Hausgemachtes Digital Asset Management

Wenn Sie Ihre Dateien benennen und Ordner anlegen, um die Dateien darin abzulegen, dann tun Sie mehr als Sie denken.

• Sie benennen Dateien mit Begriffen, von denen Sie denken, dass sie Ihnen helfen, die Dateien später zu finden und ihren Inhalt zu identifizieren.
• Sie definieren Ordnerstrukturen, die Hierarchien reflektieren, die Sie als sinnvoll erachten und die Ihrer Art zu arbeiten entsprechen.
• Sie definieren (vielleicht unbewusst) Vorgehensweisen, um die Nutzung dieser Dateien zu regeln. So publizieren Sie keine Finanzdokumente auf Facebook und alle Dateien im Ordner „To Do“ befinden sich in Arbeit.

Nach und nach wissen Sie wahrscheinlich recht gut, wo Ihre Dateien sind, was sie enthalten und wie sie zu nutzen sind. Sie sind tatsächlich zu einem Meister in Ihrem persönlichen Digital Asset Management geworden.

Digital Asset Management in der gesamten Organisation

Das Problem mit Ihrem persönlichen System ist, dass es nicht auf Ihre gesamte Organisation übertragbar ist. Ihre Kollegen können Ihre Gedanken nicht lesen. Damit reflektiert Ihr persönliches DAM – auch wenn es auf einem Laufwerk im Netz beruht – immer noch Ihre Art zu denken.

Eine Digital Asset Management-Lösung für ein ganzes Unternehmen muss die Art reflektieren, wie Ihre Organisation „denkt“ und arbeitet, es muss ein kollektives Bewusstsein widerspiegeln. Außerdem muss es für alle heutigen Kollegen und ihre Nachfolger morgen sinnvoll sein, von denen viele nicht die Möglichkeit haben werden, Sie um Hilfe zu bitten.

Das was, wann, wo, warum und wie von DAM-Metadaten

Metadaten sind der Herzschlag eines jeden Digital Asset Management-System – und das nicht ohne Grund. Metadaten geben die Antworten, die Nutzer brauchen, um mehr über ihre digitalen Assets zu wissen.

• Worum handelt es sich bei dem Asset? (Foto des iPhones 7)
• Wann kann ich es nutzen? (nicht vor Januar 2015)
• Wen kann ich fragen, und woher bekomme ich Lizenzen? (Kontaktieren Sie das Produkt Management unter der Durchwahl ICU812)
• Warum sollte ich es nutzen? (Wenn Sie das iPhone 7 promoten müssen)
• Wie kann ich es nutzen? (Print, Rundfunk, Web nur in Nordamerika und Europa)

Durch den Aufbau einer Digital Asset Management-Lösung, die proaktiv die Fragen der Benutzer beantwortet, bauen Sie den Erfolg Ihrer persönlichen Digital Asset Management-Fähigkeiten auf Ihr gesamtes Unternehmen aus.

Die Rolle von DAM-Software in Ihrer Organisation

Wenn Sie über das was, wann usw. von Digital Asset Management nachdenken, fällt schnell auf, dass vieles von dem, was sich im DAM-Bereich tummelt, nichts mit DAM zu tun hat. Tatsächlich sollte eine Digital Asset Management-Lösung als Wächter gesehen werden, der Ihre Assets nach den Regeln und Richtlinien schützt, die Sie definiert haben.

Wählen Sie DAM-Software so aus wie einen Bewerber für eine wichtige Position. Sie führen Interviews, um geeignete Kandidaten für eine DAM-Software zu finden und geben dann, basierend auf Lebensläufen, Interviews (Demos), Leistungsfähigkeit und Ihrem guten Instinkt einem glücklichen DAM den Job.

In größeren Organisationen durchlaufen neue Mitarbeiter in der Regel Orientierungsschulungen, in denen sie mit den Richtlinien vertraut gemacht werden und erfahren, wo sie was finden. Auch eine DAM-Software muss „trainiert“ werden, wie sie sich verhalten soll. Ein Teil dieser Ausbildung wird die Konfiguration des DAM-Systems sein, aber der überwiegende Teil wird die Umsetzung Ihrer DAM-Strategie sein – eben das was, wann und so weiter.

Wenn Ihre DAM-Software richtig konfiguriert und trainiert ist, dann haben Sie eine effiziente Digital Asset Management-Implementierung realisiert, von der Ihre gesamte Organisation profitiert.