Mit mehr als 30 Standorten in Arizona bietet die Northern Arizona University (NAU) hochwertige Bildungsmöglichkeiten, die praktisch von allen Bürgern in Anspruch genommen werden können. Um die Angebote bekannt zu machen, setzt die Universität auf lokale Werbung speziell in Printmedien.
Die Herausforerung
Der Versand druckfertiger Dateien von Flaggstaff, dem Hauptsitz der Universität, an die anderen Standorte im Staat war eine Herausforderung. Kuriere waren teuer, langsam und nicht im Einklang mit der „grünen Philosophie“ der Universität. E-Mail und andere Online-Optionen wurden evaluiert, haben sich aber als nicht verlässlich erwiesen und ermöglichten nicht die Bestätigung des Empfangs.
Die Losung
Nach der Implementierung der Digital Asset Management-Software Picturepark konnte die NAU die Bestände ihrer digitalen Assets besser verwalten und die Assets jederzeit von und zu jedem Standort versenden. Korrekte Anzeigen wurden bei Bedarf versandt, wichtige Forschungsergebnisse waren leicht zu finden und der Marketing-Koordinator der NAU, Heath Norton, konnte endlich aufatmen.
“Früher habe ich Stunden mit der Suche nach Dateien für Kollegen verschwendet. Oder mit dem Versuch, große Dateien an andere Standorte zu versenden“, sagt Heath Norton. „Mit Picturepark finde ich jede Datei
Heath Norton, Marketing Coordinator
und kann sie in maximal einer Minute überall hin versenden.”
Filesharing mit Beweiskraft
Norton vertraut auf die Asset-Mailing-Funktion in Picturepark, um Anzeigen an Newsweek, The Arizona Republic und andere Medien zu senden, in denen die NAU wirbt. Durch die Angabe von Ablaufdaten der Links weiß Norton, dass ältere Inhalte nicht fälschlicherweise wieder verwendet werden. Er kann zudem die Download-Statistiken prüfen, um zu sehen, wer wann welche Datei heruntergeladen hat.
„Wir haben Dateien früher per E-Mail versendet. Wenn diese aber nicht ankamen, haben wir das erst erfahren, wenn es zu spät war. Jetzt wissen wir, wann die Unterlagen ausgeliefert wurden und können das nachweisen.“
Warum Picturepark Die Beste Losung ist
Norton evaluierte 15 DAM-Systeme, bevor er sich für Picturepark entschied.
„Wir haben uns für Picturepark entschieden, weil es in so vielen Aspekten einfach die beste Lösung war“, sagt er. „Es ist einfach zu bedienen und es hat alle Funktionen, die wir benötigen. Es ist optimal mit InDesign und Microsoft Office integriert, die Kosten bewegten sich im Rahmen unseres Budgets und die Unterstützung, die wir schon vor dem Kauf bekamen, war wirklich fantastisch.“
Laut Norton fehlte den anderen getesteten DAM-Systemen schon die Standardfunktionalität von Picturepark. Wenn eine fehlende Funktion über einen Zusatz oder individuelle Entwicklung hinzugefügt werden konnte, überstiegen die Gesamtkosten des jeweiligen Systems das Budget.
“Some DAM vendors claim their software can do anything. What they don’t tell you is that ‘anything’ means you’ll need a software development team of your own. With Picturepark, everything we needed was built in.”
Heath Norton, Marketing Coordinator
For the Love of IT
Before making his final choice, Norton approached the university’s IT department for its advice and blessing.
“Our IT department is very particular about what they allow on our network,” he said. “They instantly rejected DAMs that were based on proprietary databases because we’ve been burnt by that before. They also said no to desktop-installed software because that would be too much to manage across 30 remote campuses.”
Picturepark’s built-in support for failover, load balancing and computer clustering we’re appreciated by NAU IT. But the Picturepark SQL Server backend sealed the deal for them.
“Einige DAM-Anbieter behaupten, ihre Software kann schlichtweg alles. Was sie nicht sagen, ist, dass “alles” bedeutet, dass man ein eigenes Entwicklungsteam braucht. Picturepark hingegen bietet “out-of-the-box” alles, was wir brauchen.”
Heath Norton, Marketing Coordinator
Der Liebling der IT
Vor seiner endgültigen Entscheidung konsultierte Norton die IT-Abteilung der Universität.
„Unsere IT-Abteilung ist sehr restriktiv, was in unserem Netzwerk erlaubt ist und was nicht“, erläutert Norton. „DAM-Systeme, die auf einer proprietären Datenbank basieren, hatten keine Chance, weil das IT-Team damit schon schlechte Erfahrungen gemacht hatte. Das galt auch für Systeme, welche die Installation einer Desktop-Software erforderten – der Administrationsaufwand wäre bei 30 entfernten Standorten einfach zu hoch.“
Die IT-Abteilung der NAU schätzte die in Picturepark bereits integrierten Funktionen für Ausfallsicherheit, Load Balancing und Computer-Clustering – schlussendlich überzeugt hat aber das SQL Server-Backend von Picturepark.
“Picturepark war nicht nur die beste Lösung für unsere Nutzer und unser Budget, sondern erwies sich auch als die beste Lösung für unsere IT. Picturepark ist einfach genial. Es gab noch nie Probleme damit, und es läuft immer optimal.”
Heath Norton, Marketing Coordinator
Arguemente fur Digital Asset Management
Für Heath Norton von der Northern Arizona University war es klar, dass sein Arbeitgeber ein DAM-System brauchte: Dateien gingen verloren, Zeit wurde verschwendet – und das Problem wurde immer schlimmer.
„DVDs brennen und per Kurier verschicken – alle waren sich einig, dass dies die schlechteste Möglichkeit ist, Dateien zu senden“, sagt Norton. „Unser erster Lösungsansatz war ein Webserver. Aber damit waren wir gezwungen, diese wirklich langen URLs per E-Mail zu versenden, was oft Probleme verursachte. Und es war umständlich, die Dateien auf den Server zu verschieben.“
Erschwerend kam hinzu, dass Web-URLs nicht geschützt sind, sodass die Dateien von Google indiziert werden und unkontrolliert genutzt werden konnten.
„Als zentrale Anlaufstelle für das Corporate Design-Material der Universität sehe ich viele dieser – sagen wir einmal “sonderbaren” – Ideen, wie unsere Logos und anderen Dateien verwendet werden. Jetzt kann ich die Picturepark-Links per Passwort schützen oder zeitlich befristen. Damit muss ich mir keine Sorgen machen, dass die falschen Personen Zugriff auf das Material haben.“
Der Einsatz eines Dateiservers für DAM half der Universität auch nicht bei der Verwaltung und Recherche ihrer digitalen Assets. Die Ergebnisse kostspieliger Untersuchungen gingen oft verloren, lange bevor sie umfänglich genutzt werden konnten. Das galt auch für die Originale von bis zu 15.000 Dollar teuren Fotos.
„Das Problem bei der Verwendung eines Dateiservers als zentralen Speicher ist, dass jeder seine eigenen Vorlieben für die Benennung von Dateien hat und eigene Vorstellungen, wo sie abzulegen seien. Und es gibt keine Vorschauen, sodass alles heruntergeladen werden musste, um zu sehen, was die Dateien enthalten.“
Eine Fraktion fur SharePoint
Schließlich konnte Norton seine Kollegen überzeugen, dass der Dateiserver keine Lösung war und ein neues System benötigt wurde. Während Norton von DAM überzeugt war, votierten andere für SharePoint.
„SharePoint war bereits an der NAU im Einsatz. So gab es eine Fraktion, die es auch für DAM nutzen wollte“, sagt Norton. „Das Problem war, dass wir vorrangig Macs verwenden, und SharePoint einfach nicht verlässlich mit unseren Macs arbeitete. Die Berechtigungen für versandte Dateien wurden immer wieder verändert, sodass wir die Dateien neu schicken mussten. Und weil das ein zufälliges Phänomen war, konnten wir nie sagen, ob es funktionieren würde oder nicht.“
Cloud vs. Lokal
Die Entscheidung, ob das DAM-System lokal installiert oder in der Cloud genutzt werden sollte, fiel Norton leicht.
“Es war eine Frage der Kosten. Wir hatten zu dem Zeitpunkt genug Budget, die lokalen Lizenzen zu bezahlten, aber ich war nicht sicher, ob wir die fortlaufenden Mittel haben würden, um ein Cloud-basiertes System zu finanzieren.”
Heath Norton, Marketing Coordinator
Norton sagt auch, er wollte sich nicht entscheiden müssen, welche Dateien dem DAM-System hinzugefügt werden konnten – schließlich werden Cloud-basierte DAM-Systeme zumindest teilweise auf Basis des genutzten Speicherplatzes berechnet.
Aufgrund dieser Bedenken schieden alle ausschließlich in der Cloud nutzbaren DAM-Systeme aus. Und obwohl Norton Picturepark lokal installieren wollte, schätzte er die Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt in die Cloud wechseln zu können – auch wenn es gegebenenfalls nur im Hybrid-Modell als Ergänzung zur Installation vor Ort sei.
„Picturepark war definitiv das einzige DAM-System, das ich auf beide Arten nutzen konnte. Ich sehe derzeit zwar nicht, dass wir in absehbarer Zeit in die Cloud wechseln werden, aber man kann nie wissen.“
