Content Lifecycle Management via Adaptive Metadata

Dieser Beitrag erläutert, wie die Technologie der adaptiven Metadaten in Picturepark genutzt werden kann, um die Metadaten-Schemas während des Lebenszyklus eines Assets und in Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse zu ändern.

Bevor wir in die Details gehen, wie das funktioniert, betrachten wir die Vorteile der „Animation“ von Metadaten-Schemas im Laufe des Lebenszyklus von Inhalten:

• Metadaten-Schemas zeigen immer relevante Metadaten
• Metadaten-Schemas können kleiner sein, weil sie nur erforderliche Informationen beinhalten
• Metadaten-Schemas können genauer sein, weil keine Kompromisse gemacht werden müssen

Dieser Beitrag folgt einem einzelnen Inhalt während eines fiktiven Lebenszyklus – von der Kreation bis zur Archivierung. Die Metadaten-Schemas passen sich im Laufe der Zeit an, wenn verschiedene Zustände eintreten. Die Benutzer sehen immer, was sie sehen müssen – niemand wird verwirrt und alles ist sinnvoll.

Bevor ein Lebenszyklus zugeordnet wird, zeigt das Asset keine Metadaten-Felder (beachten Sie, dass Sie in einem realen Szenario wahrscheinlich immer noch im Digital Asset Management übliche Metadaten wie Titel, Beschreibung, Dateigröße usw. haben – diese haben wir in diesem Beispiel entfernt).

Ein neu hochgeladenes Asset, bevor irgendeine Lebenszyklus-Klasse zugeordnet wurde. Wenn Sie dies vermeiden wollen, können Sie schon beim Upload eine Standardklasse zuweisen oder den hochladenden Nutzer eine passende Klasse zuweisen lassen.

Lebenszyklus: Draft (Entwurf)

Wenn ein Inhalt im Entwurfsstadium dem DAM hinzugefügt wird, muss sein Metadaten-Schema den Redakteur, Instruktionen, Terminvorgaben und andere für die Überwachung des Erstellungsprozesses nötige Felder umfassen. Durch die Zuweisung der Klasse Draft erhalten wir diese Felder.

Lebenszyklus-Stufe 1: Wir fügen dem Asset die Lebenszyklus-Klasse Draft hinzu. Drei Metadatenfelder erscheinen. Wir nutzen diese Felder, um das Asset einem Mitarbeiter zuzuweisen und die erforderlichen Änderungen zu definieren.

Da die Klasse Draft dem Asset zugewiesen ist, erscheinen die zugehörigen Felder für Benutzer, die sie sehen sollen. Fein abgestufte Berechtigungen in Picturepark bestimmen, wer ein Feld sehen und bearbeiten kann. Sie können jederzeit verbergen, was bestimmte Nutzer nicht sehen sollten.

Lebenszyklus: Review (Prüfung)

Schließlich ist der Inhalt bereit zum Review (Prüfung). Das wird einige neue Metadatenfelder erfordern – aber wir wollen nicht die Metadaten des Drafts verlieren. Glücklicherweise kann ein Asset vielen verschiedenen Klassen zugeordnet werden. So können Sie einfach die Klasse Review hinzufügen, um die Metadatenfelder zu erhalten, die Sie wollen – ohne das davon die von der Klasse Draft zur Verfügung gestellten Felder betroffen sind.

Lebenszyklus-Stufe 2: Änderungen wurden ausgeführt, sodass der Inhalt bereit ist für den Review. Wir fügen dem Asset die Lebenszyklus-Klasse Review hinzu. Wir verwenden die drei Felder, die erscheinen, um anzuzeigen, dass der Inhalt geprüft wird. Und wir lassen die Nutzer wissen, wer für die Überprüfung verantwortlich ist und wann diese abgeschlossen sein wird (es können Benachrichtigungen konfiguriert werden, um interessierte Nutzer zu informieren, wenn das Feld „Review complete“ markiert wird).

Wenn dem Asset die Klasse Review hinzugefügt wurde, sehen die dazu berechtigten Nutzer die entsprechenden Felder. Beachten Sie, dass der Picturepark Review Manager genutzt werden kann, um die Überprüfung tatsächlich durchzuführen. Diese Felder werden nur für Informationen zum Status verwendet.

Lebenszyklus: Release (Veröffentlichung)

Sobald der Inhalt für die Veröffentlichung freigegeben wurde, muss das Metadaten-Schema angepasst werden, um den Anforderungen der Nutzer des DAMs zu entsprechen. Das ist ein guter Zeitpunkt, eine für den Inhaltstyp relevante Klasse zu wählen, damit Ihnen alle Metadaten zur Verfügung stehen, die Sie dafür brauchen. Gleichzeitig können Sie die Klassen Review und Draft entfernen, da Sie deren Metadaten-Felder nicht mehr benötigen (aber natürlich können Sie sie bei Bedarf auf Dauer beibehalten).

Lebenszyklus-Stufe 3: Das Asset wurde zur Veröffentlichung freigegeben (Release), damit können wir die Lebenszyklus-Klassen Draft und Review entfernen und die Klasse Release hinzufügen. Die Metadaten-Felder der Klassen Draft und Review werden entfernt – wir brauchen sie ja auch nicht länger. Drei neue Felder erscheinen. Zwei dieser Felder wurden so konfiguriert, dass sie von den kontrollierten Vokabularen von Picturepark profitieren – damit wird die Eingabe von Metadaten schneller und präziser.

Klassen können von dazu berechtigten Nutzern jederzeit hinzugefügt und entfernt werden. Damit dauert es nur einen Augenblick, das Metadaten-Schema des Assets neu zu strukturieren. Beachten Sie, wie die Art und Weise der Unterstützung kontrollierter Vokabulare in Picturepark es erleichtert, Entscheidungen zu treffen.

Lebenszyklus: Social Sharing

Wenn Sie Standard-Tweets oder Nachrichten für Social Sharing anbieten wollen, können Sie auch dies mit einer Klasse realisieren.

Lebenszyklus-Stufe 4: Um den Benutzern das Teilen von Inhalten über Social Media zu erleichtern, haben wir dem Asset die Lebenszyklus-Klasse Social Share hinzugefügt. In den neuen Feldern können die zu teilenden Inhalte angegeben werden. Der entsprechende Link wird von Picturepark erzeugt. Kontrollierte Vokabulare werden auch hier genutzt, um die Integrität der Metadaten zu steigern.

Klassen sind eine gute Möglichkeit, Benutzern die Inhalte anzubieten, die sie für Social Sharing benötigen. Viele Nutzer wissen wahrscheinlich nicht, welche Hashtags zu verwenden sind – über kontrollierte Vokabulare können Sie Anregungen bieten.

Lebenszyklus: Recall (Rückruf „im Notfall“)

Wenn Sie einmal Inhalte zeitweise oder dauerhaft zurückziehen müssen, können Sie dies über die Metadaten kommunizieren – Picturepark kann die Berechtigungen des Assets auf der Basis dieser Metadaten ändern, wenn Sie dies wollen. Picturepark kann eine Klasse via Metadaten automatisch entfernen. So könnten Sie diese Klasse auf Basis des Ablaufdatums automatisch entfernen, wenn dieses angegeben ist – auf diese Weise lassen sich auch Embargos komfortabel handhaben.

Lebenszyklus-Stufe 5: Wenn ein Problem auftaucht, wird die Lebenszyklus-Klasse Recall (Rückruf) hinzugefügt. In den fünf neuen Feldern beschreiben wir das Problem. Wenn wir schon wissen, wann der Rückruf ausläuft (das Asset also wieder sicher verwendet werden kann), können wir das entsprechende Datum in dem angebotenen Feld angeben. Ohne diese Angabe bleibt der Rückruf in Kraft, bis die Klasse von einem dazu autorisierten Nutzer entfernt wird.

Durch die Gruppierung von Rückrufffeldern in einer eigenen Klasse erscheinen diese Felder nicht bei Inhalten, die von dem Rückruf nicht betroffen sind. Darüber hinaus können Sie so sehr einfach alle Assets finden, die zurückgerufen wurden – Sie müssen nur nach allen Assets suchen, denen diese Klasse zugewiesen wurde.

Lebenszyklus: Archive (Archivierung)

Wenn der Inhalt nicht mehr gebraucht wird, können Sie eine Klasse hinzufügen, die Werte wie Archivierungsdatum, Grund und andere benötigte Angaben enthält. Beachten Sie dabei, dass das Feld „Reason“ (Grund) nicht dem gleichnamigen Feld in der Klasse Recall (Rückruf) entspricht. Picturepark kennt den Unterschied von Feldern in verschiedenen Klassen, auch wenn sie den gleichen Namen tragen.

Lebenszyklus-Stufe 6: Der Art Director lehnt vielleicht die Änderungen der Inhalte ab. Schlimmer noch, eine erforderliche Lizenz könnte nicht mehr verlängert werden. Es wird entschieden, die betreffenden Inhalte zu archivieren. Alle Klassen werden entfernt und die Klasse Archive wird hinzugefügt. Drei Felder erscheinen, die wir nutzen, um den Grund für die Archivierung zu beschreiben. Durch die Verwendung kontrollierter Vokabulare für das Feld Reason (Grund) stellen wir sicher, dass die Daten berichtsfähig sind.

Es steht Ihnen frei, zuvor zugeordnete Klassen zu belassen oder zu entfernen. Um mögliche Verwirrung zu vermeiden, wenn etwa die beiden Klassen Release und Archive zugewiesen sind, können Sie die Klassen als „exklusiv“ markieren – damit kann jeweils nur eine der beiden zugewiesen sein.

Zusammenfassung

Das Management des Lebenszyklus von Inhalten ist nur eine der fortgeschrittenen Digital Asset Management-Funktionen, die adaptive Metadaten bieten. Gleichzeitig (oder alternativ) können Sie Picturepark-Klassen nutzen für die:

• Bereitstellung verschiedener Metadaten-Schemas für verschiedene Zielgruppen. So können Sie Entwicklungssteam die benötigten technischen Metadaten zur Verfügung stellen, während vertriebsorientierte Teams marktbezogene Metadaten sehen.
• Anordnung von Metadaten-Schemas in Ebenen für klare Trennung und damit höhere Übersichtlichkeit. Ein Beispiel: Metadaten nach dem Dublin Core-Standard werden in einer Ebene gehalten, interne Produktionsmetadaten in einer anderen.

Wenn Sie den Wert adaptiver Metadaten für das Management des Lebenszyklus von Inhalten einschätzen wollen – denken Sie daran, dass jedes Asset in Picturepark seine eigenen Klassenzuordnungen hat. Somit erscheint das Feld Recall (Rückruf) nicht bei Assets, die nicht zurückgerufen wurden. Und damit können Sie Ihre Metadaten-Schemas auf die Werte beschränken, die für dieses Asset auf dieser Stufe seines Lebenszyklus relevant sind.

Beachten Sie auch, dass diese Klassenzuweisungen in keiner Weise mit dem Dateiformat zusammenhängen. Obwohl sich unser Beispiel auf ein Bild bezieht, können die gleichen Bedingungen für Word- und PowerPoint-Dokumente, Videos oder jeden anderen Dateityp gelten. Die Filterung der angezeigten Metadaten auf Basis des Dateiformats oder anderer starrer Bedingungen hat nichts mit adaptiven Metadaten zu tun. Wie Sie aus dem Beispiel gelernt haben, basieren die adaptiven Metadaten in Picturepark sowohl auf einem additiven als auch substraktivem Ansatz, der Blöcke von Metadaten-Gruppen nutzt, um für ein bestimmtes Asset das „ultimative“ Metadaten-Schema zu definieren.

Ein Hinweis zur Lokalisierung – jeder Metadaten-Wert und jede Feldbezeichnung einer Klasse kann in mehrere Sprachen übersetzt werden. Während also Klassen auch für die Unterstützung mehrerer Sprachen eingesetzt werden können, so ist die in Picturepark integrierte Mehrsprachigkeit die bessere Lösung, da sie die Sprache des jeweiligen Benutzers für die Suche snwie für Elemente der Oberfläche berücksichtigt.

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