DAM ROI-Betrachtungen, die Sinn machen

Digital Asset Management ist mehr als nur DAM-Software. Wenn sich ein Unternehmen für eine DAM-Implementierung entscheidet, müssen deren Kosten begründet werden und sich amortisieren. Die Betrachtung des DAM ROI (Return on Investment) kann dabei helfen – die genaue Berechnung der Rendite einer DAM-Lösung kann aber schwierig sein.

DAM-ROI kalkulieren

Kalkulationen des Return on Investment einer Digital Asset Management-Lösung basieren in der Regel auf willkürlichen Zahlen, die nur schwer zu quantifizieren sind. Sie beinhalten Berechnungen der Zeitersparnis, die Vermeidung von Zeitverlusten und die Stundensätze eines jeden Mitarbeiters.

Es erscheint einfach – aber realistisch betrachtet ist es kaum möglich, den DAM ROI zu messen. Im Wesentlichen bestehen drei Probleme:

  • Es ist kaum quantifizierbar, wie viel Zeit ein Mitarbeiter aufwendet, um ein digitales Asset zu finden. Einige Mitarbeiter arbeiten schneller als andere. Außerdem werden Arbeitnehmer, denen die innerbetrieblichen Abläufe bis ins Detail vertraut sind, keine Schwierigkeiten haben, das zu finden, was sie benötigen – neu eingestellte und freie Mitarbeiter aber brauchen sehr viel länger.
  • Die Ermittlung der Kosten pro Stunde jedes einzelnen Mitarbeiters ist schwierig. Da Digital Asset Management-Systeme in immer mehr Bereichen genutzt werden, sehen wir sowohl CEOs als auch Mitarbeiter und Praktikanten gleichermaßen damit arbeiten.
  • Die Ermittlung, wie viel Zeit eine DAM-Lösung Ihrem Unternehmen sparen wird, ist schwierig. Wenn Mitarbeiter Probleme haben, Dateien in Ihren Beständen digitaler Assets zu finden, ist dies ein Indiz, dass Ihr aktuelles Vorgehen für die Speicherung und Klassifizierung digitaler Inhalte nicht praxisgerecht ist. Wenn Sie das gleiche Vorgehen auf ein DAM-System übertragen, werden Sie wahrscheinlich nur eine marginale Verbesserung registrieren. DAM macht gute Workflows besser – schlechte Workflows kann es aber nicht gut machen.

Die Kosten des Wandels

Die üblichen Berechnungen des DAM ROI berücksichtigen auch nicht die Kosten des Wandels hin zu Digital Asset Management. Benutzer müssen geschult werden, Richtlinien müssen aktualisiert oder überhaupt erst entwickelt werden. Und die Zahl der Anfragen von Nutzern beim Support wird wahrscheinlich steigen, wenn sich das Team in die neuen Abläufe einarbeitet.

Das Ergebnis ist, dass Sie im ersten Jahr vielleicht keinen DAM ROI sehen. Leider ist dies der zeitliche Rahmen, in dem andere in Ihrer Organisation Sie an Ihren Prognosen messen werden. Ihre persönliche Glaubwürdigkeit könnte leiden und Ihre gesamte DAM-Initiative in Misskredit geraten, wenn Sie übermäßig vereinfachten Betrachtungen von Leuten vertrauen, die Ihnen DAM-Software und -Services verkaufen möchten.

Die richtigen Argumente für Digital Asset Management

Statt erfolglos zu versuchen, den DAM ROI mit zu einfach gestrickten Denkmodellen quantifizierbar zu machen, sollten Sie für DAM eintreten, indem Sie die umfassenden Vorteile darstellen, die DAM Ihrem Unternehmen erschließt.

DAM kann (alle) Mitarbeiter effizienter machen – Wenn Ihr DAM-System richtig konfiguriert ist, sollte es kaum Training erfordern. Außerdem sollte kein besonderes Know-how nötig sein, womit auch „Juniors“ und freie Mitarbeiter Assets so schnell und einfach finden wie es die „Seniors“ können. DAM-Software sorgt sozusagen für Chancengleichheit, sodass die Effizienz der Arbeitsabläufe weniger von persönlichen Fähigkeiten bestimmt wird.

DAM kann den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Asset-Anforderungen reduzieren

Wenn Mitarbeiter, Partner und Kunden direkt auf die Assets zugreifen können, die sie benötigen, müssen Ihre Designer und andere „Geh-doch-zu“-Personen nicht mehr für andere Assets beschaffen. DAM-Software macht es den Nutzern einfach, sich die benötigten Dateien selbst zu beschaffen. So können sich Ihre Kreativ-Profis darauf konzentrieren, kreativ zu sein.

DAM kann die Qualität Ihrer kreativen Arbeit steigern – Wenn Benutzer Bilder für die Verwendung in einer Broschüre oder Social Media-Kampagne suchen, finden sie entweder das perfekte Bild sofort – wenn nicht, geben sie sich mit etwas zufrieden, das „gut genug“ ist. DAM-Software macht es einfacher, für jeden Job die besten Inhalte zu finden.

DAM kann Ihre Marken stärken – Es ist wichtig, dass Ihre Partner, Niederlassungen, Franchise-Partner und die Medien genau die digitalen Assets verwenden, die sie verwenden sollen. Sie stärken Ihre Marken, wenn Sie sicherstellen, dass immer die richtige Version Ihres Logos und die aktuellen Botschaften verwendet werden. DAM-Software kann die Assets verbergen, die nicht verwendet werden sollen, und sie kann aktiv Benutzer benachrichtigen, wenn neue oder aktualisierte Assets zur Verfügung stehen.

DAM kann Ihre Haftungsrisiken vermindern – Durch die klare Beschreibung von Nutzungsbeschränkungen läuft Ihr Unternehmen weniger Gefahr, für deren Verletzung in die Pflicht genommen zu werden. Ignoranz ist vor Gericht keine Entschuldigung – aber oft der Grund, warum Assets falsch genutzt werden. DAM-Software kann Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter über die jeweiligen Regelungen zu informieren; sie kann Assets zurückziehen, wenn deren Lizenz abgelaufen ist und sie kann für Sie protokollieren, wer wann was heruntergeladen hat – so können Sie bei Bedarf korrigierend eingreifen. DAM-Software dient als Wächter, der Ihre Assets auf Basis von Ihnen definierter Regeln schützt.

DAM kann das Wissen Ihres Unternehmens bewahren – Die Historie von Assets und das Wissen um Workflow-Prozesse muss nicht verloren gehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Bauen Sie Ihr DAM auf klar definierten Richtlinien auf und machen Sie es einfach für Nutzer, die Metadaten einzugeben, dank derer Sie morgen noch wissen, was gestern geschah. Damit leidet Ihre Organisation nicht, selbst wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. DAM-Software speichert die Geschichte hinter Ihren digitalen Assets, nicht nur die Assets selbst.

DAM als Erlösquelle – Wenn Ihre DAM-Software mandantenfähig ist (das heißt, sie unterstützt mehr als eine Nutzergruppe), können Sie kostenpflichtige DAM-Dienstleistungen anbieten. Agenturen, die digitale Assets produzieren, können auf diese Weise ein Geschäftsmodell entwickeln, das Umsätze generiert und zur Entwicklung der Agentur beiträgt. Über Ihre DAM-Software können Sie Ihren Kunden einen neuen Service bieten, der Ihre Kundenbeziehung vertieft und Ihnen hilft, die Investition in Ihr DAM-System zu amortisieren.

Sie haben bemerkt, dass wir immer in der „kann“-Form sprechen? Der Grund ist einfach – nicht jede DAM-Software bietet die gleichen Funktionen, und nicht alle DAMs sind entsprechend konfiguriert. Tatsächlich kann eine schlecht konzipierte DAM-Initiative zum glatten Gegenteil führen von dem, was wir oben beschrieben haben.

DAM ROI im Laufe der Zeit

Einer der wichtigsten Aspekte, den man im Hinblick auf den ROI einer Digital Asset Management-Implementierung bedenken sollte, ist, dass ein gut konzipiertes und gepflegtes DAM-System im Laufe der Zeit immer besser und effizienter wird. Da sich das System Ihrer Organisation anpasst und es von Ihrer Organisation immer intensiver genutzt wird, verbessert sich der ROI im Laufe der Zeit immer weiter.

Der Punkt ist, dass Sie während des ersten Jahres Lern- und Anpassungsprozesse erwarten sollten. Budgetieren Sie die Kosten für den Betrieb des DAM-Systems für mindestens eineinhalb Jahre. Bis dahin sollten Sie eine klarere Vorstellung haben, wie Sie von dem System profitieren, oder Sie können professionelle Unterstützung bieten. Dies hilft Ihnen bei der Planung für die nächsten Jahre, und es wird Ihnen helfen, den Aufwand zu rechtfertigen.