Eyeing the Iconic: Physical Archiving for Nascent Collections

In der idealen Welt eines Archivars müsste es das Ziel sein, die Effizienz und Organisation einer Sammlung wie der der Rachel Carson Papers in der Beinecke Rare Book & Manuscript Library der Yale University zu erreichen. Diese Sammlung umfasst Korrespondenz in Notizbüchern, Zeitungsausschnitte und Fotos der Vordenkerin und Sachbuchautorin Rachel Carson, die in drei Bereiche aufgeteilt sind.

• Serie I. Schriften
• Serie Generelle Korrespondenz
• Serie III. Persönliche Unterlagen

Ein Archivar mag nicht immer den Überblick haben, in welcher Reihenfolge die Stücke der Sammlung hinzugefügt wurden – das macht es schwierig, die Objekte und Materialien zu ordnen. Die Archivierung vielversprechender Sammlungen kann eine schwierige Aufgabe sein, vor allem, wenn die Inhalte immer noch produziert und gesammelt werden.

Hier sind einige Ratschläge, die Ihnen die Arbeit ein wenig erleichtern werden:

• Atmen Sie tief ein und bleiben Sie anpassungsfähig.
• Haben Sie ein Auge auf die Indikatoren, die Ihnen ermöglichen, die Objekte in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu katalogisieren.
  • Ermitteln Sie, ob immer noch für das Archiv relevante Materialien produziert werden. Ist der Umfang der Inhalte bereits fixiert oder publiziert der Autor immer noch Bücher oder schreibt Briefe? Malt der Künstler immer noch oder erschließt er sich ein neues Medium?
  • Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie einen definierten Raum für die Inszenierung der Materialien vorfinden. Unter Umständen können Sie die Objekte vor der Katalogisierung gar nicht gruppieren. Dieses Szenario ist besonders gängig an Standorten wie New York City, wo die Kosten je Quadratmeter enorm hoch sind.
• Ein eigenes Archiv ist gemeinsam genutzten Räumlichkeiten vorzuziehen, wenn es um eine potentiell herausragende Sammlung geht. Und Sie werden mit einem renommierten Archivierungspartner zusammenarbeiten wollen, der klimatisierte Räumlichkeiten anbietet. Seien Sie bereit, Ihre Kunden oder Kollegen, soweit nötig, in die Materie der Archivierung einzuführen. Die Kosten sind nicht ohne Grund höher als bei einfacher
• Für die Auszeichnung der Bestände bestehen viele Möglichkeiten, und unterschiedliche Objekttypen erfordern unterschiedliche Behandlung. Etiketten aus Papier und Metall können an bestimmte Objekte angebracht werden – es ist aber nicht ratsam, sie etwa für Skizzen aus Transparentpapier zu verwenden.
• Gegenständliche Exponate können mehrere Identifikationsnummern haben – es ist von entscheidender Bedeutung, alle zu erfassen. Hier ein Beispiel:
  • Katalognummer innerhalb der Sammlung (auch bekannt als Zugangsnummer)
  • Digitale ID bzw. Referenznummer (generiert durch ein DAM-System)
  • Inventarnummer (generiert von einem Lagersystem)
• Versuchen Sie nicht, physikalische Objekte von digitalen Assets zu trennen. Jede Taxonomie, die Sie erstellen, sollte beide berücksichtigen. Auf diese Weise können beide Arten von Assets von den Nutzern Ihres Archivs optimal gefunden werden. Beachten Sie auch, dass Taxonomien bei einem von Grund auf neuen Archiv nicht gleich zu Beginn endgültig festgelegt werden können – sie müssen ständig weiterentwickelt werden.

Einige Sammlungen wirken zu Beginn eher bescheiden und sind von überschaubarem Umfang, haben aber das Potenzial, wirklich bedeutend zu werden. Machen Sie sich das volle Potenzial Ihres Archivs bewusst, und konzipieren Sie eine skalierbare Struktur für die langfristige Erhaltung dieses Vermächtnisses.