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Was sind adaptive Metadaten?

von Picturepark Communication Team • Juli 22, 2013

Die in Picturepark integrierte Technologie der „adaptiven Metadaten“ ermöglicht es Ihnen, für Ihr Digital Asset Management Metadaten-Schemata zu entwerfen, die immer den Entwicklungsstand der Inhalte Ihrer digitalen Assets reflektieren. Das bedeutet, dass Ihre Assets zusätzlich zu ihren speziellen Metadaten weitere Sets von Metadaten haben können. Es bedeutet außerdem, dass sich das Metadaten-Schema eines Assets im Laufe dessen Lebenszyklusses ändern kann. Vergleichen Sie dazu andere DAM-Systeme, die ihren Nutzern ein einziges, statisches Metadaten-Schema für einen ganzen Katalog oder eine ganze Datenbank aufzwingen.

Adaptive Metadaten sind so wichtig, weil Sie Ihre digitalen Inhalte damit besser beschreiben, verwalten und kontrollieren können. Ihre Metadaten sind immer aktuell, und Ihre Nutzer sehen immer die Metadaten, die sie zu sehen erwarten.

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Video zeigt, wie Adaptive Metadata 2.0 funktioniert

Hier sind einige Beispiele, die zeigen, warum adaptive Metadaten sinnvoll sind:

Assets, die von anderen lizenziert wurden – Wenn Sie Inhalte lizenzieren, müssen Sie die Gültigkeitsdaten dieser Lizenzen sowie die von den Lizenzen vorgegebenen Nutzungs- und Verbreitungsbeschränkungen verfolgen und die Angaben zu Erweiterungen und Verlängerungen vorhalten. Da diese Informationen für intern erstellte Inhalte nicht relevant sind, wollen Sie nicht, dass diese Metadaten bei im Hause kreierten Inhalten erscheinen. Nutzer werden verwirrt, wenn sie Metadatenfelder sehen, die keinen Sinn ergeben, und sie laufen Gefahr, falsche Entscheidungen bei der Eingabe von Metadaten zu treffen.

Assets gleichen Typs, aber für verschiedene Zwecke – Nicht alle Bilder sind gleich, selbst, wenn sie im gleichen Dateiformat vorliegen. Ein Portrait eines Mitarbeiters etwa braucht keine Angaben zu einer Produktlinie oder zur Sprache. Benutzer sollten diese Informationen nicht sehen, wenn sie ein Portraitfoto betrachten – bei Produktfotos müssen sie aber in der Lage sein, solche Informationen einzugeben und zu bearbeiten. Und für ein internes Meeting erstellte Präsentationen sollten nie mit solchen verwechselt werden, die für die Nutzung durch den Vertrieb freigegeben sind.

Assets in unterschiedlichen Stadien ihres Lebenszyklusses – Assets, die sich noch in der Produktion befinden, erfordern andere Metadaten als solche, die schon genutzt werden oder solche, die bereits archiviert wurden. Termine, die Namen von Künstlern und Redakteuren, Gründe für verweigerte Freigaben und Designanweisungen sind nur einige der Angaben, die Sie vielleicht im Rahmen der Produktion benötigen, nicht aber danach. Auf der anderen Seite gibt es keinen Grund, warum Assets, die noch lange aktuell sind, Metadatenfelder für die Archivierung führen sollten.

Metadaten-Ebenen

Für die einfache Planung und Pflege von Schemata adaptiver Metadaten ermöglicht Picturepark Ihnen die Zuweisung (und Rücknahme) von Metadaten in vordefinierten Sets, den Asset-Klassen. Lassen Sie sich von dem technischen Begriff nicht abschrecken – es ist tatsächlich ganz einfach. Eine Asset-Klasse ist ein Set von Metadatenfeldern (und optional vorgegebenen Werten), die in irgendeiner Beziehung zueinander stehen, die für Ihr Unternehmen relevant ist.

Zum Beispiel können Sie für Assets, die in Zusammenhang mit einem Ihrer Mitarbeiter stehen, die folgenden Werte verfolgen:

  • Name des Mitarbeiters (Textfeld)
  • Funktion des Mitarbeiters (Textfeld)
  • Abteilung (Ausklappmenü)
  • Kenntnisse und Fähigkeiten (kontrolliertes Vokabular)

Der erste Schritt wäre, eine neue Asset-Klasse mit der Bezeichnung Mitarbeiter zu definieren, die jedes dieser Felder enthält.

Sie können diese Asset-Klasse allen digitalen Assets zuweisen, die in irgendeiner Weise in Bezug stehen mit einem bestimmten Mitarbeiter – Entwicklungsunterlagen, Portraits, Lebensläufe, Reports oder anderes. Auf diese Weise finden Sie immer schnell alle digitalen Assets mit Bezug auf einen Mitarbeiter – unabhängig von Inhalt, Format und Zweck. Und so finden Sie auch immer alle Materialien zu Ihrem CEO, wenn Sie diese etwa für eine Pressekonferenz benötigen. Außerdem sind diese Funktionen hilfreich, wenn Sie die Materialien eines Mitarbeiters archivieren wollen, der das Unternehmen verlassen hat.

Wenn Sie die Felder angelegt haben, die Sie für die Definition einer neuen Asset-Klasse benötigen, können Sie festlegen, welchen Nutzergruppen der Zugriff darauf möglich sein sollte. So können die Mitarbeiter der Personalabteilung die Felder Ihrer Asset-Klasse Mitarbeiter bearbeiten, während andere nur die Feldwerte sehen können. Für andere Nutzergruppen wie etwa freie Mitarbeiter wollen Sie die Werte sicher ganz verbergen.

Vorgabewerte und „intelligente“ Updates

Einer der Vorteile der Möglichkeit, digitalen Assets neue Metadaten-Ebenen zuzuweisen, liegt in den Vorgabewerten, die jedem Feld beigegeben werden können. Zum Beispiel wollen Sie statt einer generellen Asset-Klasse Mitarbeiter separate Asset-Klassen für jede Abteilung anzulegen. In diesem Fall könnte jede Klasse den Namen der Abteilung jeweils vorgeben.

Die Arbeit mit Vorgabewerten mag eine Standardfunktion sein, die Sie von jeder professionellen DAM-Software erwarten. Picturepark bietet Ihnen darüber hinaus eine intelligente Möglichkeit, Vorgabewerte, die Assets bereits zugewiesen sind, zu aktualisieren. Wenn Sie einen Vorgabewert ändern, der einem Feld einer Asset-Klasse zugewiesen ist, haben Sie drei Optionen:

  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen, lassen aber alle bestehenden Zuweisungen unverändert.
  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen und erzwingen ein Update aller vorhandenen Zuordnungen auf den neuen Wert.
  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen, lassen aber alle bisherigen Zuordnungen unverändert, die von einem Nutzer verändert wurden.

Die letzte Option ist diejenige, bei der die Intelligenz ins Spiel kommt. Wenn Ihre Vorgabewerte von einem Benutzer manuell bearbeitet wurden, möchten Sie diese Werte nicht überschreiben, wenn Sie einem Feld einen neuen Vorgabewert zuweisen. Picturepark ermöglicht Ihnen, dies zu vermeiden, und es geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihnen die von den Nutzern bearbeiteten Werte anzeigt. Damit können Sie bei Bedarf für jedes Asset eine fundierte Entscheidung treffen.

Umstellung von bestehenden Metadaten-Schemata auf adaptive Metadaten

Die Umstellung Ihres Picturepark-Systems von einem einzelnen statischen Metadaten-Schema auf ein Schema auf Basis adaptiver Metadaten ist einfach. Aber wie bei allen Entscheidungen in Sachen Metadaten-Schemata ist auch hier die Planung wichtig. Ein erster Schritt ist die Analyse Ihrer digitalen Assets aus einem der drei unten beschriebenen Blickwinkel.

Quelle – Betrachten Sie die unterschiedlichen Quellen, von denen Ihre digitalen Inhalte kommen – von Bildagenturen, freien Mitarbeitern, Ihrem Team und anderen. Dann überlegen Sie, wodurch sich diese Quellen unterscheiden – das können Lizenzen, Nutzungsbeschränkungen oder andere Aspekte sein. Diese Unterschiede definieren die Metadatenfelder, die Sie Ihrer Asset-Klasse Quelle hinzufügen.

Zweck – Einige digitale Assets mögen für die interne Planung und Entwicklung verwendet werden, andere für Werbung oder Kundenschulungen. Beachten Sie diese Unterscheidungen und denken Sie über die Metadaten nach, die Sie brauchen, um jede verwalten zu können.

Lebenszyklus – Betrachten Sie die verschiedenen Phasen des Lebenszyklusses Ihrer Inhalte und ermitteln Sie dann die Metadaten, die Sie brauchen, um jede Stufe zu abbilden zu können. Was müssen Sie über die in Produktion befindlichen Assets wissen? Welche Informationen benötigen Sie, bevor ein Asset für die Nutzung freigegeben werden kann? Woher wissen Sie, wann ein Asset archiviert werden kann?

Sie werden vielleicht daran denken, Asset-Klassen hinzuzufügen, um diese und viele andere Unterschiede fassbar zu machen. Es ist aber immer gut, klein und einfach zu beginnen. Dies ermöglicht Ihnen und Ihren Benutzern, zunächst einen besseren Eindruck zu bekommen, wie Sie adaptive Metadaten am besten nutzen können.

Sobald Sie sich Gedanken gemacht haben, wie Sie adaptive Metadaten in Ihrem Picturepark-System einführen können, sollten Sie das Picturepark-Serviceteam kontaktieren, um die angedachten Änderungen zu diskutieren. Das Einholen einer zweiten Meinung dazu, wie Sie diese neue Technologie nutzen können, ist eine gute Idee, bevor Sie umfassende strukturelle Änderungen an Ihrem DAM-System vornehmen. Und wenn Sie adaptive Metadaten zwar für sinnvoll halten, aber noch keine Vorstellung haben, wie Sie damit beginnen können – das Picturepark-Serviceteam kann Ihnen Tipps und Ratschläge geben.

Adaptive Metadaten sind eine Standardfunktion von Picturepark, und das System hebt sich damit klar von anderen DAMs ab. Wenn Sie sie schon haben,

Metadaten für mehrere Nutzergruppen

Eine weitere wichtige Anwendung adaptiver Metadaten ist, einzelnen Nutzergruppen ihre individuellen Metadaten-Schemata zu bieten. Wenn Sie etwa Picturepark einsetzen, um mehreren Kunden, Abteilungen oder Niederlassungen Metadaten-Services anzubieten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass jede Gruppe ihre eigenen Vorstellungen hat, welche Metadaten sie nutzen möchte. Adaptive Metadaten ermöglichen Ihnen, Metadaten-Schemata zu entwickeln, die perfekt den Anforderungen der einzelnen Nutzergruppen entsprechen.

Ohne adaptive Metadaten müssten Sie für jeden Kunden eine eigene Datenbank einsetzen, womit die katalogübergreifende Suche und das Metadaten-Management deutlich weniger komfortabel werden. Muss man den Benutzern tatsächlich abverlangen, dass sie wissen, welchen Katalog oder welche Datenbank sie öffnen müssen, um ein bestimmtes Asset zu finden? Die meisten arbeiten lieber mit einem einzigen Portal, über das sie alles finden, was sie benötigen. Das vereinfacht den Alltag der Nutzer und es reduziert die Komplexität der Benutzerrechte Ihres DAM-Systems. Wir werden uns in einem zukünftigen Beitrag ausführlicher mit adaptiven Metadaten für das Management mehrere Nutzergruppen befassen.