Expectations Analysis for Digital Asset Management

Sobald Sie ein gutes Verständnis der aktuellen Prozesse und professionelle Beratung haben, ist es an der Zeit, sich auf Ihre Ziele im Digital Asset Management zu konzentrieren.

Damit Sie realistische Ziele definieren können, versuchen Sie, so viel wie möglich über das Potenzial und die „Schwächen“ von DAM zu lernen. Unrealistische Erwartungen führen zu Enttäuschungen, durch die Sie und Ihre Nutzer das Interesse an DAM verlieren können.

Dieser Abschnitt enthält Beispiele dafür, wie DAM am meisten genutzt wird, und er bietet eine ernüchternde Perspektive auf einige unrealistische Erwartungen an DAM.

Regelwerke regeln

Obwohl keine DAM-Software Ihnen helfen wird, eine Strategie zu definieren, kann sie Nutzern helfen, sich an diese Strategie zu halten. Hier ist eine sicher nicht vollständige Liste von Dingen, die DAM-Systeme tun können, um Ihre Regeln durchzusetzen.

Hinweis Die folgenden Funktionen basieren auf den Fähigkeiten der Picturepark DAM-Software. Andere Lösungen bieten unter Umständen keine vergleichbaren Optionen=.

• Zugriff auf Assets – Wenn die Berechtigungen für den Zugriff auf Assets im Einklang mit Ihren Richtlinien für die Nutzung der Assets sind, kann Ihr DAM Ihnen helfen, zu kontrollieren, wer jedes Assets sehen und darauf zugreifen darf.
• Zugriff auf Metadaten – Der Zugriff auf Metadaten-Werte kann und sollte ebenfalls kontrolliert werden. So haben Sie zum Beispiel Metadatenfelder, die interne Notizen enthalten, die Partner oder Kunden nicht sehen sollen.
• Führung durch Tipps – Hilfemeldungen, die erscheinen, wenn ein Nutzer mit der Maus über ein Feld streicht, können informieren, wofür das Feld genutzt wird und welche Art von Wert erwartet wird.
• Erforderliche Metadaten – Metadatenfelder, die ausgefüllt werden müssen, können als verbindlich definiert werden. In diesem Fall können die Nutzer keine Assets hochladen oder speichern, wenn diese Werte fehlen.

Es muss den Nutzern ersichtlich sein, wenn Feldwerte erforderlich sind. Picturepark hebt alle nicht ausgefüllten Pflichtfelder rot hervor.

• Kontrollierte Vokabulare – DAMs, die kontrollierte Voka­bulare unterstützen, stellen sicher, dass Schlüsselworte und andere einzugebende Begriffe aus einer definierten und freigegebenen Liste stammen. Wenn dies in einer nutzerfreundlichen Weise umgesetzt wird, kann Ihr DAM den Nutzern erläutern, dass „Hund“ gegenüber „Hündchen“ bevorzugt wird.
• Benachrichtigungen – Wenn Assets hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht wurden, können die Benutzer per E-Mail benachrichtigt werden. Damit wird sichergestellt, dass die Manager und andere, die nun handeln sollten, informiert werden. Zwei Beispiele: Wenn das Regelwerk vorschreibt, dass alle Löschungen von Assets von einem Manager überprüft werden müssen, kann eine entsprechende Benachrichtigung den Manager informieren, dass eine Löschung bestätigt werden muss, bevor das Asset dauerhaft aus dem System gelöscht wird. Und wenn die Regeln vorschreiben, dass Ihr Vertriebsteam über alle neu hochgeladenen Fallstudien informiert werden muss, kann die Benachrichtigungs­funktion auch dies für Sie erledigen.

Picturepark kann Benachrichtigungen per E-Mail senden, die von einer Reihe verschiedener Benutzeraktionen aus–gelöst werden können. Hier wurde eine Benach-richtigung konfiguriert, um den Systemadministrator zu warnen, wenn ein Asset gelöscht wurde.

• Automation – Regelbasierte Workflows können automatisiert werden. Dies hilft Ihnen zum Beispiel sicherzustellen, dass ein bestimmtes Asset nicht veröffentlicht wird, bevor alle Freigaben vorliegen oder eine Sperrfrist abgelaufen ist.
• Format-Konvertierungen – Ihr DAM kann vorkonfigurierte Dateiformate anbieten, aus denen die Benutzer auswählen können, wenn sie die Datei herunterladen. Der Vorteil davon ist, dass Sie Größe und Format beschränken können für Dateien, die in Ihren Newslettern, E-Mails, Powerpoint-Präsentationen und mehr verwendet werden.

Beim Herunterladen von Assets sollten Benutzer zwischen verschiedenen Formaten wählen können.

• Nutzungsrichtlinien und Anforderungen – Informationen zu Urheberrechten und Nutzungsbeschränkungen können in einige Dateiformate eingebettet werden, so dass sie für jeden sichtbar sind, der Zugang zu einem Ihrer Assets außerhalb Ihres DAMs erhält. Beachten Sie, dass das blosse Einbetten einer solchen Information nicht bedeutet, dass diese durchgesetzt wird. Mehr dazu später.
• Überwachung der Nutzung des Systems – Wenn Ihr DAM von mehreren Abteilungen oder Kunden genutzt wird, müssen Sie in der Lage sein, die Nutzung des Systems durch einen „Mandanten“ von denen der anderen zu trennen. Das hilft Ihnen, Ihre Abrechnungen zu verwalten oder einfach nur Ihre aktivsten Nutzer zu identifizieren.

Neben Nutzungsstatistiken je Asset sollten globale DAM-Statistiken verfügbar sein, die Ihnen zeigen, wie und von wem das System genutzt wird.

Es ist wichtig zu verstehen, dass jede dieser DAM-Funktionen auf Regeln und Richtlinien basiert. Wer sollte von einer Löschung unterrichtet werden? Wann sollte eine Presseinformation veröffentlicht werden? Welche Metadatenwerte sind erforderlich?

Stellen Sie sich vor, wie schwierig die Einrichtung eines solchen Systems ist, wenn Sie die Antworten auf diese und andere Fragen nicht kennen.

Die Realitäten des „Finden Sie alles!“

Alle, die sich neu mit Digital Asset Management befassen, gehen manchmal davon aus, dass DAM-Software hellseherische Unterprogramme enthält, die Dateien basierend auf den Gedanken der Nutzer finden.

Die Wahrheit ist: Es ist keine Magie im Spiel, wenn eine DAM-Software Dateien findet. Praktisch alle Suchfunktionen eines DAMs ermitteln nur Übereinstimmungen zwischen Nutzereingaben und verfügbaren Daten. Im einfachsten Fall gibt ein Nutzer ein Wort oder eine Phrase ein und das DAM-System prüft, ob Metadaten im System diesen Angaben entsprechen. Das ist der Funktionsweise von Google sehr ähnlich.

Die Metadaten, auf denen Suchergebnisse beruhen, werden entweder von DAM-Redakteuren eingegeben oder aus Dateien extrahiert. Dateinamen und Kommentare, die von Photoshop oder anderen Bearbeitungsprogrammen übernommen werden, sind Beispiele extrahierter Metadaten, die in einer Suche berücksichtigt werden können.

So einfach die Metadaten-basierte Suche ist – ihr Wert wird nahezu voll und ganz bestimmt von der Qualität der Metadaten in Ihrem DAM.

Wenn zum Beispiel keines der Hundebilder in Ihrem DAM das Schlüsselwort „Hund“ trägt, werden sie bei der Suche nach „Hund“ nicht gefunden. Ein anderes Beispiel: Wenn jemand in einem international genutzten DAM nach „Apple“ sucht, könnten Bilder von Früchten und Telefonen gefunden werden.

Die Lösung für dieses erste Problem ist einfach: Stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Assets Metadatenwerte enthalten, die sie richtig beschreiben – das heißt Hund, Hündchen, Jagdhund, Welpe, Köter und alles, was Nutzer unter Umständen eingeben, um Hundebilder zu finden.

Das wiederholen Sie für jede Sprache, die Sie unterstützen wollen. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie Italienisch unterstützen wollen, für Hundebilder auch „Cane“ (Italienisch für Hund) und andere Begriffe eingeben.

Wenn Ihr DAM mehrere Sprachen unterstützt, stellen Sie sicher, dass Ihre DAM-Editoren die zu lokalisierenden Werte einfach sehen und übersetzen können. Dieses Bild zeigt, wie lokalisierte Werte hinzugefügt werden – für jede Sprache erscheint eine Option, die im System aktiviert wurde. Über ein Symbol können lokalisierte Felder entfernt werden.

Bedeutet das, dass Nutzer, die nach Canes suchen auch Fotos von Hunden finden? Das ist genau das, was passiert, wenn das System richtig für die mehrsprachige Suche konfiguriert ist. Wenn aber die Unterstützung mehrerer Sprachen bei der Konfiguration des Systems beachtet wird, können Sie den italienischsprachigen Benutzern die Ergebnisse bieten, die sie erwarten, während Sie für andere Fehler bei der sprachübergreifenden Suche vermeiden.

Die Mythen von Digital Rights Management

Ein für (Groß-)Unternehmen geeignetes DAM wird Ihnen fein abstufbare Benutzerrechte bieten, die Ihnen in den meisten Fällen die volle Kontrolle der Dateien in Ihrem DAM ermöglichen. Allerdings wird Ihr DAM keine Kontrolle über Dateien haben, die aus dem System heruntergeladen wurden.

Viele Organisationen interessieren sich für DAM in der Hoffnung, dass es die Überwachung der Dateien ermöglicht, die über das Internet verbreitet wurden – aber Digital Asset Management ist nicht Digital Rights Management. Digital Asset Management bezieht sich auf die Verwaltung von Dateien, die durch Rechte geschützte Inhalte beinhalten. Die Verwaltung digitaler Rechte bezieht sich auf die rechtliche Ermächtigung, den Inhalt dieser Dateien zu verwenden.

Digital Rights Management ist ein komplexer und oft umständlicher Prozess. Bisher gibt es keine kommerziell nutzbaren Lösungen, welche die Verwendung einer Datei wirkungsvoll begrenzen können. PDF bietet einen Passwort–schutz, über den der Zugriff auf den Inhalt einer Datei beschränkt werden kann – dies gilt aber nur für PDF-Dateien. Es gibt auch proprietäre Lösungen, die zusätzliche Software auf dem Computer eines Benutzers voraussetzen, um eine Datei öffnen zu können. Diese Lösungen verhindern nicht, dass jemand auf eine Datei zugreifen kann, unterbinden aber den Zugriff auf ihren Inhalt, wenn die entsprechende Reader-Software nicht installiert ist.

In jedem dieser Fälle wird der Zugriff auf den Inhalt limitiert, nicht die Nutzung des Inhalts. Das bedeutet, dass Sie, sobald jemand Zugriff auf den Inhalt hat, keine Kontrolle darüber haben, wie diese Person den Inhalt nutzt.

Es ist hilfreich, sich Digital Rights Management als ein Zeit-Kontinuum vorzustellen. Auf der linken Seite des Kontinuums ist der Inhalt noch unter Ihrer Kontrolle. Während dieser Phase des Lebenszyklus des Inhalts können Sie auf Ihr DAM vertrauen, um zu kontrollieren, wer in Ihrer Organisation das Asset sehen und darauf zugreifen kann. Sie verlassen sich auf interne Richtlinien, um in dieser Phase die Nutzung des Inhalts zu regeln. Zum Beispiel können Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern diese daran hindern, die Inhalte mit Personen außerhalb der Organisation zu teilen.

Die rechte Seite des Kontinuums betrifft, wie Sie Inhalte verwalten, die Ihr DAM verlassen haben. Wie bereits erwähnt. können Sie bis zu einem gewissen Umfang elektronische Mittel zum Schutz der Inhalte einsetzen, aber diese werden von den wenigsten Organisationen favorisiert.

Inhalte, die unter Ihrer direkten Kontrolle sind, können über Regeln leicht verwaltet werden (links). Ihr DAM-System kann so konfiguriert werden, dass es diese Regeln durchsetzt, indem es begrenzt, wer Assets sehen und darauf zugreifen kann. Sobald Inhalte nicht mehr unter Ihrer Kontrolle sind, sind Ihre Möglichkeiten auf Nutzungshinweise und rechtliche Schritte beschränkt.

Letztlich ist das Gesetz für Sie die beste Abschreckung, um die unbefugte Nutzung Ihrer Inhalte einzuschränken (beachten Sie, dass wir nur versuchen, die unbefugte Nutzung von Inhalten einzuschränken – dies zu verhindern ist ein derzeit unrealistisches Ziel.)

Urheberrechtsgesetze können sich zwischen verschiedenen Ländern sehr deutlich unterscheiden. In den meisten Fällen werden die rechtmäßigen Inhaber von Urheberrechten eine rechtliche Handhabe haben, wenn ihre Inhalte missbräuchlich genutzt werden. Es kann aber insbesondere bei älteren Inhalten schwierig sein, das Eigentum nachzuweisen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Strategie zu entwickeln, wie Ihre Inhalte identifiziert und verfolgt werden können. Dies ist ein Bereich, wo Ihr DAM helfen kann.

The Copyright Killings (Das Ende des Copyrights)

Zuerst müssen Sie Nutzungsansprüche und Einschränkungen klar machen. Das bedeutet die Einbettung von Informationen zum Urheberrecht und zu Nutzungseinschränkungen in alle Dateien, deren Formate dies erlauben (das ist bei den meisten populären Bild-, Video- und Audioformaten der Fall).

Damit wird es ehrlichen Menschen leicht gemacht, Sie für Lizenzinformationen oder für die Klärung von Rechten zu kontaktieren. Das Fehlen dieser Informationen bedeutet nicht automatisch, dass Sie Ihre Rechte an Ihren Inhalten verlieren. Aber wenn Sie jemals vor Gericht Schadenersatz für die illegale Nutzung Ihrer Inhalte erstreiten müssen, sind Sie wahrscheinlich in einer besseren Position, wenn Sie zeigen können, dass Sie sich umfassend bemüht haben, Ihre Ansprüche bekannt zu machen.

Eine weitere einfache Mühe: Sie können von jedem über Ihr DAM freigegebenen Bild eine Kopie auf Ihrer Website veröffentlichen. Dass muss keine voll funktionsfähige Website sein, nur eine Seite mit Miniaturansichten, Copyright- und Nutzungsinformationen sowie dem Datum der Veröffentlichung. Der Wert dessen ist, dass damit die erste Veröffentlichung des Inhalts im Web dokumentiert wird.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Google für Indizierungszwecke Zugriff auf diese Seite hat. Verlinken Sie also zum Beispiel von irgendwo auf Ihrer Website auf die Seite. Fügen Sie zudem mit den Google Webmaster-Tools den URL Google hinzu (und wiederholen Sie dies jeweils, wenn die Seite aktualisiert wurde).

Bilder, die über Google indiziert wurden, können über die Google Bildersuche komfortabel gefunden werden (http://images.google.com) Das macht es Interessenten an Ihren Inhalten einfach zu sehen, wem diese Inhalte gehören.

Diese Schritte helfen Ihnen, eine Strategie für den Schutz Ihrer Inhalte umzusetzen. Es sind relativ einfache Maßnahmen, und Ihr DAM kann Ihnen bei allen helfen.

Zusammenfassend können wir sagen, dass wir uns auf DAM-Kontrollen verlassen, um die missbräuchliche Nutzung von Inhalten zu beschränken, die unserer Kontrolle unterliegen. Für Inhalte, die über das DAM verbreitet wurden, setzen wir auf Eigenverantwortung, über das DAM in die Dateien eingebettete Informationen zu Nutzungseinschränkungen und das Gesetz.

(Nicht) immer die richtige Version

Ein weiterer häufiger Grund für den Erwerb eines DAM-Systems ist die Sicherstellung, dass alle immer die letzte Version einer Datei nutzen. Dieses Ziel wäre treffender umrissen mit dem Wunsch, dass alle immer Zugriff auf die neueste Version einer Datei haben.

Die Versionskontrolle ist ein weiteres Beispiel, wo Richtlinien Vorrang haben vor der Technik. Wenn zum Beispiel Christian und Klaus gemeinsam an einem Dokument arbeiten und jeder Kopien des Dokuments auf den jeweiligen Computern halten, kann eine Reihe von Problemen auftreten.

Erstens, wenn Christian beginnt, seine lokale Kopie zu bearbeiten anstatt eine neue Kopie aus dem DAM herunterzuladen, weiß er vielleicht nicht, dass Klaus die Datei bereits bearbeitet hat. Christian würde seine Änderungen vornehmen und seine Version in das DAM hochladen. Damit legt er zwei „aktuelle“, aber unterschiedliche Versionen der Datei an. Wir nennen das eine kollidierende Bearbeitung.

Viele DAMs bieten Unterstützung früherer Versionen. In Picturepark können Nutzer Sprachen und damit verbundene Versionen wie Formulare für Model Releases, Quelldateien und andere bezogene Assets verwalten.

Ein weiteres Problem durch die lokale Lagerung von Dateien ist, dass aktualisierte Fassungen manchmal überhaupt nicht in das DAM hochgeladen werden. Das kann auch dann ein Problem sein, wenn nur eine Person die Datei bearbeitet. Andere Nutzer des DAMs laden die Datei entsprechend der Richtlinien herunter, ohne zu wissen, dass sie eine veraltete Version herunterladen.

Mehr noch, wenn Nicole die von Christian und Klaus bearbeitete Datei oft mit anderen teilt, könnte sie versucht sein, für vermeintlich schnelleren Zugriff eine Kopie der Datei auf ihrem Computer zu speichern. Nicole könnte ihre veraltete Kopie weiter an andere senden, ohne jemals das Problem zu erkennen.

Statt lokale Kopien von Dateien zu teilen, sollte Ihr DAM ermöglichen, „live“-Sammlungen anzulegen, die per E-Mail und Social Media geteilt werden können – der geteilte Link verweist immer auf die neueste Version des Inhalts. Dieses Bild zeigt eine Sammlung, die angelegt wurde, um eine Picturepark Ports-Seitenleiste zu teilen, die auf der Picturepark-Website zu finden ist: http://picturepark.com/ports Neue Pressemitteilungen werden zu dieser Sammlung hinzugefügt und die Website wird automatisch aktualisiert.

Dies sind Beispiele von Pannen in der Umsetzung von DAM-Richtlinien, die erhebliche nachteilige Auswirkungen haben können – und die keine DAM-Lösung verhindern kann. Nur durch die Definition von Richtlinien und deren Einhaltung lässt sich sicherstellen, dass immer von allen die richtige Version genutzt wird. Ihr DAM-System kann Christian, Klaus und Nicole jeweils benachrichtigen, wenn eine Datei aktualisiert wurde, aber dass sollte ein redundanter Prozess sein. E-Mails können verloren gehen, daher ist es immer besser, sich auf ein paar einfache Regeln zu verlassen. Einige Beispiele:

• Verbreiten Sie nie eine Datei, die nicht direkt aus dem DAM kommt.
• Teilen Sie immer Links, die auf Live-Sammlungen verweisen – auch dann, wenn die Sammlung nur eine Datei enthält. Versenden Sie Dateien nie als Anhang per E-Mail oder verhindern Sie nie auf andere Weise, dass Empfänger Zugriff auf Updates haben.
• Beginnen Sie die Bearbeitung einer Datei niemals, ohne eine neue Kopie aus dem DAM herunterzuladen und im DAM darauf hinzuweisen, dass Sie die Datei in Bearbeitung haben. Das kann manchmal automatisch erfolgen.
• Laden Sie eine bearbeitete Datei immer innerhalb von x Stunden nach Abschluss der Bearbeitung in das DAM hoch.
• Bevor Sie eine Datei im DAM verwenden, stellen Sie sicher dass sie nicht zur Bearbeitung „ausgecheckt“ ist. Wenn dies der Fall ist, sprechen Sie die jeweilige Person an, ob die Version im DAM für die vorgesehene Verwendung geeignet ist.

Sie sehen, wie diese einfachen Regeln die Arbeitsweise mehrerer Benutzer beeinflussen und, wenn sie eingehalten werden, jede der oben genannten Problemsituationen vermieden helfen.

DAM-Software, welche die Versionskontrolle bietet, unterstützt die Versionskontrolle nicht wirklich – das lässt sich nur über DAM-Richtlinien realisieren.

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Picturepark E-Book „Die 7 Schritte der Einführung von Digital Asset Management“ »