kontrollierten Vokabularen muss die sprachliche Lokalisierung bedacht werden. Kommen wir zurück zum Beispiel Canine – Dog in italienischer Sprache heißt Cane. Wenn ein Nutzer also Cane in das Feld eingibt, muss das DAM die Sprache erkennen, in welcher der Nutzer kommuniziert. Wenn der Nutzer in Englisch kommuniziert, meint er mit der Eingabe Cane nicht Dogs.

Das ist bei Suchvorgängen kein Problem, weil der Nutzer sicher seinen Eingabefehler bemerkt, wenn er feststellt, dass die Suchergebnisse nicht sinnvoll sind. Wenn aber bei der Eingabe von Metadaten die Sprache nicht berücksichtigt wird, können falsche Begriffe in das jeweilige Feld eingegeben werden – was dazu führt, dass das Asset im DAM „digital untergeht“.

Die Sprache spielt auch im Zusammenhang mit Synonymen eine Rolle. Wenn Puppy und Dog als Synonyme für Canine angegeben werden, müssen Sie auch daran denken, ob es Synonyme für Canine in anderen in Ihrem DAM-System genutzten Sprachen gibt und diese ebenfalls hinzufügen.

Dieses System wurde für die Nutzung in Englisch und Italienisch konfiguriert. Die bevorzugten Begriffe im Vokabular (Canine und Canino) wurden um Synonyme ergänzt, welche die Nutzer unterstützen und dafür sorgen, dass die Konsistenz der Metadaten gewahrt bleibt.

Vokabulare extern bearbeiten

Sie haben jetzt den Eindruck gewonnen, dass bevorzugte Begriffe plus Synonyme multipliziert mit der Zahl der zu unterstützenden Sprachen zu einer enormen Zahl von Werten führt, die schwer zu verwalten sind? Dieser Eindruck trügt nicht. Daher müssen Sie die Möglichkeit haben, die Vokabulare extern zu bearbeiten und dann in Ihr DAM zu importieren. Auch wenn es möglich sein mag, die nötigen Angaben direkt im DAM zu machen, ist es viel komfortabler, dafür eine spezielle Taxonomie-Software oder auch ein Tabellenkalkulationsprogramm zu nutzen.

Die Werte für das englische (EN) Vokabular stehen links, die Werte für Italienisch (IT) werden rechts angezeigt. Unter Nutzung der verschiedenen und in einer Tabellenkalkulation üblichen Funktionen für die Datenbearbeitung können Sie schnell lokalisieren und hierarchische Pfade angeben. Beachten Sie, dass das Format je nach DAM-System unterschiedlich sein kann. Hier ist eine leicht modifizierte Fassung des von Picturepark verwendeten Formats zu sehen.

Die Option, für Vokabulare auch auf externe Daten zuzugreifen, ermöglicht die Nutzung von Vokabularen, die von anderen entwickelt und gepflegt werden. Entscheidend ist, dass Sie solche Vokabulare in Ihr DAM importieren können.

Kontrollierte Vokabulare werden üblicherweise als CSV-Dateien importiert, die in praktisch jeder Tabellenkalkulation generiert werden können.

Kontrollierte Vokabulare in Picturepark verwenden

Picturepark unterstützt alle oben beschriebenen allgemeinen Anforderungen. Die weiteren Ausführungen in diesem Beitrag beschreiben, wie Vokabulare in Picturepark genutzt werden können.

Der Picturepark-Baum

Der Picturepark-Baum ist nicht nur die Heimat von Standard-Tags und Klassen, er wird auch für kontrollierte Vokabulare genutzt. Tatsächlich ist ein kontrolliertes Vokabular lediglich eine Referenz auf einen Ast des Picturepark-Baumes. Alle Tags unterhalb dieses Referenzpunktes werden die erlaubten Begriffe für das Vokabular.

Durch die Nutzung des Picturepark-Baumes auch für das Management kontrollierter Vokabulare müssen sich die Nutzer nicht weiter einarbeiten und können alle Begriffe eines jeden Vokabulars einfach einsehen. Beachten Sie, dass die Vokabular-Begriffe in einem Baum üblicherweise nur den für das Vokabular zuständigen Nutzern angezeigt werden. Nutzer weisen Begriffe über einen wie unten gezeigten Texteingabebereich zu.

Dieser Ansatz hat eine Reihe von Vorteilen:

• Vokabular-Redakteure müssen nichts Neues erlernen, da sich das Management der Vokabulare nicht vom Management der Tags im Baum unterscheidet.
• Zugriffsrechte können definieren, wer Vokabulare bearbeiten darf. Über das fein strukturierbare Rechtesystem von Picturepark können Sie immer angeben, welche Gruppen Ihre Vokabulare bearbeiten können – bei Bedarf bis hinunter auf die Ebene einzelner Begriffe.
• Der Baum visualisiert die Vokabularstruktur. Damit ist einfach zu erkennen, wo Änderungen nötig sind und es hilft den Nutzern, die Vokabulare schneller zu lernen. Beachten Sie, dass Vokabulare bei Bedarf im Baum für bestimmte Nutzergruppen verborgen werden können.

Ein Vokabular einem Feld zuweisen

Wenn Sie wissen, welchen Ast eines Baumes sie als Vokabular für ein Metadatenfeld verwenden wollen, wählen Sie ihn einfach in der Picturepark Management-Konsole aus. In der Regel ist das nur einmal nötig, wenn ein Systemadministrator das System einrichtet und konfiguriert.

Über die Picturepark Management-Konsole ist es einfach, im Picturepark-Baum ein bestehendes Vokabular für die Nutzung für ein bestimmtes Feld auszuwählen.

Sobald die Zuweisung erfolgt ist, steht das Vokabular in dem betreffenden Feld zur Verfügung.

Vokabularbegriffe einem Asset zuweisen

Sobald ein Vokabular einem Feld zugewiesen wurde, fungiert es als Dateneingabefilter für dieses Feld. Um die Integrität der Metadaten für dieses Feldes sicherzustellen, kann kein Nutzer (auch nicht der Systemadministrator), Begriffe in dieses Feld eingeben, die nicht im Vokabular enthalten sind.

Sie können beliebig viele Begriffe aus dem Vokabular zuweisen.

Wenn Nutzer die Eingabe in ein Feld beginnen, dem ein kontrolliertes Vokabular zugewiesen wurde, werden Vorschläge für die schnelle Vervollständigung der Eingabe angezeigt. Nicht im Vokabular enthaltene Begriffe werden nicht akzeptiert.

Sie können jederzeit einem Vokabular Begriffe hinzufügen oder sie daraus löschen. Jedem Feld können mehrere Begriffe zugewiesen werden.

Vokabularbegriffe hinzufügen, bearbeiten und löschen

Dazu berechtigte Nutzer können Vokabularbegriffe hinzufügen, bearbeiten und löschen – und das auf die gleiche Art und Weise wie alle anderen Elemente des Baumes. Neue Begriffe können direkt im Picturepark-Baum oder zum Zeitpunkt der Zuweisung eines Vokabularbegriffes hinzugefügt werden.

Neue Begriffe können von dazu berechtigten Nutzern entweder im Picturepark-Baum oder „on-the-fly“ im Fenster Details angelegt werden.

Wenn Begriffe, die bereits Assets zugewiesen wurden, bearbeitet werden, zeigen die betreffenden Assets die aktualisierten Vokabularbegriffe. Damit können Sie beispielsweise einen Produktnamen ändern oder auch einen Tippfehler in einem Vokabularbegriff korrigieren. Aus dem Vokabular gelöschte Begriffe werden von allen vorher damit ausgezeichneten Assets entfernt.

All diese Optionen zusammen helfen Ihnen sicherzustellen, dass die einem kontrollierten Vokabular zugewiesenen Felder nie Werte enthalten, die aktuell nicht in den betreffenden Vokabularen enthalten sind. Mit anderen Worten – Ihre Metadaten werden nie Werte enthalten, die nicht in Ihren kontrollierten Vokabularen enthalten sind.

Die granularen Benutzerrechte von Picturepark ermöglichen Ihnen zu definieren, wer jeden Begriff nutzen oder bearbeiten kann. In den meisten Fällen werden Sie den Nutzern ein komplettes Vokabular zur Verfügung stellen und werden angeben, wer es bearbeiten kann. Wenn Sie aber die Nutzung einzelner Begriffe einschränken wollen oder beschränken müssen, welcher Nutzer bestimmte Begriffe im Vokabular bearbeiten kann, dann können Sie das tun.

Berechtigungen (rechts) können für jeden Begriff in Ihren Vokabularen eingestellt werden. Sie können entweder aus den Einstellungen einer Vorlage übernommen werden oder direkt für den Begriff (Kategorie) modifiziert werden. Nicht gezeigt sind die erweiterten Berechtigungen, die noch feiner abgestufte Kontrollen ermöglichen, als die drei gezeigten Optionen.

Ein Vokabular Status ist ein Beispiel dafür, wann Sie den Zugriff auf bestimmte Begriffe einschränken wollen. So können Ihre Richtlinien beispielsweise erfordern, dass nur Nutzer in der Gruppe „Art Director“ den Wert „freigegeben“ zuweisen können.

Da die Löschung eines Vokabularbegriffs dazu führen kann, dass Assets keine korrespondierenden Werte haben, können Sie die Berechtigung zum löschen auf besonders geschulte Nutzer beschränken.

Synonyme und Lokalisierungen hinzufügen, bearbeiten und löschen

Jedem Vokabularbegriff kann für jede unterstützte Sprache eine unbegrenzte Zahl von Synonymen zugewiesen werden. Für höchstmöglichen Komfort erfolgt die Bearbeitung von Synonymen und lokalisierten Werten an einer Stelle.

Die Zuweisung von lokalisierten Begriffen und Synonymen wird in der gleichen Maske definiert. Nur dazu berechtigte Nutzer können diese Felder sehen und bearbeiten.

Wenn Werte in größerem Umfang bearbeitet werden müssen, beispielsweise bei der ersten Konfiguration von Picturepark oder später beim Hinzufügen weiterer Sprachen, dann werden Sie unter Umständen ein Tabellenkalkulationsprogramm vorziehen, um die benötigen Werte hinzuzufügen. Diese Methode ist auch eine komfortable Möglichkeit für die Prüfung und Freigabe von Synonymen und Lokalisierungen, bevor diese an Picturepark übergeben werden. Denken Sie an auch diese Option, wenn Sie mit freien Mitarbeitern kooperieren, da diese dann Synonymlisten anlegen und Begriffe übersetzen können, ohne dass sie dafür auf Ihr Picturepark -System zugreifen müssen.

Vokabularbegriffe für die Suche nach digitalen Assets nutzen

Die einfache Suchoption von Picturepark zeigt basierend auf Metadatenwerten und kontrollierten Vokabularen schon während der Eingabe von Begriffen Vorschläge für Werte an, die im System verfügbar sind. Wenn also Nutzer Suchbegriffe im Suchfeld angeben, werden Sie Metadatenwerte und Begriffe aus kontrollierten Vokabularen als Vorschläge sehen.

Wenn eine spezifischere Suche erforderlich ist, ermöglichen die erweiterten Suchoptionen von Picturepark die Auswahl verfügbarer Vokabularbegriffe – es gibt keine Zweifel.

Komplexe Suchanfragen können angelegt und mit anderen Nutzern geteilt werden. Wurde ein kontrolliertes Vokabular einem Feld zugewiesen, wird es Vorschläge anzeigen, schon während der Nutzer einen Wert eingibt.

Erfahren Sie mehr über kontrollierte Vokabulare

Folgend finden Sie einige weitere Ressourcen, über die Sie noch mehr über den Wert kontrollierter Vokabulare erfahren können:

ControlledVocabulary.com – Diese Site bietet viele Informationen zu Anlage, Management und Nutzung kontrollierter Vokabulare.

Taxonomy vs. Controlled Vocabulary – Alle Taxonomien sind kontrollierte Vokabulare, aber nicht alle kontrollierten Vokabulare sind Taxonomien. Habe ich Sie verwirrt? Dieser Artikel definiert beide, soweit sie sich auf Digital Asset Management-Software beziehen.

Taxonomies, Thesauri and Controlled Vocabularies – Dieser Artikel erläutert die Unterschiede zwischen Taxonomien, kontrollierten Vokabularen, Thesauri und Ontologien. Beachten Sie aber, dass diese Diskussion nicht mit Bezug auf Digital Asset Management-Software geführt wird.

Wenn Sie aus erster Hand informiert werden wollen, wie kontrollierte Vokabulare in Picturepark angelegt, verwaltet und genutzt werden, dann kontaktieren Sie uns bitte unter info@picturepark.com.