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Content als Non-Profit-Organisation smart verwalten

von Ramon Forster • Aug. 27, 2020

Ohne Nonprofit-Organisationen (NPO) oder Nichtregierungsorganisationen (NGO) wären wir alle schlechter dran. Schätzungsweise zehn Millionen NPOs jeder Grösse kümmern sich um Umwelt, Natur und Tiere. Und Sie kümmern sich auch um Menschen, die sich in einer schwierigen Situation befinden: vernachlässigt oder missbraucht, in Armut lebend, von Krieg oder Gewalt bedroht, ohne Zugang zu Bildung, ohne Gesundheitsversorgung, und die keine Ressourcen für den Aufbau eines besseren Lebens haben.

Viele Content - aus vielen guten Gründen

NPOs benötigen ein Content-System für die Verwaltung einer ständig wachsenden Menge von hauptsächlich dateibasierten Inhalten. Diesen Content generieren NPO durch die von ihnen durchgeführten wohltätigen Projekte, Programme oder Missionen und über sich selbst:

  • Dokumentarische Bilder von Projekten oder Veranstaltungen.
  • Videos von Arbeitern auf den Feldern, Interviews und Ähnliches.
  • Bilder von Spendenaktionen auf der Strasse, Einweihungsveranstaltungen, Konferenzen etc..
  • Broschüren, die Missionen, Projekte und Spendenmöglichkeiten zusammenfassen.
  • Jahresberichte mit Projektübersichten, Erfolgen und Finanzinformationen.
  • Porträtfotos von Gründern, Mitarbeitern, Freiwilligen, Botschaftern und anderen Schlüsselpersonen.
  • Schulungs- und Ausbildungsmaterial für Mitarbeiter vor Ort und für die Helfer.
  • Poster, die sich mit bestimmte Fokus-Themen befassen.
  • Eigene Logos und Branding-Material sowie Material von Partnerorganisationen.
  • Und vieles mehr.

Diese Inhalte werden vor allem dafür erstellt und verwaltet, um Gelder und Vertrauen aus einer Vielzahl von Quellen zu sammeln: von neuen und bestehenden Mitgliedern, für die Beantragung von staatlichen Zuschüssen und für die Dokumentation ihrer Arbeit, für die sie verantwortlich sind, z.B. für die Aufrechterhaltung ihres Status als steuerbefreite, karitative Organisation.

Arbeiten unter erschwerten Umständen

NPOs arbeiten mit geringen Verwaltungskosten, und als solche haben sie sehr knappe finanzielle und personelle Ressourcen - einfach deshalb, weil sie bestrebt sind, so viele Mittel wie möglich für die Arbeit für eine Gemeinschaft einzubringen. Aus diesem Grund sind kosteneffiziente, automatisierte Content-Management-Prozesse von grosser Bedeutung.

Der weitaus grösste Teil ihres Content wird rund um Projekte, Programme oder Missionen erstellt. Bilder und Videos werden oft direkt von den Mitarbeitern vor Ort erstellt, da sich nur wenige NGOs den Zugang zu professionellen Fotografen auf Reisen leisten können

Die Hauptaufgabe der Helfer ist es, Menschen vor Ort zu helfen und nicht, Content zu verwalten. Selten finden diese Mitarbeiter Zeit, Dateien umzubenennen oder Bilder umfassend zu verschlagworten. Kurz eine Auswahl zu treffen und dann Dateien über eine oft instabile Internetverbindung in das Content-System hochzuladen, ist in etwa die typische Aufgabe.

Mit nur einem einzigen Tag fertig werden

Content sollte aber immer verschlagwortet werden, da sonst die Gefahr der falschen Verwendung besteht - besonders kritisch, wenn es sich um sensible personenbezogene Daten (PID) handelt, die vor der Veröffentlichung einer Zustimmung bedürfen.

Glücklicherweise können moderne Content-Systeme diese Anwendungsfälle gut berücksichtigen. Die Picturepark Content Platform zum Beispiel benötigt nichts weiter als einen einzigen "Smart Tag", um die wichtigsten Informationen abzudecken. Und wenn eine Zustimmung erforderlich ist, kann ein zusätzlicher Workflow angestossen werden, so dass die Non-Profit-Organisation mit den aktuellsten Datenschutzbestimmungen konform bleibt.

Content finden, so wie Sie es wollen

Durch die Verwendung eines einzigen smarten Tags wird der Content mit Projekten in eine Beziehung gebracht. Diese Projekte sind wiederum semantisch mit allen anderen wichtigen Informationen des Projektes verbunden, wie etwa Land, Thema, Projektcode und vielem mehr. Davon profitieren Sie nicht nur beim Importieren oder Verwalten des Content, sondern vor allem auch bein der Suche, welche auf die verschiedenen Suchverhalten der Benutzer eingehen kann:

  • Fundraiser, die Content zu einem bestimmten Thema für einen Newsletter recherchieren.
  • Projektleiter, die Berichte für Projekte einreichen, für welche sie verantwortlich sind.
  • Content Manager, welche kürzlich hochgeladenen Inhalte freigeben sollten.
  • Kommunikationsverantwortliche, welche den Jahresbericht für aktuelle Projekte erstellen.
  • Public Relations-Manager, die Projektinhalte für Pressemitteilungen recherchieren.
  • Journalisten, die über bestimmte Themen und Projekte der NPO berichten.
  • Nachgeschaltete Systeme wie Web CMS, welche Projektübersichten zu Themen auflisten sollen.
  • Andere Mitarbeiter, die nach Schlüsselwörtern für Präsentationen, Ausbildung etc. suchen.

Diese Benutzer finden den Content mit ihren primären Schlüsselwörtern nicht nur viel zuverlässiger über die integrierte Volltextsuche. Mittels Ansichten, welche auf ihre speziellen Anwendungsfälle zugeschnitten sind, können sie Inhalte auch einfach so filtern, bis die gewünschte Schnittmenge erreicht ist.

Dies mit der Picturepark Content Platform zu erreichen, ist weder aufwändig noch teuer, es bedarf lediglich gut modellierter Daten, die dann über semantische Beziehungen mit Content verknüpft werden um den Kontext herzustellen.

Projekte als Stammdaten

Als Vorbedingung müssen wir zunächst die Liste aller Projekte in das Content-System importieren. Diese Liste sollte alle relevanten Daten zu Projekten, Programme oder Missionen enthalten, wie z.B:

  • Projektname und Projektcode/-kennung.
  • Themenfeld oder Topic, mit Schlüsselwörtern oder Synonymen zu jedem Thema.
  • Projektzusammenfassung und -beschreibung.
  • Länder- oder andere Standortinformationen.
  • Für das Projekt verantwortliche Personen.
  • Zeitangaben, wie z.B. Startdaten, Projekt-Milestones.
  • Partnerorganisationen, besondere Spender oder öffentliche Donoren.
  • Zertifizierungen, für die sich das Projekt qualifiziert.
  • Verwandte Projekte.

Eine solche Masterliste von Projekten kann bereits in Sharepoint oder einer kundenspezifischen Datenbank vorhanden sein, so dass sie über eine API regelmässig oder bei Änderungen automatisch in die Picturepark Content Platform importiert werden kann. Falls dies nicht möglich ist oder eine NPO für Projekte z.B. ein Excelsheet verwendet, können die Projektdaten mit wenigen Handgriffen auch manuell importiert werden.

Und wer mit einer bestehenden Lösung nicht mehr zufrieden ist, können Sie die Content Platform auch einfach direkt für das Verwalten der Stammdaten zu Projekten verwenden, und von Picturepark jederzeit dorthin exportieren, wo sie benötigt werden.

Beschleunigtes Tagging - Automatisch oder manuell?

Wenn Sie möchten, können Sie unter Zuhilfenahme von Adaptiven Metadaten bequem alle benötigten Detailinformationen wie Personennamen oder Schlüsselwörter hinzufügen. Und falls generische Schlüsselwörter wichtig sind: Diese können bei Verwendung des Clarifai Connectors recht zuverlässig auf Basis von Künstlichen Intelligenz (KI) erkannt werden.

Testen Sie die Demo

Versetzen Sie sich in die Lage des Mitglieds unserer virtuellen Organisation in unserer interaktiven Demo und sehen Sie, was mit der Picurepark Content Platform möglich ist.

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Jederzeit die Kontrolle behalten

Je nach Bedarf ist der Content, welcher z.B. von Projektmitarbeitern während ihren Einsätzen importiert wurden, nur für ausgewählte Benutzer innerhalb des Systems sichtbar, z.B. für Administratoren oder Content-Manager. Diese Benutzergruppen können rasch und einfach die verwendeten Smart Tags verifizieren und bei Bedarf das Tagging verfeinern, einen Freigabe-Workflow z.B. über den GDPR Consent Manager initiieren und dann den Content veröffentlichen, sobald alles korrekt ist. Kurz gesagt: Niemand kann Inhalte sehen oder verwenden, wenn nicht alle “roten Ampeln” auf grün stehen.

Laufende Veränderungen bewältigen

Wenn Sie ein modernes Content-System mit Smart Tags einsetzen wie die Picturepark Content Platform, dann haben Sie auch die Möglichkeit, Änderungen einfach und kontrolliert vorzunehmen. Ändert sich z.B. ein Partner oder Verantwortlicher eines bestehenden Projektes, dann können Sie dies in einem einfachen Schritt und an einer einzigen Stelle ändern: direkt auf dem Projekteintrag. Von dort aus vererben sich alle Daten direkt auf die Inhalte, welche mit dem Smart Tag verbunden sind.

Administratoren können auch das Schema der Projektliste ändern, und zum Beispiel zusätzliche Attribute oder Übersetzungen von Projektinformationen hinzufügen. Wann immer Projekte abgeändert werden, werden diese entweder über ein Excel-Sheet aus einer externen Stammdatenquelle importiert, oder wenn sie direkt in der Content Platform verwaltet werden, können privilegierte Benutzer solche neuen Projekte entweder auf der Liste oder direkt beim Taggen des Content hinzufügen - falls berechtigt:

Ergebnisse, die den Unterschied ausmachen

Dieser Blog veranschaulichte, wie NPOs oder NGOs mit einem einzigen Smart Tag wertvolle Zusatzinformationen zu ihrer wachsenden Menge an Content einfach hinzufügen können, die nicht nur die Verschlagwortung dieses Content rationalisieren, sondern auch das Auffinden der richtigen Inhalte verbessern - immer mit dem richtigen Kontext.

Zugegeben, auf die initiale Investition bei der Einrichtung eines Content-Systems sowie den Aufwand für das Erstellen, Importieren oder Pflegen von Projektinformationen und die Verschlagwortung des Content kann man nicht verzichten. Aber die meisten Informationen und Beziehungen sind meistens schon vorhanden, und der Aufwand, dies bspw. für die Picturepark Content Platform zu realisieren, ist vergleichsweise minimal.

Agil Schritt-für-Schritt vorankommen

Zudem müssen Sie nicht alle Schritte auf einmal ausführen: Sobald eine solide Grundlage und ein Datenmodell vorhanden sind, können Sie jederzeit optimieren und erweitern, z.B. indem Sie zusätzliche Workflows hinzufügen, die Ihnen helfen, Freigaben zu erhalten, Content gemäss Qualitätsrichtlinien zu validieren, und vieles mehr.

In jedem Fall: Smart Tags helfen Ihnen, Zeit zu sparen, um grössere und wichtigere Dinge zu tun.

NPO, welche von den Steuerbehörden als solche eingestuft werden haben Anspruch auf einen NPO-Rabatt (mit Ausnahme von Regierungsbehörden und -körperschaften, aber einschliesslich Bildungseinrichtungen, wenn sie nicht gewinnorientiert sind). Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Picturepark-Vertrieb.

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