Anforderungen

Die wesentlichen digitalen Assets liegen in den Formaten Microsoft Word und PDF vor, dazu Videos sowie Bilder und Logos.

Nur wenige Anwender sollen Assets in das System hochladen und die dazugehörigen Metadaten ändern können. Namensbezogene Konten müssen aber für eine unbegrenzte Zahl von Investoren und Journalisten zur Verfügung stehen.

Die Benutzer müssen auf einfache Weise festlegen können, ob ein bestimmtes Asset ausschließlich mit Investoren, der Presse oder der Öffentlichkeit geteilt werden soll. Da das Unternehmen börsennotiert ist und das System auch für die Verbreitung von Finanzberichten und anderen börsenrelevanten Materialien genutzt werden soll, muss es möglich sein, den Zeitpunkt der Verbreitung auf die Minute genau vorzugeben.

Alle digitalen Assets aus dem System müssen den Zielgruppen über ein attraktives, im Corporate Design des Unternehmens gehaltenes Portal präsentiert werden. Dieses Portal muss die Metadaten übersichtlich zeigen und den Download der Dateien ohne jedes Training ermöglichen. Die Benutzer müssen Seite für Seite in Vorschauen blättern und Videos ansehen können.

Pressemappen werden als vordefinierte Sammlung von Assets zusammengestellt. Die Pressemappe muss über eine stets aktuelle, zeitlich nicht begrenzte URL zugänglich sein, die einfach publiziert werden kann. Benutzer müssen jederzeit in der Lage sein, der Pressemappe Dateien hinzuzufügen oder sie daraus zu entfernen. Wenn in der Mappe enthaltene Dateien durch überarbeitete Versionen ersetzt werden, muss die Sammlung immer auch die aktuellen Versionen verlinken.

Die den Teammitgliedern zugänglichen Statistiken müssen informieren, wer wann was heruntergeladen hat. Es muss einfach möglich sein, die Statistiken in Excel zu übernehmen, um sie in Reports zu verwenden.

Investoren und Journalisten müssen über das Web einen Zugang beantragen können. Dabei müssen sie angeben, ob sie Investor oder Journalist sind. Alle Anträge müssen vor der Aktivierung geprüft werden können, und die Antragsteller müssen automatisch benachrichtigt werden, wenn ihnen der Zugang gewährt wird.

Ein eingeschränkter öffentlicher Zugang muss möglich sein. Besucher dürfen z. B. nur Werbe- und Marketingmaterialien ansehen, die nicht als für Investoren und Presse bestimmt markiert sind. Und sie dürfen keinen Zugang zu börsenrelevanten Dokumenten haben. Der Download aller Assets muss unterbunden sein, aber Besucher müssen den Download anfordern können. Das DAM-System muss diese Anträge an die dafür verantwortliche Person übermitteln. Gleichgültig, ob der Download genehmigt oder verwehrt wird, die anfordernden Nutzer müssen entsprechend informiert werden.

Zukünftiger Ausbau

Das Kommunikationsteam möchte Social Media-Plattformen nutzen, um freigegebene Werbematerialien breiter zu distribuieren.