Die über ein Jahrhundert währende Geschichte von Belden ist geprägt von stetigem Wachstum. Das US-amerikanische Unternehmen hat sich zu einem international tätigen Anbieter von Lösungen für die Datenübertragung in Industrie, Unternehmen und dem Broadcast-Bereich entwickelt.
Mit der Übernahme von nahezu einem Dutzend etablierter Marken – inklusive der legendären Unternehmen Grass Valley und Hirschmann – verfügt Belden nun über Produktionsstätten in Nord- und Südamerika, Europa und Asien. Die dividendenstarke Aktie des Unternehmens (NYSE:BDC) hat sich in den letzten zehn Jahren um mehr als 350 Prozent gesteigert.
Die Herausforderung
Die Einführung von Digital Asset Management in einem einzigen Unternehmen kann schon Herausforderung genug sein – aber Belden musste seine Dateibestände ordnen und gleichzeitig andere Marken integrieren.
„Wir kamen an den Punkt, an dem unsere Agenturen uns mehr als 1.000 Dollar in Rechnung stellten nur dafür, dass sie uns unsere eigenen Dateien bereitstellten“, erläutert Eric Ehlers, Director of Corporate Marketing and Marketing Information Systems bei Belden.
Die Notwendigkeit eines DAMs und entsprechender Richtlinien für dessen Management war klar, so Ehlers. Er musste nur das für die weltweite Präsenz des Unternehmens und deren Ausbau richtige System auswählen. Glücklicherweise musste Belden bei dieser Suche nicht ganz von vorn anfangen.
Der Markenkatalog von Belden beinhaltet unzählige Produkte. Durch das zentrale Management aller Bilder in Picturepark haben die Mitarbeiter des Unternehmens sowie andere Business-Systeme immer Zugriff auf das, was sie brauchen.
Die Lösung
Hirschmann, die Marke von Belden in Deutschland, nutzte Picturepark bereits seit Jahren. Dies ermöglichte der Zentrale in den Vereinigten Staaten, Picturepark als Kandidaten für die weltweite Implementierung zu testen.
„Wir haben das Picturepark-System von Hirschmann über einige Jahre getestet, als wir es europaweit einführten“, erläutert Ehlers weiter. „Während dieser Zeit konnten wir die besten Vorgehensweisen für die weltweite Implementierung bestimmen“.
Picturepark war nicht die einzige Option, die Belden in Betracht zog. Immerhin hatte das Unternehmen die Ressourcen, um jedes System zu wählen. Aber die Tests des Picturepark-Systems bei Hirschmann überzeugten Ehlers.
„Wir befanden Picturepark als die geeignete Lösung und beschlossen, es weltweit zu implementieren.“
Belden ist seit Jahrzehnten ein gefeiertes Mitglied des New York Stock Exchange. Die Investoren wurden mit vier Aktiensplits belohnt, und der Aktienkurs des Unternehmens stieg seit dem Börsengang um 1.300 Prozent.
Governance steht an erster Stelle
Anders als die Assets bei Hirschmann waren die digitalen Assets bei Belden auf verschiedenen lokalen Dateiservern, Festplatten und, wie erwähnt, auf den Servern der Agenturen des Unternehmens abgelegt.
„Es war ein Sammelsurium von Speicherplätzen“, gibt Ehlers zu. „Wir hatten keine unternehmensweite Strategie für das Management unserer digitalen Assets.“
Und während es verlockend war, einfach nur Picturepark im gesamten Unternehmen zu implementieren, wusste Ehlers, was mit „Müll rein, Müll raus“ gemeint ist.
„Ein Werkzeug wie Picturepark kann nur so gut sein wie die Planung und in dem Maße, wie die Dinge bis zu Ende gedacht werden“, kommentiert Ehlers.
Teil der Workflow-Herausforderung war, dass das Team von Ehlers in den Vereinigten Staaten Entscheidungen für die Nutzer in der ganzen Welt traf, die viele verschiedene Sprachen sprechen. Während das US-Team das Produktportfolio von Belden natürlich sehr gut kannte, gab es viele neu übernommene Produktlinien und -familien, die es bei der Implementierung des globalen Systems zu berücksichtigen galt – schließlich musste das System bei den über 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens in über 30 Ländern Akzeptanz finden.
„Wir entwickelten eine weltweite Taxonomie und Vorgaben für die Benennung von Dateien – aber das ist mehr von Interesse für die Mitarbeiter, die Inhalte kreieren und hochladen. Wir mussten auch darüber nachdenken, was die Nutzer brauchen und wie sie erwarten, Dateien finden zu können.“
Das Team von Ehlers entschied sich gegen eine dateibasierte Struktur und legte den Schwerpunkt auf die Suchfunktionen als wichtigsten Weg, um Inhalte im System zu finden.
„Wenn die Nutzer beginnen, sich auf die Suche zu verlassen, wenn sie Dinge finden wollen, mussten wir sicherstellen, dass unsere Richtlinien für die Benennung und die Auszeichnung von Dateien klar waren und konsequent eingehalten werden.“
Belden produziert in seinem eigenen Studio jedes Jahr unzählige Werbe- und Trainingsvideos.
Rechte der „Uploader“
Zu den wichtigsten Kontrollen, die Belden einführte, war die Festlegung der Personen, die Dateien hochladen und auszeichnen konnten.
„Personen, die Dateien hochladen können, haben Zugriff auf bestimmte Bereiche von Picturepark, wo sie diese ablegen können“, erläutert Ehlers. „Sobald sie Tags zugewiesen haben, können sie festlegen, wer die jeweiligen Assets sehen kann.“
Interessant am Ansatz von Belden ist, dass die Richtlinien nicht weiter gehen.
„Man kann nicht alle Eventualitäten vorhersehen“, sagt Ehlers. „Ab einem gewissen Punkt muss man sich einfach auf eine Art Selbstverwaltung verlassen, um das System überschaubar zu halten.
Für Belden bedeutet dies, dass sichergestellt werden muss, dass die „Uploader“ ein gutes Gefühl dafür haben, wie Dinge erledigt werden sollen – aber das Unternehmen verzichtet bewusst darauf, die DAM-Richtlinien so drakonisch zu gestalten, dass das System für die Nutzer unkomfortabel wird oder sie davor zurückschrecken.
„Menschen finden immer Wege, das zu vermeiden, was ihnen nicht sinnvoll erscheint. Unser Ziel war es, Picturepark so aufzusetzen, dass es immer für alle funktioniert.“
Unter den von Belden bedienten vertikalen Märkten sind Sportstätten, Broadcast-Studios, Service-Provider, Daten-Hoster, das Gesundheitswesen, der Finanzbereich, die öffentliche Hand sowie die Automobil-, Energie-, Bergbau- und Transportbranche.
Priorisierung ist eine schwierige Entscheidung
Selbst nach der Entscheidung für ein DAM, der Umsetzung aller Richtlinien und allen Trainings stand das Team von Ehlers vor einer schwierigen Entscheidung: Wo soll man anfangen, wenn man Inhalte aus Jahrzehnten in das DAM übernehmen muss?
„Beim Upload zehntausender Assets ist es nicht mehr möglich, jedes Asset manuell richtig auszuzeichnen“, sagt Ehlers. „Daher haben wir viele Inhalte in Picturepark, die nicht vollständig mit Metadaten ausgezeichnet sind – immerhin besser, als sie überhaupt nicht im DAM zu haben.“
Dies ist ein weiterer Bereich, in dem das Unternehmen auf „die Güte der Selbstverwaltung“ vertraut.
„Berechtigte Nutzer sind aufgefordert, Tags und andere relevante Metadaten hinzuzufügen, wenn ihnen noch Lücken auffallen“, sagt Ehlers. „Durch die Anreicherung älterer Inhalte während des Betriebes wird das System im Laufe der Zeit immer besser.“
Ehlers erläutert, dass es wichtig ist, die Balance zu finden zwischen dem für neuere Inhalte getriebenen Aufwand und dem, der nötig ist, um ältere Inhalte in Bezug auf Metadaten zu optimieren.
„Würden wir die neuen Inhalte nicht priorisieren würden, hätten wir ein DAM, das im Hinblick auf die Vollständigkeit der Metadaten konsistent wäre, aber es würde Jahre dauern, bis es in jeder Hinsicht nützlich wäre.“
„Picturepark ist eine Bibliothek für uns. Auch Bibliotheken müssen alte Inhalte aufrufen und entscheiden, ob sie nicht ins hinterste Archiv gehen sollten.“
Das Team nutzt die Statistikfunktionen von Picturepark, um Assets zu identifizieren, die Metadaten benötigen.
„Assets, die nie heruntergeladen werden, mögen wegen ihrer Metadaten für suchende Nutzer unsichtbar sein“, erläutert Ehlers. „Wir können solche Fälle in den Statistiken sehen und so erkennen, welche Assets überprüft werden müssen.“
Broadcast-Hardware von Grass Valley erfreut sich seit mehr als 50 Jahren höchster Akzeptanz in der Branche. Grass Valley wurde im Jahre 2014 Teil der Belden-Familie.
Der Wert von Picturepark
Im Laufe der Jahre wurde Picturepark so tief in die Web-Aktivitäten von Belden integriert, dass es schwerfällt, auf einen einzigen Punkt zu zeigen als den, an dem das System zu sehen ist.
Es war immer die Absicht von Ehlers, die Nutzung von Picturepark in jedem Bereich möglich zu machen.
„Wir haben 32 Websites unter mehreren Plattformen und CMS-Systemen. Unser Ziel ist es, alle in ein einziges System zu integrieren, das vom DAM gespeist wird“, fügt Ehlers hinzu.
In der Zwischenzeit wird Picturepark genutzt, um mehrsprachige Seiten für Websites bereitzustellen, die Vertriebs- und andere Teams nutzen für den direkten Zugriff ohne Log-in.
„Wir haben Webseiten für Präsentationen und weitere Vorlagen. Alle kennen den URL der Seite, sodass sie immer die neuesten Versionen herunterladen können – ohne dass sie suchen müssen.“
„Der Vorteil für mich ist, dass ich Dateien nicht erst in Picturepark hochladen und dann die Websites aktualisieren muss – es ist alles integriert. Ich lade in Picturepark hoch und alles ist erledigt.“
Verbreitung von Inhalten über private Freigaben
Auch private Content-Shares sind Teil der Gleichung des Picturepark-ROIs für Belden.
„Der Verbreitung von Assets ist von großem Wert für uns. Die Möglichkeit, Assets zu bündeln und als einzelnen Link zu versenden, der zu einer Website führt, auf der die Nutzer für eine bestimmte Zeit auf die Dateien zugreifen können – das ist so wichtig für uns.“
Kontrollierte Downloads und ein internes Portal
Belden bietet auf seiner Website darüber hinaus ein Download-Center, das ein Download-Formular enthält. Dies kombiniert den Wert von Picturepark im Backend-Content Management mit dem Vorteil eines Marketing-Automation-Systems für die Generierung von Leads.
Picturepark ist auch im weltweiten Intranet des Unternehmens zu finden. Dank einer von der deutschen Agentur Salient Doremus entwickelten Single-sign-on PHP-Schnittstelle haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die Picturepark-Inhalte, ohne sich nochmals anmelden zu müssen.
