Structured Metadata Strategies for Search Interfaces

Wie können Sie Ihre digitalen Assets besser als nur mit „erzählenden Texten“ beschreiben? Der Digital Asset Management-Berater Ralph Windsor erklärt in dieser vierteiligen Serie von Gastbeiträgen die Vorteile strukturierter Metadaten.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4

Strategien für strukturierte Metadaten in Suchmasken

Die Funktionen, die für die Katalogisierung von Assets angeboten werden, setzen den Referenzrahmen für Suchoberflächen bzw. -masken in DAM-Systemen. Wenn während der Katalogisierung keine strukturierten Angaben vorgesehen sind, ist es in der Regel schwieriger, sie für die Suche zur Verfügung zu stellen.

Ähnlich wie die Katalogisierung bieten auch die Suchfunktionen den Nutzern die Möglichkeit, freie Texte einzugeben, ein einzelnes Kriterium oder mehrere Optionen auszuwählen. Dies sind einige beliebte Methoden für Suchoberflächen:

• Freitext
• Gefilterte (erweiterte) Suche
• Facettierte Suche

Die Freitextsuche ist eine Google-ähnliche, auf Schlüsselworten (Keywords) basierende Standardmethode, die am gebräuchlichsten ist. Nutzer favorisieren diese Suche vor allen anderen, da sie nur wenig Überlegung erfordert. Die meisten DAM-Systeme machen bereits entsprechend der begonnenen Eingabe der Suchanfrage Vorschläge, so dass die Nutzer nicht den gesamten Suchbegriff eingeben müssen. Dies kann auf Basis des hinterlegten Indexes oder vorangegangener Suchvorgänge erfolgen – oder einer Kombination von beidem. Einige Systeme zeigen den Nutzern auch einen vollständigen Index an und filtern diesen während der Eingabe der Suchanfrage.

Gefilterte oder erweiterte Suchen nutzen erweiterte Optionen für die Benutzeroberfläche, um Suchergebnisse auf Basis der verfügbaren Kriterien für die Katalogisierung zu handhaben. Ein Beispiel könnte der Asset-Typ sein: Wenn Sie nur Videos erhalten wollen, wird eine gefilterte Suche Ihnen in der Regel erlauben, Bilder, Dokumente und andere für Sie in diesem Fall nicht interessante Asset-Typen auszuschließen.

Die Art der Filter hängt auch davon ab, ob jedes Feld eine oder mehrere Optionen bietet, wobei mehrere Optionen als Kontrollkästchen oder Listenfelder präsentiert werden. Einige filternde Suchoberflächen sind intelligent genug, Optionen auf Basis von Kriterien auszublenden. Wenn Sie auf Basis einer bestimmten Kategorie filtern, werden die verbleibenden Optionen der anderen Filter entsprechend beschränkt. Damit wird vermieden, dass die Nutzer Kombinationen wählen, die keine Ergebnisse liefern.

Erweiterte Suchoptionen ermöglichen es den Benutzern, präzise zu festzulegen, was benötigt wird. In diesem Bild hat der Nutzer angegeben, dass Assets gefunden werden sollen, deren Inhalte als Werbung und Branding identifiziert wurden und keiner Nutzungsbeschränkung unterliegen. Außerdem soll ihnen die Asset-Rechtevorlage „Archiviert“ nicht zugewiesen sein und sie dürfen nicht als „outdated“ (veraltet) gekennzeichnet sein. Da jedes dieser Attribute im DAM über eine Oberfläche für strukturierte Metadaten verwaltet wird, ist es für suchende Nutzer einfacher, sie in einem Drop-down-Menü auszuwählen, als sich daran erinnern zu müssen, was einzugeben ist.

Die gefilterte Suche ist bei gelegentlichen Anwendern weniger beliebt – Nutzer, die etwas Bestimmtes finden müssen oder Vielnutzer setzen sie häufiger ein. Die meisten DAM-Systeme bieten zusätzlich rudimentäre Funktionen für die keyword-basierte Suche (in der Regel den Asset-Typ), damit müssen Gelegenheitsanwender nicht allzu tief eintauchen, können aber ihre Ergebnisse beeinflussen.

Die facettierte Suche ist eine Technik für die Nutzung einiger der strukturierten Methoden, die mit einer erweiterten Suche möglich sind – das aber in einer attraktiveren Oberfläche, die für die Nutzer einfach zu erfassen ist. Sie kann sich auf der Basis früherer Auswahlen dynamisch ändern (wiederum mit der Absicht, ergebnislose Suchvorgänge zu vermeiden). Sie ist eine Form eines hierarchisch kontrollierten Vokabulars, in dem eine Selektion die nachfolgenden Auswahlen modifiziert. Diese Technik wird häufig auf E-Commerce-Websites verwendet, um potenziellen Kunden zu helfen, auf Basis der von ihnen vorgegebenen Kriterien das Spektrum der Produkte einzuengen. Sie funktioniert gut für diese Art der Nutzung.

Für DAM kann sie effektiv sein – es sei denn, Sie suchen nach einer bestimmten Klasse von Assets (zum Beispiel Produktbilder einer bestimmten Produktlinie). Denn wenn der Taxonomist kein gutes Verständnis der Beziehungen der Facetten untereinander hatte, wird das schnell eine frustrierende Angelegenheit, wenn die Anforderungen an die Suche umfassender sind.

Die facettierte Suche bietet den Nutzern eine leicht verständliche, interaktive Möglichkeit, um mehrere Suchkriterien zu testen. In diesem Bild möchte der Nutzer alle englischsprachigen Pressemitteilungen aus dem Jahr 2013 sehen. Nach der Auswahl der entsprechenden Tags werden die passenden Assets angezeigt. Aktuelle Suchparameter werden über der Sammlung angezeigt, und der Nutzer kann an den Symbolen oben rechts erkennen, dass nur Word- und PDF-Dokumente in den Suchergebnissen enthalten sind.

Eine der wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit Suchoberflächen ist die Größe des Speichers in Bezug auf die Zahl der Assets. Viele Entwickler kopieren Ansätze von Websites wie Google oder Amazon, wenden sie dann aber auf Bibliotheken von nur einigen Tausend Assets (oder weniger) an. Die Nutzer ignorieren unter Umständen die anspruchsvollen Suchfunktionen, wenn sie keine Ergebnisse erhalten. Sie verwenden stattdessen Schlüsselworte oder vordefinierte Sammlungen, die andere für sie angelegt haben. Sie müssen regelmäßig Ihre Assets profilieren und die zur Verfügung gestellten Suchoptionen überprüfen um zu entscheiden, welche Funktionen den bestmöglichen Return-on-Investment liefern.

Taxonomien

Wenn Sie strukturierte Metadaten verwenden, müssen Sie auch die hierarchischen Beziehungen zwischen Begriffen bedenken. Die einfachste Form ist eine einzige Ebene, wo ein Begriff sich dem anderen linear unterordnet.

Taxonomien werden in der Regel nur für kontrollierte Metadaten verwendet. Nicht jedes strukturierte Metadatenfeld erfordert sie, aber die Möglichkeit, über ein lineares Modell hinauszugehen, ist im Fall des Falles wichtig.

Die für die Definition von Taxonomien verwendete Methode unterscheidet bei den Systemen, die sie unterstützen. Einige DAM-Systeme nutzen eine globale Taxonomie, auf die sich alle Felder beziehen (sowie die Äste, die als Quelle für die Werte eines bestimmten Feldes definiert sind). Andere nutzen eine separate Taxonomie für jedes strukturierte Metadatenfeld. Ich persönlich finde Systeme, die statt vieler eine einzige Taxonomie nutzen, komfortabler zu verwalten. Sie sind zudem einfacher mit anderen Applikationen zu integrieren – wenn Sie das jemals tun, was Sie aber sicher irgendwann tun müssen. Auf der anderen Seite erleichtern es mehrere Taxonomien, bei Bedarf mit einem Set von Metadaten einmal etwa radikal anderes zu machen, ohne dass andere Bereiche der DAM-Lösung davon betroffen sind.

Im letzten Teil dieser Serie werde ich mich mit der Anpassung von Metadatenschemas befassen, um den Inhalt der Assets widerzuspiegeln. Außerdem zeige ich auf, wie Sie Ihre Metadatenstrategie umsetzen können.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4