Benutzerkonten für Lieferanten

    

Benutzer, welche neue Assets in Picturepark importieren, werden als Lieferanten bezeichnet. Bei Lieferanten kann es sich beispielsweise um interne oder externe Fotografen oder Agenturen handeln. Lieferanten importieren ihre Dateien in Picturepark in eine spezielle Kategorie, auf die nur der Lieferant und der Administrator Zugriff hat. Der Administrator prüft die importierten Assets und gibt diese dann frei.

Um ein Lieferanten-Benutzerkonto zu erstellen, sind keine speziellen Anforderungen zu erfüllen. Um ein Konto für einen Lieferanten zu erstellen, geht man wie folgt vor:

 

  1. Erstellen einer neuen Benutzergruppe

Es empfiehlt sich, eine einheitliche Benennung der Lieferanten einzuhalten, so dass ähnliche Gruppen besser auseinandergehalten werden können. Da die Liste alphabetisch sortiert wird, ist es weiterhin ratsam, "Lieferant" in den Namen der Benutzergruppe einzuschliessen. Beispiel: Lieferant Agentur X, Lieferant Agentur Y, Lieferant Fotograf x etc. Bei der Vergabe der Rechte sollte folgendes beachtet werden:

  • Die Benutzergruppe sollte bei den Benutzergruppen-Rechten das Recht Benutzer sehen für die Benutzer der eigenen Benutzergruppe besitzen
  • Die Benutzergruppe muss das Recht Assets erstellen bei den Benutzerrechten besitzen. Falls gewünscht, kann mit dem Recht Batch-Import verwenden auch die Möglichkeit geboten werden, den Serien-Import zu verwenden.
  • Die Benutzergruppe sollte Feldrechte auf alle Pflichtfelder, die beim Import ausgefüllt werden müssen, und sonstige relevante Felder besitzen.

 

  1. Erstellen einer Kategorie

In einer Oberkategorie, die z.B. "Lieferanten" genannt wird, wird eine eigene Kategorie für den entsprechenden Lieferanten erstellt. Auch hier sollte auf die Benennung der Kategorien beachtet werden, so dass der Kategorienbaum möglichst übersichtlich gehalten werden kann.

 

  1. Rechte für die Kategorie des Lieferanten zuweisen

Damit der Lieferant seine Kategorie sehen und ihr Assets zuweisen kann, müssen die entsprechende Rechte gesetzt werden. Hierzu wird eine Vorlage für Kategorien-Rechte erstellt, die für alle Lieferanten verwendet wird. Die zugewiesenen Rechte in dieser Vorlage beschränken sich auf

  • Einstellungen: Anwenden und Bearbeiten für Administratoren
  • Kategorien-Rechte: Anschauen, Bearbeiten und Rechte für Administratoren

 

In einem nächsten Schritt wird der vorher erstellten Kategorie die Kategorien-Rechte-Vorlage für Lieferanten zugewiesen. Mit einem Klick auf Rechte anpassen wird die Vorlage folgendermassen angepasst:

  • Anschauen und Bearbeiten Rechte für die entsprechende Lieferanten-Benutzergruppe

 

Wichtig: Da die Kategorien-Rechte für jede Lieferanten-Kategorie individuell angepasst werden - die Rechte-Vorlage wird also verändert - darf diese Rechte-Vorlage in der Verwaltung von Rechtevorlagen nicht vererbt werden, da sonst alle Änderungen überschrieben werden und die Lieferanten keine Rechte mehr auf die entsprechenden Kategorien besitzen.

 

  1. Erstellen einer neuen Vorlage für Asset-Rechte

Für jede Lieferanten-Benutzergruppe wird eine eigene Vorlage für Asset-Rechte erstellt. Hier sollte wieder auf die die Benennung der Vorlagen geachtet werden, damit die Liste möglichst übersichtlich bleibt. Folgende Rechte werden in der Vorlage festgelegt:

  • Einstellungen: Anwenden und Bearbeiten Rechte für Administratoren und die entsprechende Lieferanten-Benutzergruppe
  • Asset-Rechte: Alle Rechte für Administratoren und die entsprechende Lieferanten-Benutzergruppe

 

Diese Vorlage wird als Standard-Vorlage definiert. Wenn ein Lieferant nun Daten importiert, wird diese Vorlage immer standardmässig ausgewählt.

 

  1. Bestehende Rechte-Vorlagen anpassen

Zuletzt müssen auch noch bestehende Rechte-Vorlagen angepasst werden. So sollte z.B. bei den Derivat-Rechte-Vorlagen die neue Benutzergruppe mit Rechten versehen werden, wo es nötig ist.

Falls eine Vorlage für Kategorien-Rechte für öffentliche Zugänge oder für Kategorien, welche alle Benutzer eines Pictureparks sehen sollen (z.B. die einer Taxonomie-Struktur) , muss die neue Benutzergruppe in den entsprechenden Vorlage (Kategorien-Rechte / Recht Ansehen) noch hinzugefügt werden. Anschliessend muss die Vorlage vererbt werden um die Änderungen zu übernehmen.

 

  1. Rechte überprüfen mit einem Rollenwechsel

Mit einem Rollenwechsel kann überprüft werden, ob alle Rechte richtig gesetzt wurden. Ein Test-Import zeigt, ob Asset-, Kategorien- und Derivat-Rechte stimmen.

 

  1. Informieren des Benutzers

Der Benutzer wird dazu eingeladen, sich in Picturepark zu registrieren oder über sein Benutzerkonto informiert, der bereits vom Administrator erstellt wurde. Zusätzlich werden noch Informationen über die Bedienung von Picturepark und den Workflow mitgeteilt.