Structured Metadata Strategies for Cataloguing Interfaces

Wie können Sie Ihre digitalen Assets besser als nur mit „erzählenden Texten“ beschreiben? Der Digital Asset Management-Berater Ralph Windsor erklärt in dieser vierteiligen Serie von Gastbeiträgen die Vorteile strukturierter Metadaten.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4

Wenn es um die Katalogisierung von Dateien in einem Digital Asset Management-System geht, gibt es drei grundlegende Möglichkeiten der Konzeption der Benutzeroberfläche:

• Auswahl einer einzigen Angabe
• Auswahl mehrerer Angaben
• Freier Text

Diese bedeuten im Detail:

• Bei der Auswahl einer einzigen Angabe wird bei der Katalogisierung eine Option aus vielen gewählt. Drop-down-Menüs und Optionsfelder sind entsprechende Beispiele.
• Bei der Auswahl mehrerer Angaben werden vordefinierte Alternativen angeboten, aus denen mehr als eine Option ausgewählt werden kann – etwa eine Serie von Kontrollkästchen oder mehrere Tags aus einem kontrollierten Vokabular.

Freier Text bezieht sich auf „erzählende“ Texte und sollte nur für willkürliche Metadaten wie Beschreibungen, Bildunterschriften und ähnliches verwendet werden. Ist keine strukturierte Methode geeignet, dann ist freier Text die Lösung. Es handelt sich um ein nicht kontrolliertes Metadatenfeld – mit den Nachteilen, die in der ersten Folge dieser Serie von Artikeln über Strukturierte Metadaten – Vorteile und Vorgehen beschrieben wurden. Sehen Sie auch den Hybrid-Abschnitt weiter unten.

Das richtige Schnittstellen-Widget hilft den Nutzern, bessere Entscheidungen zu treffen und die Eingabe der Metadaten schneller zu erledigen. In diesem Bild werden Freitext-Felder für Namen und Titel angeboten. Ein Feld für die Eingabe einer strukturierten Angabe (Optionsfeld) ist für die Information zum Geschlecht vorgesehen. Ein Kontrollkästchen dient der Angabe, ob die Person eine Managementposition innehat. Damit die Benutzer mehrere Optionen für die Angabe der Region haben, wird ein Feld eingesetzt, dass die Eingabe mehrerer Begriffe aus einem kontrollierten Vokabular ermöglicht.

Die oben genannten Elemente sind „grundlegende Bausteine“ und werden seit vielen Jahren in DAM-Systemen aller Art angeboten. Der obigen Liste können Sie auch Datumsfelder hinzufügen. Das Spektrum der Arten, wie die Systeme diese handhaben, reicht vom Datum einfach als Textelement mit einer Datumsauswahl bis hin zu einem Datum, nach dem Sie Suchergebnisse filtern können.

Es gibt eine zusätzliche Klasse, die als „hybride Freitext/Auswahl“-Option für die Katalogisierung bezeichnet werden kann. Diese sind weniger gut definiert und können Elemente von zwei Kerntypen teilen. Das „Freitext“-Element kann genutzt werden, um entweder die schnellere Selektion (vor allem über mehrere Auswahlmöglichkeiten) zu ermöglichen oder um die Metadaten von Fall zu Fall ändern:

• Voreinstellungsfelder: Hier können Nutzer ein einzelnes Element selektieren und eine schnelle Änderung durchführen, die nur für dieses Asset gilt.
• Texterkennung: Ähnlich wie bei Vorgaben wird eine treffsichere Einschätzung der Eingaben präsentiert, die das System vom Benutzer erwartet.
• Automatische Vorschläge: Der Benutzer beginnt mit der Eingabe und das System zeigt auf Basis vordefinierter Tags automatisch Vorschläge an, aus denen ausgewählt werden kann, um Felder mit einzelnen oder mehreren Angaben auszufüllen.

Freitext mit mehreren Optionen: Ermöglicht den Benutzern, mehrere beliebige Angaben hinzuzufügen, jede mit einem eigenen Feld, um sie von den anderen zu trennen. Diese haben in der Regel jeweils ‘+’- oder ‘hinzufügen’-Buttons sowie eine Möglichkeit, die betreffende Angabe zu entfernen.

Felder mit Fähigkeiten der Texterkennung zeigen den Nutzern schon während der Texteingabe passende Begriffe. Wenn keine Vorschläge präsentiert werden, ist der jeweilige Begriff noch nicht im DAM hinterlegt.

Darüber hinaus gibt es manchmal eher obskure Feldtypen wie „Dateien“ oder „Anlagen“, über welche die katalogisierenden Mitarbeiter dem jeweiligen Asset eine beliebige Datei zuordnen können (etwa eine Lizenz für ein Bild oder ein Transkript für Video- oder Audiodateien). Diese Felder sind nicht kontrolliert, die Eingaben erfolgen als Metadaten im Freitext-Format.

Verschiedene DAM-Systeme erweitern die Möglichkeiten der Präsentation von Assets auf verschiedene Weisen und ermöglichen alle Strategien für die Eingabe von Metadaten – am Ende geht es aber immer um die drei Basisoptionen: eine, mehrere oder freie Angabe(n). Beim Entwurf einer Schnittstelle für die Katalogisierung werden Sie sich für jede Angabe von Metadaten zu Ihren Assets für eine dieser Optionen entscheiden müssen. Die Entscheidung, welche jeweils am besten geeignet ist, kann nur unter Berücksichtigung des Charakters der zu katalogisierenden Assets getroffen werden.

Die nächste Folge dieser Serie wird sich mit Strategien für strukturierte Metadaten in Suchmasken befassen.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4