Are You Ready for Digital Asset Management?

Bevor Sie richtig mit der Planung Ihrer Digital Asset Management-Initiative beginnen, ist es wichtig, dass Sie sich über Ihre realistischen Anforderungen im Klaren sind. Die Vorteile von Digital Asset Management sind attraktiv für praktisch alle Organisationen – aber in einigen Fällen scheitern DAM-Initiativen, weil die Bedürfnisse und Erwartungen der jeweiligen Organisation nicht mit den Realitäten von DAM in Einklang zu bringen waren.

Regeln zählen am meisten

Unternehmen versuchen manchmal, einen Mangel an definierten Verfahrensweisen mit technischen Mitteln aufzufangen. Da Sie nicht erkannt haben, woran es wirklich fehlt, haben viele Organisationen ein Vermögen für Software-Lösungen ausgegeben, von denen sie erwartet haben, dass sie lösen, was nicht zu lösen ist.

Einen Mangel an Organisation kann keine DAM-Lösung für Sie auffangen. DAM-Software unterstützt Regelwerke, kann sie aber nicht definieren. In der Tat ist DAM-Software in der Regel so konfiguriert, bestehende Richtlinien abzubilden. Ohne Richtlinien, die beschreiben, wie Ihre Workflows funktionieren, kann Ihr DAM nicht mehr sein als eine digitale Version von manuellem Chaos.

Hier ist ein gutes Beispiel dafür, wie leicht ein Mangel an Organisation mit der Notwendigkeit einer technischen Lösung verwechselt werden kann. Wenn Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit der neuerlichen Erstellung vermeintlich verlorener Dateien verbringen, gehen Sie vielleicht davon aus, dass eine Software für das Dateimanagement die Lösung ist. Aber nicht auffindbare Dateien sind nicht immer verloren – sie befinden sich vielleicht auf dem Laptop eines Kollegen, der gerade auf Reisen ist. In diesem Moment sind sie für Sie aber so gut wie verloren.

Wenn die Richtlinien vorschreiben, dass alle abgeschlossenen Arbeiten auf einen zentralen Server kopiert werden müssen und der Kollege diese Anweisung befolgt hat, dann würden Sie die Dateien auch ohne eine DAM-Software finden.

In nahezu allen Fällen kann eine DAM-Software Abläufe optimieren, denen durchdachte Richtlinien zugrunde liegen. DAM kann aber, wenn überhaupt, nur in seltenen Fällen Workflows verbessern, für die keine oder keine praxisgerechten Richtlinien definiert sind.

Beurteilen Sie den aktuellen Stand der Dinge

Eine gute Übung, um die DAM-Anforderungen zu bewerten, ist die Dokumentation der Digital Asset Management-Prozesse und -Richtlinien, die Sie bereits eingeführt haben. Das muss kein offizielles Dokument sein – notieren Sie einfach, wie alles bislang funktioniert.

Ein Beispiel:

• Wenn die Dateinamen in Ihren Workflows von Bedeutung sind – wissen alle, wie Dateien zu benennen sind?
• Wissen alle, wo abgeschlossene Arbeiten abzulegen sind?
• Wie werden Nutzer informiert, wenn neue Dateien verfügbar werden?
• Was passiert, wenn eine Datei geändert wurde. Werden die Nutzer darüber informiert – und wer?
• Welche Dateiformate nutzen Sie für die Bilder auf Ihrer Website?
• Was ist Ihr bevorzugtes Format für die Archivierung? Legen Sie zum Beispiel Originalbilder im Photoshop- oder TIFF-Format ab – oder einem anderen?

Die Antworten auf einige oder alle dieser Fragen können Ihnen und Ihren Kollegen bekannt sein – aber nicht Ihrer DAM-Software oder den Personen, die diese implementieren. Bei der Umsetzung Ihrer DAM-Initiative werden Sie sich in Software einarbeiten und Externe trainieren bis zu einem Grad, den selbst die meisten Mitarbeiter nicht erleben. Praktisch kein Detail ist zu winzig, um in Ihrem Dokument nicht berücksichtigt zu werden (bitte beachten Sie, dass dies ein Dokument zu Prozessen ist, nicht zu Richtlinien. Seine Intention ist, das Wie zu dokumentieren, noch nicht das Warum).

Teilen Sie Ihr Prozess-Dokument mit anderen in Ihrer Organisation, um herauszufinden, ob alle es für korrekt und vollständig befinden. Wenn Personen mit dem Inhalt des Dokuments nicht einverstanden sind, weil sie Dinge anders erledigen, wissen Sie, dass Sie ein Problem haben, dass Sie lösen müssen.

Tun Sie Ihr Bestes, um Unterschiede in Einklang zu bringen, damit (fast) alle (nahezu) allem zustimmen.

Definieren Sie Ihre DAM-Vision

Der nächste Schritt ist, Ihr Prozess-Dokument um eine Beschreibung zu erweitern, wie die Dinge funktionieren sollten. Dieser wichtige Schritt lässt Sie und andere darüber nachdenken, wie das DAM-System Ihre bestehenden Workflows erweitern sollte, anstatt sie nur abzubilden.

Teilen und überarbeiten Sie den Entwurf, bis Sie eine Digital Asset Management-Vision haben, der alle folgen können.
Dieses Prozess-Dokument, das aktuelle und geplante Prozesse beschreibt, hat doppelten Wert:

• Es zwingt Sie förmlich zur Prüfung und Bewertung der aktuellen Situation. Das hilft Ihnen zu ermitteln, wo Schwächen liegen und erlaubt Ihnen, die Prioritäten hinsichtlich der Verbesserungen zu setzen.
• Es fordert Sie, sich vorzustellen, wie eine richtig konzipierte DAM-Lösung für Sie arbeiten wird. Dies hilft bei der

Abstimmung der Nutzererwartungen und fokussiert Sie auf Ihr Ziel. Dies wiederum lässt Sie einfacher die Software erkennen, die optimal für Ihre Zwecke ist.

Die Entwicklung dieses Dokuments bietet einen weiteren wichtigen Vorteil – sie hilft, Unterstützer und Gegner im Hinblick auf die Planung und Implementierung Ihrer DAM-Lösung zu erkennen. Ohne die Hilfe anderer werden Sie DAM in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich nicht einführen können. Das Team von Unterstützern wird eine wertvolle Ressource sein.
Ihr Prozess-Dokument wird wahrscheinlich auch die ersten Fragen Ihrer DAM-Berater beantworten. Es ist besser, diese Antworten jetzt zu haben, als sie erst zusammen mit einem Berater zu entwickeln, der jede Stunde abrechnet. Wenn Ihr Berater also fragt, warum etwas auf eine bestimmte Art erledigt wird, können Sie dies „aus der Hüfte“ beantworten.

Kennen Sie Ihre Grenzen

Ein letzter Schritt in der Beurteilung ist die Identifizierung und das Verständnis von staatlichen Regelungen oder im Unternehmen, die den Spielraum Ihrer DAM-Strategie und Ihre Optionen für Software und Speicherung betreffen können.
So schränken einige IT-Abteilungen die in ihrem Netzwerk zugelassenen Applikationen ein auf die von ihnen freigegebenen oder solche mit bestimmten Zertifizierungen.

Sie können auch Regelungen in Bezug auf den Ort der Speicherung Ihrer Daten unterworfen sein. In einigen Fällen ist es Organisationen untersagt, Cloud-basierte Systeme zu verwenden, die Daten im Ausland speichern. In anderen Fällen ist die Nutzung verteilter Systeme (Cloud) ganz verboten.

Umgekehrt favorisieren einige IT-Abteilungen das Out–sourcing vieler ihrer Systeme, so dass Sie vielleicht aufgefordert werden, sich für ein Cloud-basiertes DAM zu entscheiden.

Wenn die einzige Einschränkung in Sachen Cloud ist, dass die Daten auf Servern in Ihrem Land liegen, müssen Sie Anbieter von Cloud-basiertem DAM finden, die Rechenzentren in Ihrem Land betreiben. DAM-Anbieter sollten in der Lage und willens sein, Ihnen diese Informationen offenzulegen.

Ihre Informationstechnologie (IT)- oder Informationssystem (IS)-Abteilung sollte in der Lage sein, Ihnen alle Informatio¬nen über von ihr und/oder der Unternehmenspolitik aufer¬legten Beschränkungen zur Verfügung zu stellen.

Die gesetzlichen Vorschriften zu identifizieren und zu ver¬stehen kann komplex sein – es wäre gut, wenn Sie Zugriff auf einen in Unternehmensrecht erfahrenen Rechtsbeistand haben. Recherchen im Web werden Ihnen wichtige Informa¬tionen liefern, die Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Beachten Sie nicht nur aktuelle Regelungen, sondern versuchen Sie ein Gefühl dafür zu bekommen, ob mögliche zukünftige Änderungen für Sie relevant sein können – das Cloud DAM, für das Sie sich heute entscheiden, kann in einem Jahr rechtlich nicht mehr praktikabel sein.

Beispiele für Branchen, die von Regelungen hinsichtlich der Verarbeitung und Speicherung von Daten betroffen sein können, sind insbesondere:

• Gesundheitswesen
• Versicherungswesen
• Staatliche Stellen
• Forschungseinrichtungen
• Auftragnehmer im militärischen Bereich

Wenn Sie mit Anbietern Cloud-basierter DAM-Lösungen sprechen, sollten Sie die folgenden Fragen stellen:

• Haben Sie eine lokal installierbare Version der Software, auf die ich wechseln kann, wenn ich dies will oder muss?
• Wo sind Ihre Rechenzentren angesiedelt und wer ist mit deren Management betraut?
• Sind die Daten verschlüsselt, wenn sie gespeichert und/oder transferiert werden?
• Werden dedizierte Speichermedien und/oder Daten–banken verwendet?
• Bieten Sie Cloud-Optionen an, die in meiner Region gehostet und von kompetenten Profis verwaltet werden?
• Traten mit Ihrer Lösung oder in Ihren Rechenzentren bereits Sicherheitsprobleme auf?

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Picturepark E-Book „Die 7 Schritte der Einführung von Digital Asset Management“ »