In den frühen Tagen von Digital Asset Management war es üblich, Metadaten „als Daten über Daten“ zu definieren. Diese Definition ist im Kern auch weiter gültig, aber sie ist nicht vollständig. Dieser Artikel erläutert, wie Metadaten genutzt werden können, um Prozesse der Content-Erstellung zu verwalten und die Kommunikation der Nutzer innerhalb dieser Prozesse zu erleichtern.

Metadaten als Verb

Wenn Sie ein Bild einer Blume als „schön“, „gelb“ oder über jedes andere Adjektiv als Attribut auszeichnen, dann beschreiben Sie den Inhalt. Oft wird diese Art von Werten als beschreibende Metadaten bezeichnet.

Aber welchen Weg hat diese Blume genommen, um all diesen Adjektiven zu entsprechen?

Im Rahmen des Entwicklungsprozesses bewegen sich digitale Inhalte zwischen Personen und Stufen. Was in den Händen eines Fotografen beginnt, wird vielleicht von einem digitalen Künstler retuschiert, von einem Art Director freigegeben und von einem Layouter ausgewählt. Und unter Umständen wird ein Asset auf jeder Stufe des Prozesses mit einem neuen Status wie etwa „in Bearbeitung“ oder „Freigeben“ versehen.

Wir können diese Begriffe als „aktionsbezogene Metadaten“ verstehen. Zugegeben, man könnte argumentieren, auch diese Verb-ähnlichen Statusattribute beschreiben Inhalte – es gibt aber einen feinen Unterschied: Beschreibende Metadaten bleiben meist während des gesamten Lebenszyklus des jeweiligen Inhaltes gleich, während sich aktionsbezogene Metadaten wahrscheinlich regelmäßig ändern.

Noch wichtiger als das – aktionsbezogene Metadaten beschreiben wichtige Aspekte, die nicht den Inhalt des digitalen Assets reflektieren. Mit anderen Worten, während es sehr unwahrscheinlich ist, dass das Foto einer Blume und ein Video eines Tatorts die gleichen beschreibenden Metadaten haben, teilen sie mit hoher Wahrscheinlichkeit die gleichen „aktionsbezogenen“ Metadaten.

Kontext-basierte Klassifizierung von Metadaten

Aus diesen und anderen Gründen ist es besser, Metadatenfelder in Gruppen zu behandeln, die auf dem Kontext und dem Zweck jeden Wertes basieren. Mit anderen Worten – definieren Sie nicht ein einzelnes, monolithisches Metadatenschema, das in Ihrem gesamten Bestand digitaler Assets genutzt werden muss. Ein solcher „Einer-für-alles“-Ansatz führt in Bezug auf ein Metadatenschema eines DAMs zu einer zu komplexen Lösung mit viel zu vielen Feldern oder er ist nicht detailliert genug, um den Inhalt der Assets hinreichend zu beschreiben.

So wie ein Auto eine Laufleistung und eine Innenraumfarbe hat oder ein Mensch ein Lebensalter und eine Augenfarbe, so brauchen Assets Metadatenschemas und Werte, die sie genau beschreiben. Zwar können Sie die gleichen Felder für Alter und Farbe für beide „Objekte“ benutzen, die Bedeutung der Werte in diesen Feldern würde den Benutzern aber nicht klar. Was bedeutet „Farbe“, wenn es sich bei dem „Objekt“ um einen Menschen handelt? Und was hat „Alter“ zu tun mit der Kilometerleistung eines Autos?

Die Herausforderung ist, dass Sie am Ende nicht für jedes Asset mit zu vielen Metadatenfeldern zu tun haben wollen. Sie wollen nur die Felder sehen, die Sie für die Beschreibung des Assets benötigen, kein einziges Feld mehr. Picturepark nutzt die Technologie der adaptiven Metadaten und stellt so sicher, dass jedes digitale Asset nur die Metadatenfelder hat, die sie dafür benötigen.

Sets temporärer Metadatenfelder über adaptive Metadaten

In den meisten Fällen ist die „Haltbarkeit“ aktionsbezogener Metadaten begrenzt – ein Asset wird beispielsweise nicht für immer „in Freigabe“ sein.

Traditionell ändern DAM-Nutzer den Status eines Assets durch die Aktualisierung eines Metadatenfeldes, das für diesen Zweck vorgesehen ist. Dies ermöglicht den Nutzern, den neuen Status des Assets zu sehen, bietet aber keine weiteren Informationen, die nötig sind, um entsprechend der Statusänderung zu handeln.

Wenn Sie darüber nachdenken, bedingt nahezu jede Statusänderung Erwägungen, die bei jeder folgenden Maßnahme bedacht werden müssen.

Ein Beispiel: Was bedeutet die Statusänderung „Ich bin hungrig“? Für sich gesehen, bietet sie keine weiterführenden Informationen. Wenn wir nicht einige Entscheidungen bezüglich der nächsten Schritte definieren, werden wir ganz sicher auf unbestimmte Zeit hungrig bleiben.

Die „Aktionsinformationen“, die wir benötigen, um dem neuen Status „Hunger“ entsprechend zu handeln, würden beinhalten:

• „Worauf habe ich Hunger?“
• „Wann möchte ich essen?“
• „Möchte ich selbst kochen oder in ein Restaurant gehen?“

Betrachtet man diesen „Status“ im Kontext all der unterstützenden Informationen, die Sie für Ihr weiteres Handeln benötigen, wird schnell klar, dass eine einfache Änderung der Metadaten nicht ausreicht. Diesen Status näher zu definieren könnte Diätinformationen, ein Lebensmittelbudget, die Tageszeit und viele weitere Überlegungen beinhalten.

Wenn es um die Stillung des eigenen Appetits geht, können wir diese Fragen fast unbewusst beantworten, ohne darüber nachdenken zu müssen. Aber sobald eine andere Person beteiligt ist, ergeben sich Fragen. Und wenn es um ein DAM geht, gibt es immer Personen, denen die Informationen bereitgestellt werden müssen, die für Sie selbstverständlich sind.

Die adaptiven Metadaten in Picturepark ermöglichen Ihnen, auf diese den Status oder Lebenszyklus betreffenden Angaben vorausschauend Antworten zu geben. Wenn ein Asset in Picturepark etwa „in Freigabe“ ist, können neue Metadatenfelder erscheinen, die dem Management dieser Stufe des Lebenszyklus dienen.

Beispiele für Felder, die für ein Asset „in Freigabe“ nützlich sind, können beinhalten:

• Freigabe durch (wer erteilt die Freigabe?)
• Freigabe bis (bis wann ist die Freigabe zu erwarten?)
• Nutzungsbeschränkungen (für welche Zwecke kann der Inhalt vor Freigabe genutzt werden – für interne Projekte etwa?)

Auf den Lebenszyklus bezogene Metadatenfelder wie diese können eine umfangreiche Darstellung des Status eines Assets für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stellen. Wenn sich aber der Status des Assets ändert, betrifft dies auch den Wert dieser Felder.

Andere DAM-Systeme verlassen sich, soweit vorhanden, auf feldbezogene Änderungen der Berechtigungen, um überholte Felder vor den Nutzern zu verbergen. Wenn ein Asset etwa die Stufe „Freigabe“ verlässt, werden die Berechtigungen dieses Assets durch einen Administrator geändert, damit diese Felder den Nutzern nicht mehr angezeigt werden. Das Problem ist, dass es sehr mühsam ist, wenn dies für Tausende von Assets pro Tag notwendig ist. Schlimmer noch, solche Änderungen der Berechtigungen können Konsequenzen haben, die schwer vorhersehbar und zu verfolgen sind.

Picturepark vereinfacht das, indem es den Benutzern erlaubt, einfach den Status „In Freigabe“ zu entfernen, der die betreffenden Felder zur Verfügung stellte.

Durch das Hinzufügen des Etiketts „in Freigabe“ (In Approval) erscheinen neue Felder, die für das Management des Freigabe- und Kommunikationsstatus verwendet werden können. Wenn diese Felder nicht mehr benötigt werden, kann das Etikett einfach wieder entfernt werden – damit verschwinden auch die entsprechenden Felder wieder.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie adaptive Metadaten arbeiten, um bei Bedarf temporäre Metadatenfelder anzuzeigen und sie wieder zu entfernen, wenn sie keinen Nutzen mehr bieten.

Um bei diesem Beispiel zu bleiben – sobald die Freigabe erteilt wurde, kann das Etikett oder die Klasse „Freigegeben“ neue Metadatenfelder bieten, unter anderem:

• Freigabe durch (Wer erteilte die Freigabe?)
• Datum der Freigabe (Wann wurde die Freigabe erteilt?)
• Umfang der Freigabe (Für welche Nutzung wurde der Inhalt freigegeben?)
• Nutzungsbeschränkungen (welche Einschränkungen und Anforderungen bestehen bei der Nutzung dieses Inhalts?)

Beachten Sie, dass die Felder „Freigabe durch“ und „Nutzungsbeschränkungen“ in beiden dieser Klassen genutzt werden. Und während beide im Kontext ihrer Nutzung sinnvoll sind – die Informationen, die sie bereitstellen, unterscheiden sich deutlich.

Im ersten Beispiel beschreibt „Freigabe durch“ die Person, welche die Freigabe leitet. Im zweiten Beispiel wird das Feld für die Angabe der Person genutzt, welche die Freigabe schlussendlich autorisierte. In einigen Fällen kann dies dieselbe Person sein, aber sicher ist das nicht immer der Fall. So kann das Feld im ersten Fall eine Person angeben, die an die letztendlich verantwortliche Person berichtet, welche die Freigabe schließlich erteilt.

Auch die Unterschiede der Bedeutung der Felder „Nutzungsbeschränkungen“ sind wichtig. Im ersten Fall wird das Feld genutzt, um eine vor der Freigabe zulässige Nutzung des Inhaltes zu beschreiben. Im zweiten Fall gibt das Feld die Einschränkungen an, der die Nutzung des freigegebenen Inhalts unterliegt.

Wenn die finale Freigabe erteilt wurde, kann das Etikett „Zur Nutzung freigegeben“ (Approved For Use) hinzugefügt werden, das die Felder für die Information der Freigabestelle zur Verfügung stellt (links). Da die Felder „In Freigabe“ nun nicht mehr benötigt werden, kann dieses Etikett entfernt werden (rechts). Beachten Sie, dass die Nutzungseinschränkungen und freigebenden Personen für jeden Status unterschiedlich sind.

Da Picturepark Felder im Rahmen des Kontexts der Klassen bietet, welche diese Felder beinhalten sollen, können Feldnamen bei Bedarf mehrfach verwendet werden. Jedes Feld ist eindeutig, sodass die Werte des einen Feldes „Freigabe durch“ nicht unbeabsichtigt in irgendeinem anderen Feld gleichen Namens angezeigt werden. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn den Feldern kontrollierte Vokabulare zugewiesen werden.

So könnte die erste Nutzung des Feldes „Freigabe durch“ mit einem Vokabular mit den Namen von Redakteuren verbunden sein, während das zweite Feld dieses Namens die Manager listet. Dies stellt sicher, dass in jedem der Felder nur zulässige Werte zur Verfügung stehen.

Der Nutzungskontext stellt auch sicher, dass immer korrekte Vokabularbegriffe angezeigt werden – auch für Felder gleichen Namens. In diesem Bild können Sie sehen, dass zwei Felder „Freigabe durch“ existieren, die aber unterschiedlich sind – beide mit einem eigenen kontrollierten Vokabular mit Benutzernamen.

Wenn man alles gemeinsam betrachtet, scheint die Nutzung eines einheitlichen Namens für mehrere Felder verwirrend. Bedenken Sie aber, dass es unwahrscheinlich ist, dass diese beiden Felder gleichzeitig sichtbar sind – sobald die Freigabe vorliegt, werden das Etikett „In Freigabe“ und die dazugehörigen Felder entfernt. Im Gegenzug wäre es wahrscheinlich mehr verwirrend für die Nutzer, wenn Sie versuchen, mit einzigartigen Feldnamen für jedes Feld zu arbeiten. Die Nutzer kümmern sich nicht um die Richtlinien, die eine Freigabe regeln – sie wollen einfach nur wissen, was für die Nutzung freigegeben ist.

Weitere Beispiele für den Nutzen temporärer Sets von Feldern sind unter anderem:

• Fehlermarkierung – Es werden Felder angezeigt, die den Reportern ermöglichen, anzuzeigen, was falsch ist und, alternativ, was erledigt werden muss und sogar, an wen das Asset berichtet werden muss.
• Kampagneninformationen – Neue Felder können verwendet werden, um die Nutzung eines Assets in einer bestimmten Kampagne zu beschreiben. Die Felder können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Und das Beste – sie werden nur bei den Assets angezeigt, die in der Kampagne verwendet werden.
• Details zum Publikationskanal – Die meisten DAMs bieten ein einziges Feld für Bildunterschriften. Picturepark aber ermöglicht Ihnen, unterschiedliche Bildunterschriften für die Anzeige im Web CMS, die Nutzung in einem PIM-System oder sonstige spezielle Anwendungsfälle vorzuhalten. Anstatt dafür zusätzliche Felder wie „Bildunterschrift Web“ oder „ Bildunterschrift PIM“ anzulegen, können Sie für alle Felder den offensichtlichsten Namen verwenden, nämlich „Bildunterschrift”.

Durch die Kennzeichnung dieses Bildes mit „E-Book DAM Survival Guide“ erhalten wir Felder für E-Books, die vorgegebene Werte für diese Art von Inhalten bereitstellen (Titel und URL). Das Etikett „Werbung“ (Advertising) stellt Felder zur Verfügung, über die wir eine Kampagne zuweisen und den genutzten Kanal angeben können. Das Feld „Partner Share Target“ erscheint, da Partner Teil der Zielgruppe sind. Der Wert in diesem Feld gibt an, wo das Asset im Picturepark Partner Portal den Partnern angezeigt wird.

Die verborgenen Vorteile von Metadatenebenen

Adaptive Metadaten machen es Ihnen aber nicht nur einfach, Metadatenfelder nach Bedarf anzubieten oder zu entfernen – sie ermöglichen Ihnen auch das Management fein strukturierter Benutzerrechte bis hinunter zur Feldebene. Diese feldbezogenen Berechtigungen beschreiben die Möglichkeit, nutzerspezifische Metadatenfelder anzuzeigen, zu verbergen oder ihre Bearbeitung zu ermöglichen.

Jede Klasse, die für die Anzeige neuer Felder konfiguriert wurde, ist in der Regel gestaltet in Übereinstimmung mit Richtlinien, die vorgeben, wie Inhalte durch Digital Asset Management-Prozesse geleitet werden. Dies ermöglicht Ihnen die Festlegung, wann Felder erscheinen und wann nicht. Im Umkehrschluss ist es Ihnen auch möglich zu bestimmen, wer die Felder sehen und gegebenenfalls bearbeiten können sollte.

So wollen Sie zum Beispiel vielleicht, dass kein Feld der Klasse „In Freigabe“ jemals öffentlich zugänglich ist. Wenn Sie die feldbezogenen Berechtigungen konfigurieren, können Sie einfach und schnell solche Rechte für viele Felder auf einmal definieren – ohne, dass Sie sich alle Situationen vorstellen müssen, in denen jedes Feld für die Nutzer zugreifbar sein sollte.