Anforderungen

Die Nutzer müssen für die Assets, die sie hochladen, die Nutzungsrechte angeben können. Außerdem muss die DAM-Software die Rechte auf Basis definierter Regeln automatisch aktualisieren können, wenn bestimmte Metadaten-Konditionen eintreten.

Die Metadaten für ausgewählte weltweit benötigte Assets müssen in zwölf verschiedene Sprachen lokalisiert werden. Einige dieser Assets müssen über Web-Portale den lokalen Märkten zur Verfügung gestellt werden. Benutzer sollten in der Lage sein, in ihrer Muttersprache zu suchen und die dazugehörigen Metadaten zu sehen. Alle Assets müssen Metadaten mindestens in Englisch anbieten, der offiziellen Sprache im Unternehmen.

Durch den intensiven Einsatz von Microsoft Office-Dokumenten muss das DAM-System Vorschauen auch mehrseitiger Word- und PowerPoint-Dateien sowie lesbare Vorschauen von Excel Tabellen – nicht nur Miniaturen – darstellen können. Viele der Office-Nutzer wollen direkt über die Microsoft Office-Applikationen deren Dateien nutzen und speichern können.

Der Zentrale muss es möglich sein, Nachrichten an alle Nutzer des Systems zu senden. Darüber hinaus müssen bestimmte Benutzer automatisch benachrichtigt werden, wenn für sie relevante Assets hinzugefügt oder aktualisiert werden.

Benutzer müssen, die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, in der Lage sein Assets mit anderen zu teilen. Die Empfänger sollten diese Assets auf denjenigen Seiten sammeln, welche die Marke repräsentieren, zu der die betreffenden Assets gehören.

Alle Benutzer sollten in der Lage sein, das Löschen bestimmter Assets vorzuschlagen – aber natürlich darf nur der „Besitzer“ des Assets berechtigt sein, es tatsächlich zu löschen. Wenn ein solcher Vorschlag zur Löschung gemacht wird, sollte die für das Asset verantwortliche Person automatisch benachrichtigt werden.

Wenn Benutzer nicht berechtigt sind, ein bestimmtes Asset herunterzuladen, müssen sie die Möglichkeit haben, es von der dafür zuständigen Person abzufordern. In diesem Fall sollte die verantwortliche Person vom System eine automatische Benachrichtigung erhalten, die sie genehmigen oder ablehnen kann.

Nutzungs- und lizenzrechtliche Beschränkungen sollten einfach anzugeben und zu verstehen sein, und sie müssen über Wasserzeichen durchsetzbar sein. Assets, deren Lizenz abgelaufen ist, sollten automatisch zurückgezogen werden.

Das Digital Asset Management-System sollte den Nutzern ermöglichen, selbständig die benötigten Assets zu beschaffen. Dazu sollte es Web-basiert sein, damit Support-Anfragen minimiert werden. Wenn ein Benutzer Hilfe benötigt, müssen die Supporter in der Lage sein, ohne Passwort über das fragliche Nutzerkonto auf das System zuzugreifen.

Das DAM-System muss eng mit der sonstigen Software-Umgebung integriert sein, um Benutzermanagement (ADFS 2.0) und Zusammenarbeit (SharePoint) zu optimieren. Es sollte außerdem über ein offenes und gut dokumentiertes Webservice-API die Erstellung individueller Schnittstellen zu WCMS- und PIM-Lösungen ermöglichen.

Wegen der hohen Auslastung des Systems sind Computercluster für die Lastverteilung erforderlich. Da das DAM-System rund um die Uhr zur Verfügung stehen muss, sollte die Ausfallsicherung ständig aktiv sein. Zudem sollte für das System ein Service Level Agreement (SLA) bestehen, dass die benötigte Funktionalität sicherstellt.

Zukünftiger Ausbau

Da im Laufe der Zeit neue Niederlassungen hinzugefügt werden und weil die Umstrukturierung von Unternehmen ein laufender Prozess ist, muss es einfach sein, Bereiche, Strukturen und Benutzergruppen zusammenzuführen oder zu teilen. Im Bezug auf die Cluster muss es möglich sein, zusätzliche Knoten ohne Ausfallzeiten etwa für große Veranstaltungen temporär online zu bringen.