Konzentration auf Ihre Ziele

Lange bevor Sie beginnen, mit Anbietern von DAM-Software zu sprechen, müssen Sie sich über die Ziele Ihrer Organisation im Hinblick auf Digital Asset Management klar werden. Wenn Sie diese Ziele immer im Blick haben, wird es leichter, zu entscheiden, welche DAM-Software für Sie geeignet ist und welche nicht.

Hier sind einige Beispiele:

Wer wird das DAM-System nutzen? Wird Ihr DAM-System von mehreren Bereichen, Abteilungen oder Kunden genutzt? Nicht alle DAM-Systeme machen es einfach, DAM-Services auf sichere Weise unterschiedlichen Gruppen anzubieten.

Welches Problem wollen Sie lösen? Obwohl ein DAM-System viele Probleme lösen kann, ist es eine gute Idee, sich auf einige wenige Kernanforderungen zu konzentrieren. Wenn es etwa Ihr Hauptproblem ist, dass Ihr Team Dateien nicht finden kann, dann sollten Sie sicherstellen, dass dies von Ihrem DAM-System vereinfacht wird – ohne Intensivtraining oder sonstige Anforderungen. Wenn Ihr Problem die Koordinierung globaler Anzeigenkampagnen ist, dann sollte Ihr DAM-System Funktionen für Benachrichtigungen und die Zusammenarbeit zwischen Nutzern bieten. Und wenn das Teilen und die Veröffentlichung von Inhalten über das Web optimiert werden soll, dann muss Ihre DAM-Lösung über Sharing-Optionen verfügen, die es einfach machen, freigegebene Inhalte zu nutzen.

Wenn Sie zu viele Probleme zu lösen versuchen, machen Sie wahrscheinlich Kompromisse in Bezug auf die wichtigen Punkte, schlichtweg, um so viele Probleme wie möglich zu lösen. Dabei ist das Letzte, was Sie brauchen, ein DAM-System mit einer Million Funktionen, das aber kaum eines der wirklichen Probleme tatsächlich löst.

Wie soll das DAM-System arbeiten? Das klingt wie eine Fangfrage, ist es aber nicht. Auch wenn Sie vielleicht noch nicht viel Know-how in Sachen DAM aufgebaut haben, haben Sie wahrscheinlich bereits eine gute Vorstellung, wie das System dazu beitragen soll, Prozesse zu optimieren. Diese Vision ist bereits ausreichend. In der Tat – wenn Sie diese Vision im Blick behalten, werden Sie weniger von Funktionen oder anderen Aspekten abgelenkt, die zwar interessant sind, aber nicht direkt dazu beitragen, Ihre primären Probleme zu lösen oder Ihre Ziele zu erreichen.

Wenn Sie sich noch nicht mit DAM befasst haben, nehmen Sie sich Zeit, den DAM Survival Guide zu lesen. Es gibt wohl keine bessere Quelle, um die Schritte zu verstehen, die für die Planung einer Digital Asset Management-Implementierung nötig sind. Sie können den DAM Survival Guide bei Amazon kaufen.

Erstellen Sie eine „Shortlist“ von Herstellern

Ein weiterer Vorteil der Fokussierung auf Ihre wichtigsten Ziele ist es, dass Sie viel früher in der Lage sind, eine „Shortlist“ geeigneter DAM-Lösungen zu definieren. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass Sie eine Cloud-basierte Lösung benötigen, fällt gleich die Hälfte der Lösungen heraus. Und wenn eine Lösung auf Basis akzeptierter Standardtechnologien für Sie wichtig ist, können Sie die Auswahl gleich noch weiter eingrenzen.

Die Enterprise DAM-Checkliste von Picturepark wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, schnell eine Liste von DAM-Lösungen zu definieren. Die Checkliste beschreibt die Technologien, die für unternehmensweite, skalierbare und auf Standards basierende Lösungen wichtig sind. Sie ist schnell erfassbar, verzichtet auf technische Begriffe und ist damit leicht verständlich.

Beschaffen Sie Kundenreferenzen

DAM-Nutzer, die gern über ihre Erfahrungen sprechen, sind entweder sehr zufrieden oder sehr frustriert. So oder so – Sie profitieren davon bei der Auswahl Ihrer Software.

Der einfachste erste Schritt ist, die Website jedes DAM-Anbieters auf Zitate von DAM-Kunden zu durchsuchen.

Kein DAM-Anbieter wird mit Erfolgen hinter den Berg halten – wenn es also zufriedene Kunden gibt, werden Sie eine Liste finden. Fragen Sie die für Sie in Frage kommenden DAM-Anbieter außerdem nach Kontakten, mit denen Sie persönlich sprechen können, ohne dass ein Vertreter des Anbieters dabei ist.

Eine weitere Möglichkeit ist, Fragen in öffentlichen Foren zu posten, Beispiele sind die verschiedenen DAM-Gruppen auf LinkedIn oder auf der Website ControlledVocabulary.com. Fragen Sie dabei nicht nach Empfehlungen für DAM-Software, meist führen diese Fragen nur zu „Testen Sie uns“-Antworten von DAM-Anbietern, die sich nicht wirklich um ihre wahren Fragestellungen scheren. Versuchen Sie stattdessen, mit einigen Nutzern der DAM-Lösung XYZ zu sprechen – niemand wird alle Lösungen kennen, die Sie in Betracht ziehen. Und wenn Sie konkrete Fragen stellen, erhöht sich die Chance, dass Sie auch konkrete und hilfreiche Antworten erhalten.

Denken Sie daran, dass Sie mit Personen in Kontakt kommen wollen, die Ihnen Informationen über die Qualität der Software und des Supports des Herstellers geben. Beachten Sie außerdem, dass eine DAM-Lösung, die für eine Organisation geeignet ist, nicht zwingend auch richtig für Ihr Unternehmen ist – auch wenn sich beide Organisationen ähnlich sind. Wenn es um Digital Asset Management geht, sind Ähnlichkeiten in der Anwendung wichtiger als ähnliche Organisationen.

Bestehen Sie auf dem Beweis

Beachten Sie, dass Sie alle bisherigen Vorschläge abarbeiten, bevor Sie Zeit einsetzen, um DAM-Software zu testen oder eine Demo durch einen Anbieter zu sehen. Wenn Sie damit beginnen, sollten Sie bereits eine klare Vorstellung davon haben, was Sie brauchen. Das spart nicht nur Zeit, sondern lässt Sie die Software, die Sie in Betracht ziehen, auch besser beurteilen.

Lassen Sie Ihren Fachhändler rechtzeitig wissen, was Sie erwarten. Und stellen Sie während der Präsentation sicher, dass Sie auch zu sehen bekommen, wonach Sie gefragt haben.

Es ist sehr wichtig, dass Sie darauf bestehen, nicht nur Funktionen gezeigt zu bekommen, sondern dass Lösungswege für Ihre Anforderungen aufgezeigt werden. Wenn Sie etwa Dateien teilen müssen, lassen Sie sich zeigen, wie Sie diese finden und für das Teilen auswählen können, wie Sie sie teilen und was die Empfänger sehen. Wenn Ihnen der Prozess fragwürdig erscheint, dann ist er es wahrscheinlich auch. Obschon es stimmt, dass ein optimal konfiguriertes DAM-System einfacher zu nutzen ist, sollte jedes DAM „out of the box“ nutzbar sein. Wenn dem nicht so ist, sollten Sie sich darauf einrichten, viel in individuelle Konfigurationen investieren zu müssen.

In einigen Fällen können Sie nicht erwarten, eine Lösung in Aktion zu sehen. Wenn Sie etwa Ihre DAM-Lösung mit Ihrem CMS oder einem anderen Business-System integrieren wollen, wird der DAM-Anbieter nicht in der Lage sein, Ihnen dies zu demonstrieren. Kundenreferenzen können hier hilfreich sein. Oder Sie müssen einfach dem Ruf und der Zusicherung Ihres DAM-Anbieters vertrauen, dass er in der Lage ist, seine Versprechen einzulösen.

Achten Sie auf „Alarmzeichen“

Es kann schwierig sein zu erkennen, welche DAM-Anbieter finanziell gesund und stabil sind – die meisten DAM-Anbieter sind Unternehmen in privater Hand, die keine Zahlen offenlegen müssen. Die Implementierung einer DAM-Lösung ist aber eine Investition in eine Software und das Unternehmen hinter dieser Software, daher ist es wichtig, möglichst viele Informationen über dieses Unternehmen einzuholen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie erkennen können, welcher DAM-Anbieter gut aufgestellt und welcher in Schwierigkeiten steckt.

Pressemitteilungen zu Ergebnissen – Wenn DAM-Anbieter ein gutes Jahresergebnis erzielt haben, veröffentlichen Sie in der Regel Pressemitteilungen dazu. Umsatzzahlen werden in der Regel nicht veröffentlicht, aber diese können ohnehin weniger wichtig sein als das Wachstum. Achten Sie auf Prozentangaben, die steigende Umsätze anzeigen und andere Indikatoren für Wachstum.

Personelle Änderungen – Wenn ein DAM-Anbieter eine Phase umfassender personeller Änderungen durchmacht – speziell, wenn sich diese auf das Management oder andere Schlüsselfunktionen beziehen – kann dies ein Anzeichen von Schwierigkeiten sein. Sicher wird hin und wieder ein CEO ein Unternehmen aus Gründen verlassen, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben. Wenn aber ein CEO abdankt und eine weitere Schlüsselperson das Unternehmen verlässt oder bereits verlassen hat, kann das ein Alarmzeichen sein.

Achten Sie auch auf Anzeichen einer hohen Fluktuation auf niedrigeren Ebenen. Häufiger Wechsel in Vertrieb, Marketing, technischem Support oder anderen Abteilungen können ein Indiz für interne Turbulenzen sein.

Wenn es Unternehmen gut geht, tendieren Mitarbeiter dazu, zu bleiben.

Erfahrung des DAM-Anbieters – Wenn Sie mit einem Vertriebsmitarbeiter eines DAM-Anbieters sprechen, fragen Sie, wie lang der Mitarbeiter für diesen Anbieter tätig ist und wie lang er sich generell mit DAM beschäftigt. Stellen Sie diese Fragen auch den Mitarbeitern, die Sie unterstützen werden. Digital Asset Management existiert seit mehr als 20 Jahren, so haben viele Menschen in der Branche viel Know-how aufgebaut. Wenn für einen von Ihnen in Betracht gezogenen Anbieter keine solchen DAM-Profis arbeiten, kann dies ein weiteres Alarmzeichen sein.

Historie der Produkt-Updates – Gute Anbieter tendieren dazu, regelmäßig nützliche Updates ihrer Software zur Verfügung zu stellen. Prüfen Sie Pressemitteilungen, um zu sehen, welche Updates der Software veröffentlicht wurden und wie relevant die neuen Funktionen waren. Wenn etwa ein Anbieter erst kürzlich Statistikfunktionen oder Optionen für die Verarbeitung von Assets eingeführt hat, kann dies ein Anzeichen dafür sein, dass die Lösung noch nicht reif ist für den Einsatz in (Groß-)Unternehmen. Und wenn die Informationen über Updates nichts Interessantes offenbaren, ist es unter Umständen um die Innovationskraft des Anbieters schlecht bestellt.

Transparenz und Ehrlichkeit des DAM-Anbieters – Wenn ein DAM-Anbieter Angaben macht, die schwer zu glauben sind, kann es sein, dass kreative Geschichten erzählt werden. Wenn ein Anbieter etwa angibt, Tausende von Systemen verkauft zu haben, die von Millionen Nutzern eingesetzt werden – fragen Sie, wie diese Zahlen kalkuliert werden. Ein Beispiel: Wenn Kunde A Version 1 des Systems kauft und dann auf Version 2 und 3 aktualisiert – heißt das, dass drei Systeme verkauft wurden? Einige DAM-Anbieter sagen ja.

Noch wichtiger als die Anzahl der verkauften Systeme ist die Anzahl der aktiven Kunden und die Kundenbindungsrate des Unternehmens. Diese Zahlen sind schwerer „zu fälschen“.

Cloud-basiertes DAM ist ein weiterer Bereich, in dem Angaben von DAM-Anbietern irreführend sein können. Eine echte „Cloud“-Lösung, auch als SaaS (Software-as-a-Service) bekannt, beschreibt ein System, auf dem Kunden jeweils ihre eigenen individuellen Accounts haben können, ohne vorab irgendwelche Software-Lizenzen erwerben zu müssen oder Updates selbst durchführen zu müssen. Software, die für den lokalen Einsatz bestimmt ist, kann zum Beispiel in einer Amazon-Instanz installiert werden. Sie ist dann aber keine Cloud-Software, sonderen eine Lizenz, die auf einer entfernten virtuellen Maschine installiert ist.

Echte Cloud-Software ist skalierbar, wird vollständig vom Softwarehersteller gepflegt, und erfordert vorab keinen Erwerb einer Lizenz. Wenn ein DAM-Anbieter Ihnen sagt, er habe eine Cloud-Lösung, fragen Sie nach der Preisliste. Wenn daraus hervorgeht, dass Sie eine Lizenz erwerben müssen, handelt es sich nicht um eine echte Cloud-Software. Wenn Sie Jahresgebühren sehen, ist es keine Cloud-Lösung. Und wenn irgendwelche Gebühren für das Hosting oder etwas Ähnliches anfallen – auch dann ist es keine Cloud-Lösung.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie einen DAM-Anbieter, ob seine sogenannte Cloud-Lösung ein echtes SaaS-System ist oder nur eine in einer virtuellen Instanz gehostete Software.

Sie können eine Kopie von Photoshop in einer Amazon-Instanz installieren und nutzen, das bedeutet aber nicht, dass Sie eine Cloud-Version von Photoshop kreiert haben. DAM-Software macht da keinen Unterschied.

Erwägen Sie einen DAM-Partner

DAM-Anbieter können Vertrieb und Services weltweit anbieten über Partnerschaften mit Unternehmen, die qualifiziert für den Vertrieb und den Service für ihre Software sind. Diese Partner können in Regionen tätig sein, in denen der DAM-Anbieter selbst nicht präsent ist, sie mögen eine lokale Sprache sprechen oder über spezifisches Know-how verfügen, von denen Kunden in speziellen vertikalen Marktsegmenten profitieren.

Partner können auch Zusatzprodukte anbieten, welche die Funktionalität des DAM-Systems erweitern, wovon die Kunden weltweit profitieren können.

Manche sagen, DAM-Partner können persönlicheren Service bieten, weil sie näher am Kunden sind und sie, wenn sie das DAM konfiguriert haben, das System des Kunden und den Anwendungsfall genau kennen. Wenn Sie eine spezielle Konfiguration Ihres DAM-Systems benötigen, kann dies ein guter Grund sein, mit einem Partner des DAM-Anbieters zu arbeiten.

DAM-Partner können auch als Puffer zwischen Kunde und Anbieter fungieren – das kann gut oder schlecht sein. Gut ist, dass Kunden, die einen Partner haben, unter Umständen mehr Einfluss auf den DAM-Anbieter haben. Dies kann zum Beispiel gut sein, wenn der Kunde ein Problem hat, dessen Lösung ein Update der Software erfordert.

Ein Nachteil bei der Arbeit mit einem DAM-Partner ergibt sich, wenn dem Partner die nötige Erfahrung fehlt. In diesen Fällen müssen sich Kunden auf Wartezeiten einrichten, wenn ihr Partner Rat direkt beim Hersteller einholt. Im Idealfall, also wenn der Hersteller seine Partner seriös zertifiziert, tritt dieses Problem nicht auf.

Die tatsächlichen Kosten eines DAM-Systems können zwischen Hersteller und Partner differieren, da sie typischerweise mehr von den Kosten der Services als vom Preis der Software selbst bestimmt werden.

Wenn Sie eine DAM-Software erwerben, holen Sie am besten Angebote direkt vom Anbieter des DAM-Systems und von einem seiner Partner ein – Sie können beide Parteien informieren, dass Sie dies vorhaben. Es ist in beider Interesse, Ihnen die Software zu verkaufen, so kooperieren sie vielleicht, um Ihnen das bestmögliche Angebot zu machen.

Konsultieren Sie Analysten

Analysten, die sich mit dem DAM-Bereich befassen, können eine großartige Quelle belastbarer Informationen sein. Sie evaluieren und vergleichen viele verschiedene Systeme, sprechen mit Kunden und bieten die Ergebnisse in Reports an.

Es gibt ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie mit einem DAM-Analysten Kontakt aufnehmen:

• Können Sie es sich leisten? Die Beratung durch Analysten kann sehr kostspielig sein. Wenn Sie aber einen sechsstelligen Betrag für Ihr DAM-System ausgeben wollen, kann das Gespräch mit einem Analysten eine wertvolle Investition sein.
• Wird oder wurde der Analyst durch irgendeinen DAM-Anbieter beeinflusst? Die Picturepark-Richtlinien hindern uns, Analysten für die Berichterstattung über unsere Software zu bezahlen, aber nicht alle Anbieter teilen diese Politik. Wenn Ihr Analyst Geschenke jeglicher Art von einem DAM-Anbieter annimmt oder sich zusammen mit Anbietern an Webinaren oder anderen Events beteiligt, ist es angeraten, diese Fragen anzusprechen. Einige Analysten mögen in der Lage sein, Geschenke anzunehmen und trotzdem eine kritische Bewertung zu verfassen, aber dies ist sicher keine nachhaltige Geschäftspraxis.
• Sind Sie bereit, sich von Ihrem Analysten beraten lassen? Es ist nicht sinnvoll, Geld für eine DAM-Beratung durch einen Analysten zu investieren, wenn Sie die Ratschläge nicht annehmen. Beachten Sie, dass der Analyst nach einem Gespräch über Ihre aktuellen Workflows und Anforderungen Ihnen unter Umständen rät, von dem Erwerb eines DAM-Systems vorerst Abstand zu nehmen, bis Sie einige interne Prozesse optimiert haben.

Ein kostengünstigerer Weg, sich das Know-how von Marktforschungsunternehmen zu erschließen, ist der Erwerb ihrer Reports. Zwar kann ein einzelner Report immer noch Tausende Euro kosten – ein guter Report kann Ihnen aber helfen, schnell eine Liste der Anbieter für Sie geeigneter DAM-Lösungen zu erstellen.