von Picturepark Communication Team • Juli 20, 2016
Wenn wir Dinge kaufen, dann sollen sie einfach nur funktionieren. Wir wollen keine Probleme, und wir wollen keine Ausfallzeiten, in denen wir Handbücher lesen oder die Hotline anrufen. Aber ist es auch das, was wir bekommen?
Es gibt einen Trend im Bereich der Entwicklung von Unternehmenssoftware hin zu Benutzerfreundlichkeit und einer „sexy“ Nutzererfahrung. Befeuert wird er hauptsächlich durch die fokussierte Einfachheit der Apps für Mobilgeräte. Der Trend ist so ausgeprägt, dass die Entwickler von Unternehmenssoftware sich nun bemühen herauszufinden, wie sie die hohe Komplexität ihrer Lösungen in Oberflächen fassen können, die nur wenige „Widgets“ bieten.
Das ist Segen und Fluch zugleich.
Wenn es um Software für Content Management und Digital Asset Management geht, bedeutet „schlüsselfertig“, dass das System vorkonfiguriert bereitgestellt wird, um auf optimale Weise niemandem zu entsprechen. Das ist so ähnlich wie bei einigen Arzneimitteln, die als „effektiv für die Heilung von Dingen“ vermarktet werden.
Manchmal sind die Dinge aber nicht so einfach. Die Verwaltung von Inhalten wird bestimmt über die Definition und Einhaltung von Richtlinien, der Weiterleitung und Verfolgung. Wenn Sie sich eine einfache App vorstellen können, die all dies übernimmt, dann wird die Softwareindustrie Sie und Ihre App mit Kusshand übernehmen.
Die richtige Konfiguration ist der Schlüssel zur Wirksamkeit von Contentsoftware. Tatsächlich kann die gleiche Software von einem Kunden als Geschenk des Himmels, von einem anderen als Albtraum gesehen werden – einfach wegen der Unterschiede in der Art und Weise, wie das System konfiguriert wurde oder genutzt wird.
Leider sind zu viele Contentsysteme für den vorgesehenen Zweck schlecht konfiguriert oder wenig geeignet. Es wäre zu einfach, verallgemeinernd den Vertrieb der Softwarehersteller zu beschuldigen, die Kunden in die Irre zu führen. Es lastet einfach ein gewisses Maß an Eigenverantwortung auf den Schultern der Käufer. Eine Metapher zur Erklärung: Der Besitzer eines Toyota Prius, der hundert Meilen pro Tag pendelt, wird sein Auto mehr lieben, als ein Toyota Prius-Besitzer, der bei jeder Fahrt im Gelände im Schlamm stecken bleibt.
Die Ähnlichkeiten zwischen Contentsystemen sind zwar größer sind als die Unterschiede – trotzdem müssen Sie möglichst zielsicher feststellen, welches System am einfachsten und effektivsten das tun kann, wofür Sie es brauchen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Sie diese Anforderungen mit einiger Präzision definieren müssen, damit Sie wissen, welche von Ihnen in Betracht gezogene (oder gar schon erworbene) Software für die Aufgabe geeignet ist.
Das ist der Punkt, an dem die Konzeption von Metadaten und Taxonomien ins Spiel kommt. Metadaten und Taxonomien sind die Basis für die Auszeichnung, Kategorisierung, Recherche, Bewertung, Lizenzierung, Weiterleitung und mehr der Inhalte. Es gibt noch viele andere Aspekte der Systemkonfiguration wie etwa Zugriffsrechte, Konten für Nutzer und Gruppen, die Verarbeitung von Inhalten und mehr – in der Praxis sind all diese Überlegungen aber zweitrangig im Vergleich zur Art und Weise, wie Ihre zentrale Taxonomie sowie Ihre Metadatenschemas konzipiert und verwaltet werden.
Wenn Ihr System die von Ihnen benötigten Taxonomien und Metadatenschemas nicht unterstützen kann, wird es für Sie nicht funktionieren. Das heißt nicht, dass Sie ein schlechtes System haben. Es wird aber von Ihren Nutzern als solches angesehen, wenn Sie es nicht entsprechend den Vorgehensweisen und Workflows Ihrer Organisation konfigurieren können.
Denken Sie daran, wenn Sie Metadata for Content Management lesen. Vergessen Sie, was Ihr Contentsystem jetzt kann, und vergessen Sie, was Softwarehersteller versprechen, was ihre Software letztendlich alles kann. Denken Sie ausschließlich an die Organisation von Inhalten. Mit dem Verständnis dafür, wie Sie dies erreichen wollen, sollten Sie genau wissen, was Sie von Ihrer Software benötigen.