Content organisieren (Profi-Level)

Vermeiden Sie Chaos - organisieren Sie Content mit Dateinamenskonventionen, Labeln, Tags und Archiven.

von Olivia Schütt • März 21, 2022

Unabhängig davon, ob Sie Material für die Unternehmenskommunikation, Projektunterlagen oder Verkaufspräsentationen organisieren, gibt es bestimmte Methoden, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte leicht zu finden und zu verwenden sind.

Es gibt viele bewährte Vorgehensweisen, die Sie beim Organisieren von Inhalten anwenden können:

Dateinamenskonventionen,
Beschriftungen,
Archivierung.

Es ist wichtig, früh damit anzufangen, denn unorganisierte Inhalte sind wie ein unordentliches Zimmer. Es ist unübersichtlich, man kann kaum etwas darin finden und es wird immer schlimmer, je länger man es vermeidet aufzuräumen.

Dateinamenskonventionen - Strukturierte Dateinamen

Regeln oder standardisierte Verfahren, die Sie für die Benennung von Dateien verwenden, sind Namenskonventionen. Diese Konventionen sind einheitliche Richtlinien, die den Inhalt, das Datum, den Autor oder die Version einer Datei im Dateinamen beschreiben.

Beispiel: Ausblick-Verkäufe_2022_05_06_v02.pdf

Sie verwenden logische und beschreibende Namen für Ihre Dateien, damit andere Benutzer sie besser finden und verwenden können. Sie können solche Namenskonventionen durch Projektnummern, Produktnummern oder Abteilungen ergänzen und Ihre Datei so leicht auffindbar machen. Ihre Benutzer können sogar den Inhalt der Datei sehen, ohne sie zu öffnen.

Sprechende Dateinamen helfen Ihnen und erleichtern Ihre Suche

Probieren Sie es aus - Was werden Sie in den folgenden Dateien finden?

(1) screenshot_bildpark-shopify-connector_product-data_details-in-shopify.jpg

(2) Screenshot_virtual-item-selection_blog-marketing-snippets_2021-11-29_12-00-45.jpg

(2) Project-Planning_Resources-Services-Q1-2022_211208.xlsx

(4) 20220115_131643.jpg

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, etwas über den Inhalt Nummer 4 zu sagen, weil er keiner Namenskonvention folgt. Es ist so viel einfacher, Dateien zu finden und zu verwenden, wenn ich ihnen einen aussagekräftigen und durchsuchbaren Namen gebe.

Kennzeichnung - ein Label anbringen

Sie kennen diese Vorgehensweise vielleicht als Katalogisierung oder Verschlagwortung. Sie speichern z.B. alle Dateien im gleichen Ordner, so dass das gesamte Material eines Projekts mit demselben Ordnernamen (Label) gekennzeichnet ist und haben somit alles Material an einem Ort. Sie kennen diese Vorgehensweise von Ihrem lokalen Desktop, wo Sie höchstwahrscheinlich mit Ordnern zur Kennzeichnung arbeiten. Sie finden Label auch in Ihrem E-Mail-Posteingang, wo diese Label ebenfalls ordnerähnlich sind. Sie kennen diesen Ansatz auch aus den sozialen Medien, wo Sie mit #Hashtags arbeiten, um Bilder zusammenzufassen.

Ein Beispiel ist das Label "Urlaub 2022", das Sie allen Ihren Bildern, Plänen und Buchungsinformationen hinzufügen können. Sie können dann weitere Label hinzufügen, um den Inhalt weiter zu verschlagworten, z. B. Plan, Buchung oder Fotos.

Kennzeichnung mit (1) Ordnern auf Ihrem Desktop, oder (2) Tags in Picturepark

Sie können weitere Kennzeichnungen hinzufügen, um den Inhalt später noch besser finden zu können, z. B. Bilder von Lebensmitteln, Menschen oder Landschaftsbildern.

Probieren Sie es aus - können Sie erraten, was Sie beim Anklicken der Titel finden?

(1) Finanzen, Rechnungen, 2014

(2) Vertrieb, Feature-Liste, 2022

(3) Produktvorstellung, 2022

Archivierung - Aktuelles von Altem unterscheiden.

Bei alten Projekten kann es sinnvoll sein, die alten Inhalte an einen anderen Ort zu verschieben und ein Archiv anzulegen. Dies verringert die Unordnung und erleichtert das Auffinden von aktuellem Material. Je nach Ihrem Arbeitsablauf können Sie die Inhalte entweder an einen neuen Speicherort verschieben oder einfach den Zugriff sperren. Denken Sie daran, dass Sie beim Entzug des Zugriffs keine alten Inhalte mehr durchsuchen können, um sich inspirieren zu lassen.

Wenn Sie den Zugriff auf alte Inhalte zur Inspiration zulassen möchten, können Sie mit Tags arbeiten und so das Alter der Inhalte hervorheben.

Old and New Content Marked in Picturepark

Warum und wie man Inhalte organisiert

Die Organisation von Inhalten ist notwendig, um Chaos zu vermeiden.

Dateinamenskonventionen sind ein guter Anfang
1. Erstellen und vereinbaren Sie frühzeitig Dateinamenskonventionen (um eine spätere Umbenennung unzähliger Dateien zu vermeiden)
2. Sprechen Sie mit Ihrem Team über Ihre Namenskonventionen.
3. Fügen Sie geeignete Informationen hinzu, z. B. Produktcodes, Projektnummern oder andere nützliche Informationen für Ihre Arbeit.
4. Geben Sie Datumsangaben und Versionsnummern in gängigen Formaten wie YYYYMMDD für Datumsangaben an.
5. Fügen Sie Bindestriche oder Unterstriche hinzu, um die Lesbarkeit des Dateinamens zu gewährleisten. Leerzeichen oder Sonderzeichen können in manchen Anwendungen zu Fehlern führen.
Verwenden Sie Label, Ordner oder Tags, damit verwandte Inhalte leicht zu finden sind.
Trennen Sie aktuelle und alte Inhalte, damit aktuelle Inhalte leicht auffindbar sind. Verwenden Sie Archive für älteres Material.
Dokumentieren Sie Ihre Richtlinien und Best Practices oder verwenden Sie ein DAM wie Picturepark und erzwingen Sie deren Einhaltung - einfacher Zugang und Einfachheit helfen bei der Anpassung.
1. Datumsangaben als yyyymmdd formatieren; Beispiel: SalesReport20220314
2. Revisionsnummern mit 0 beginnen; Beispiel: SalesReport20201125v02
3. Bindestriche, Unterstriche oder Großbuchstaben verwenden; Beispiel: SalesReport_2020_11_25_v02