SWA nutzte nahezu 20 Jahre ein anderes Digital Asset Management-System (DAM), bevor das Team auf Picturepark wechselte. Das alte DAM-System konnte mit den steigenden Anforderungen nicht mehr Schritt halten – eine robustere und flexiblere Lösung musste her.
SWA verfügt über sechs Büros in den USA, sowie Niederlassungen in Shanghai und den Vereinten Arabischen Emiraten.
Die DAM-Anforderungen von SWA beinhalten:
- Moderner Metadatenansatz, der es dem Unternehmen ermöglicht, Inhalte entsprechend den Anforderungen zu organisieren
- Offene Systemarchitektur, über die das DAM mit SharePoint und anderen Business-Systemen integriert werden kann
- Offener Datenbankstandard, so dass Metadaten nie im System „eingesperrt“ sind
- Horizontale Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit des lokal installierten Systems, so dass steigende Nutzung nicht zu verminderter Zuverlässigkeit führt
Die Herausforderung
Im Jahre 1994 migrierte Tom Fox, Principal Photographer und Director of Media Services von SWA, sein Unternehmen von einer filmbasierten in eine digitale Bibliothek.
„Wir haben uns ursprünglich für Canto Cumulus entschieden, das zu dem Zeitpunkt die beste Lösung war“, erinnert er sich.
Als aber die Taxonomie- und Metadaten-Schemas immer komplexer wurden, zeigte sich, dass das Team zu viel Zeit damit verbrachte, Cumulus dazu zu bringen, das zu tun, was benötigt wurde.
„Unser DAM muss uns ermöglichen, eine Taxonomie zu pflegen, welche die komplexe und sich wandelnde Terminologie der Landschaftsarchitektur abbilden kann“, erläutert Fox, ein SWA-Veteran mit über 30 Jahren Erfahrung.
„Es ist ganz einfach – Picturepark handhabt komplexe Taxonomien wie die unseren viel besser als Cumulus.”
Die Lösung
Um nicht nochmals in ein DAM-System zu investieren, das nicht mit den Anforderungen mitwächst, ließ sich SWA von Deb Hunt beraten. Die Informationsexpertin unterstützte SWA bei der Bedarfsanalyse, in deren Rahmen das Pflichtenheft für das neue System definiert wurde. Letztendlich empfahl sie Picturepark und SWA stimmte zu.
„Wir haben dieses Projekt gestartet im Wissen, dass wir es richtig, nicht schnell machen wollten“, sagt Mark Schumacher, Information Management Specialist bei SWA. „Wir mussten es dieses Mal richtig hinbekommen.“
Schumacher erinnert sich, dass die „Shortlist“ in Frage kommender DAM-Systeme ihrem Namen alle Ehre machte – nur Picturepark und ein System mit dem Namen OpenAsset boten die strukturellen Vorteile, die SWA in einem lokal installierten System benötigte.
Die Entscheidung fiel schließlich auf Picturepark, da es viel mehr Dateitypen sowie Adaptive Metadaten unterstützte, womit SWA die benötigen Taxonomie- und Metadatenschemas anlegen konnte. Außerdem konnte SWA eine eigene Benutzeroberfläche definieren, die nur die Funktionen anbietet, welche von den meisten Benutzern benötigt werden.
„Uns gefiel auch, dass Picturepark in lokaler Installation oder in einer Hybrid-Cloud betrieben werden kann“, sagt Schumacher. „Picturepark war das einzige DAM, das all die Vorteile von Cloud-Computing auch on-site zur Verfügung stellt. Das kam bei unserem IT-Team sehr gut an.“
Herausforderung bei Datenmigration
Beschränkungen im Metadaten-Management des früheren DAMs zwangen SWA mehr als einmal, das Management seiner digitalen Assets neu zu strukturieren. Somit wurden Picturepark und sein Partner Modula4 im Rahmen der Migration mit inkonsistenten Daten konfrontiert, die zu Datenverlusten führen könnten, wenn sie nicht optimal gehandhabt werden.
„Wir wussten, dass wir in Sachen Datenmigration ein ‘Problemkind’ sein würden, da wir unsere Datenstrukturen im Laufe der Jahre oft verändert hatten“, gibt Schumacher zu.
Bei Vorliegen konsistenter Datenstrukturen können Skripte für die Ausführung von Konvertierungen geschrieben werden – damit kann die Datenmigration praktisch per Knopfdruck ausgeführt werden. Im Falle von SWA mussten die Metadaten jedoch nach Zugangsjahr der Assets sortiert werden, um den vielfältigen Datenstrukturen Herr zu werden.
„Picturepark [das Unternehmen] hatte sehr viel Geduld mit uns“, sagt
Schumacher. „Sie passten ihre Skripte nach Bedarf an, damit sie wie
gewünscht funktionierten, und sie trugen Sorge für die Validierung der
importierten Daten.“
Das neue DAM entdecken
Nachdem die Daten in Picturepark vorlagen, mussten Schumacher und SWA-Fotograf Bill Tatham die von Cumulus gewohnten Arbeitsweisen ablegen und sich die Möglichkeiten von Picturepark erschließen.
Aber es war nicht alles Glückseligkeit.
„Das Schwierigste an dieser Umstellung war der Wechsel auf eine browser-basierte Oberfläche“, erläutert Tatham. „Picturepark war für die web-basierte Bereitstellung ausgelegt, damit ist die Oberfläche nicht für die gleichzeitige Arbeit in mehreren Fenstern ausgelegt. Das war zwar initial etwas gewöhnungsbedürftig, aber nicht wirklich schwierig.”
Ein weiterer Unterschied, der etwas Umdenken erforderte, war die Möglichkeit, mehrere Taxonomien in einem System zu haben. Dies war ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für Picturepark, bedeutete aber, dass das Unternehmen das Management seiner Assets noch einmal neu strukturieren musste – mit dem Unterschied, dass SWA endlich in der Lage war, die Dinge in der für das Team optimalen Weise zu tun.
„Die Taxonomie, die wir jetzt einsetzen, ist viel nützlicher und flexibler als die, die wir mit Canto hatten“, sagt Tatham.
„Mit Cumulus bestand die Gefahr von [Metadaten] Fehlern, die wir nicht einmal bemerkten. Das ist mit Picturepark ausgeschlossen.“
Die von Picturepark gebotenen Funktionen für die Beobachtung der Nutzung des DAMs sowie statistische Reports halfen SWA, sich mit dem System vertraut zu machen.
„Picturepark bietet viel mehr Reporting-Funktionen als wir gewohnt waren“, sagt Tatham. „Damit wissen wir genau, wie das System genutzt wird, was vorher nicht möglich war.“
Fox hebt die Stabilität der Picturepark-Datenbank hervor.
„Picturepark ist in Sachen Zuverlässigkeit ein Fels in der Brandung“, sagt er. „Wir haben keine Abstürze oder Unterbrechungen. Das System ist ohne Ausfallzeiten für unsere Nutzer konstant leistungsfähig.“
Auch die SWA-Mitarbeiter haben Picturepark gut angenommen. Unternehmensweite Umfragen zeigen die Zufriedenheit mit der einfachen Bedienung und der Organisation der neuen digitalen Bibliothek. Die Nutzer finden schnell, was sie benötigen und wissen zu schätzen, dass die auf Basis der Picturepark Port-Technologie angepasste Oberfläche nur die Funktionen anbietet, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Schumacher fasst die Erfahrungen zusammen:
„Der Übergang war den Umständen entsprechend reibungslos – besser, als wir erwartet hatten. Für die Nutzer war es nie einfacher, benötigte Assets zu finden.“
Ziele und Pläne
SWA wollte das DAM mit ihrem neuen SharePoint-basierten Intranet integrieren. Tatsächlich war dies eine der Überlegungen, die das Schicksal von Cumulus im Unternehmen besiegelten.
„Wir dachten, wie kann dieses tradierte System mit dieser neuen, modernen Kommunikationsplattform zusammengehen?“, sagt Tatham.
Picturepark basiert auf der gleichen .NET-Infrastruktur wie SharePoint und anderen bei SWA eingesetzten Business-Systemen und war daher eine logische Wahl.
Das Unternehmen plant auch, in Picturepark individuelle Taxonomie-Kanäle etwa für das Marketingteam anzulegen, über die Inhalte wie Videos und Dokumente einfacher geteilt werden können. Geplant ist auch ein eigener Kanal für die unternehmensweite Fortbildung.
Auf Basis des Picturepark Asset Connector Frameworks wird SWA Such- und Auswahlfunktionen von Picturepark auch in andere Business-Systeme integrieren.
„Unser oberstes Ziel für unser neues DAM-System war Zukunftssicherheit,“ erläutert Schumacher. „Sollten wir irgendwann einmal an einen Wechsel denken, wollen wir unsere Assets und Daten übernehmen können – und dann Mal bitte einfach! Aber wie es aussieht, werden wir eher tiefer in Picturepark einsteigen, an einen Ausstieg ist nicht gedacht. Wir sind sehr glücklich mit unserer Entscheidung.“
Picturepark bietet SWA einen zentralen Speicher für digitale Assets, der nützlich ist für die gemeinsame Entscheidungsfindung und die kreative Inspiration. Außerdem ist er ein historisches Archiv der Projekte des Unternehmens.
