Structured Metadata Analysis Techniques

Wie können Sie Ihre digitalen Assets besser als nur mit „erzählenden“ Texten auszeichnen? Der Digital Asset Management-Consultant Ralph Windsor erläutert in dieser vierteiligen Serie von Gastbeiträgen die Vorteile strukturierter Metadaten.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4

Ein Thema, das in Digital Asset Management-Kreisen kaum diskutiert wird, ist die Notwendigkeit, Assets jederzeit noch besser, einfacher und sicherer finden zu können – und das über die Funktionen, welche die bestehende DAM-Lösung eben bietet. Dieses Ziel können Sie nur über relevante Metadaten erreichen, die auf der Basis der Eigenschaften der Assets klare und präzise Suchergebnisse liefern.

Die grundlegenden Unterschiede der verschiedenen Typen von Metadaten

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Metadaten – solche auf Basis von frei einzugebenden Texten und solche auf Basis strukturierter Informationen. Erstere sind Felder wie Beschreibungen, Beschriftungen, Titel und mehr. Solche Daten können auch von Nicht-Experten einfach erfasst werden und können sehr aussagefähig sein, da sie in „natürlicher Sprache“ eingegeben werden und daher für alle verständlich sind.

Diese Methode hat aber auch Nachteile wie insbesondere:

• den Aufwand
• die Mehrdeutigkeit

Da jemand über jedes Asset einen Text schreiben muss, hat der „Katalogisierer“ das jeweilige Asset prüfen und textlich zu beschreiben. Der Zeitaufwand dafür ist etwa für Assets wie Videos beträchtlich, und auch bei Bildern besteht ein hohes Potenzial für Fehler und in die Irre führende Beschreibungen.

Für DAM News habe ich einen Artikel geschrieben über die effektive Katalogisierung von Assets auf Basis erzählender Beschreibungen. Der Artikel erläutert, dass das zwar konzeptionell einfach ist, aber einige Überlegung und Praxis erfordert, um zu guten Ergebnissen zu kommen. Für kleine Gruppen ausgewählter, hochwertiger Assets kann das sinnvoll und machbar sein. Wenn Sie aber viele Tausende von Assets katalogisieren müssen und in zeitlicher und personeller Hinsicht nur beschränkte Ressourcen zur Verfügung haben, dann ist eine vollständige, freitextliche Beschreibung eines jeden Assets purer Luxus.

In welcher Sprache Sie Ihre Assets auch immer katalogisieren – erzählende Begriffe wie Farben, Größen oder auch Standorte können fehlinterpretiert werden, wenn sie aus dem Zusammenhang gerissen werden. Aufgrund der Art der Freitextsuche wird dies fast zwangsläufig passieren, wenn die Nutzer willkürlich einige Suchbegriffe eingeben.

Ich möchte betonen, dass erzählende Beschreibungen trotzdem eine wirksame Methode für die Katalogisierung von Assets sind – die Aufgabe erfordert aber eben einige Erfahrung und kann bei hohen Volumina von Assets zudem teuer werden.

Freitextliche Beschreibungen sind für die Nutzer leicht verständlich, sie sind aber nicht immer die beste Option, wenn es um die Integrität der Metadaten oder die zielgerichtete Suche geht. Strukturierte Felder wie Dropdown-Menüs, Felder für die Eingabe von Begriffen aus kontrollierten Vokabularen oder für die Datumsangabe können die Eingabe von Metadaten und die Recherche deutlich einfacher und sicherer gestalten.

Mithilfe eines strukturierten Ansatzes können Sie klärende Angaben zu bestehenden textlichen Beschreibungen hinzufügen. Für Assets, denen noch überhaupt keine Metadaten zugewiesen wurden, können strukturierte Metadaten einige grundlegende Beschreibungen bereitstellen. Damit wird die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöht, dass die Assets im Rahmen von Suchanfragen gefunden werden können, auch wenn keinerlei andere beschreibenden Metadaten hinzugefügt wurden.

Strukturierte Metadaten ermöglichen die kontrollierte Eingabe von Metadaten sowohl für die Katalogisierung als auch für die Suche. Wenn beide im Einklang sind, werden ergebnislose Suchanfragen minimiert, da die katalogisierenden und die suchenden Mitarbeiter gemeinsame Sets von Begriffen nutzen – das wird als kontrolliertes Vokabular bezeichnet. Im Rahmen der Katalogisierung werden nur die Begriffe gezeigt, die für die zu katalogisierenden Assets relevant sind. Bei der Suche können Sie leichter die Termini erkennen, die Ergebnisse liefern werden und schnell einen Eindruck der Themen der Assets gewinnen, die in der Bibliothek enthalten sind.

Dieses Bild zeigt ein kontrolliertes Vokabular, das einem Metadatenfeld zugeordnet ist. Die automatische Worterkennung zeigt schnell entsprechende Werte an.

Gemeinsam genutzte strukturierte Metadaten im Digital Asset Management

Mit der Entscheidung, Ihre Metadaten-Strategie mit Methoden für die Vergabe strukturierter Metadaten zu ergänzen, müssen Sie auch überlegen, was Sie Ihren DAM-Nutzern anbieten.

Sehr viel hängt von dem verwendeten DAM-System und dessen Möglichkeiten ab. Sie gestalten die Benutzeroberfläche für zwei Gruppen von Nutzern: Katalogisierer und Suchende. Diese zwei Gruppen sind keineswegs klar getrennt – wer katalogisiert, sucht in der Regel auch. Betrachten wir jedoch die beiden Tätigkeiten als solche, so sollten diese getrennt behandelt werden.

Im nächsten Artikel dieser Serie werde ich einige allgemeine Optionen für die Katalogisierung und die Recherche beschreiben.

Weiterführende Literatur: Teil 1 | Teil 2 | Teil 3 | Teil 4