Das Infront Sports & Media DAM

Mit Sportmarketing-Services in 13 Ländern betreuen die mehr als 600 Mitarbeiter von Infront Sports & Media gut 4.000 Veranstaltungstage und liefern mehr als 30.000 Sendestunden pro Jahr. Infront kooperiert mit über 160 Rechteinhabern. Für das Management seiner beeindruckenden Bibliothek digitaler Inhalte vertraut Infront auf Picturepark.

Die Herausforderung

Mit dem Ende eines jeden Sportereignisses wächst bei Infront Sports & Media der Bestand digitaler Assets in Größe und Wert weiter an. Neue Fotos und Videos, neue Zugriffsanfragen und neue Nutzungsmöglichkeiten für die Inhalte führten zu einem riesigen Archiv, das ebenso viele Chancen wie Herausforderungen bietet.

„Wir haben uns wirklich gewünscht, dass die Sportbranche einen langen Urlaub nimmt, damit wir alles aufarbeiten können“, scherzt Stéphane Kaeser, Digital Media und Corporate Communications Manager bei Infront.

Die Lösung

Picturepark ermöglicht Infront, Inhalte zu sammeln, Lizenzen zu verwalten und die Verbreitung der Inhalte sowie ihre Verwendung durch berechtigte Nutzer weltweit zu überwachen.

Alles begann mit einer E-Mail von einem der Partner von Infront.

„Wir hatten bereits mit der Suche nach einem DAM-System begonnen, als mein Regisseur mir einen Link zu einer Datei weiterleitete, den er von einem unserer Partner bekommen hatte“, erinnert sich Kaeser. „Dieser Link führte zu Picturepark, und wir waren beeindruckt, wie alles funktionierte.“

Zu diesem Zeitpunkt umfasste die „Shortlist“ von Infront drei andere Lösungen. Nach kurzer Recherche wurde Picturepark Teil dieser Liste. Infront hat gefallen, dass Picturepark bereits Kunden aus dem Sportbereich wie etwa das Olympische Komitee der Schweiz hatte – aber auch andere Faktoren spielten eine Rolle.

„Uns hat die einfache Bedienung von Picturepark sehr gut gefallen. Und wir empfanden es als Vorteil, dass wir die Software direkt vom Entwickler erwerben konnten.“

Kaeser beschreibt außerdem den „Faktor Mensch“, der bei der Entscheidung von Infront eine Rolle spielte. „Wir hatten sofort ein gutes Verhältnis zum Team von Picturepark. Das war uns wichtig, schließlich ist die Investition in ein DAM-System der Beginn einer langfristigen Beziehung zu deren Anbieter.“

Epochen des Sports versammelt

Das Archiv von Infront Sports & Media reicht viele Jahre zurück. Bei der Implementierung von Picturepark musste eine Entscheidung hinsichtlich der Priorisierung der Inhalte beim Upload getroffen werden.

„Unser Archiv reicht bis 2001 zurück“, erläutert Kaeser. „Wir wussten, die Übernahme aller Inhalte in Picturepark würde einige Zeit erfordern, daher mussten wir das Vorgehen planen.“

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens pflegten die Inhalte der aktuellen Events ein. Freie Mitarbeiter wurden beauftragt, die Archive zu übernehmen.

„Wir erstellten eine Vorlage und Konventionen für die Datei­benennung, so dass die freien Mitarbeiter Dateien hochladen und auszeichnen konnten. Die Übernahme der in den Bildern enthal- tenen IPTC-Daten überließen wir Picturepark. Damit hatten wir von Anfang an einen Grundstock nützlicher Metadaten.“

Der Ansatz von Infront, „klein“ zu beginnen, war mehr als eine Notwendigkeit – es war die Strategie. „Hätten wir gewartet, bis wirklich alles im DAM-System wäre, würden wir immer noch warten. Mit dem schrittweisen Ausbau von Picturepark konnten wir im Rahmen des Prozesses Erfahrungen sammeln und im Laufe der Zeit immer mehr Abteilungen integrieren. Das war hilfreich, weil wir sonst alle der mehr als über 600 Mitarbeiter auf einen Schlag hätten einführen müssen.“

Im Übertragungswagen von Infront befindet sich eine komplette mobile Videoproduktion zur Aufnahme, Bearbeitung und Übertragung von Events.

Regionen verbinden

Infront startete Picturepark mit nur wenigen Nutzern. „Die Akzeptanz durch die Nutzer ist der Schlüssel zum Erfolg eines DAM-Systems,“ sagt Kaeser. „Wir starteten mit nur wenigen Nutzern – so konnten wir das System perfektionieren, bevor wir es weiteren Nutzern zur Verfügung stellten.“ Zum Testteam gehörten Vertreter verschiedener Abteilungen, so konnten mehrere Anwendungsfälle berücksichtigt werden.

„Wir haben das System zuerst an unserem Hauptsitz in der Schweiz eingeführt. Wir haben das per E-Mail kommuniziert und Trainings-Workshops angeboten. Als wir sicher waren, dass dieses Modell funktioniert, haben wir es weltweit umgesetzt.“

Den Anfang macht die Finanz- und Rechtsabteilung von Infront, gefolgt von der Personalabteilung und den Sportservices, schließlich Marketing und Vertrieb. Dieser Roll-out war bewusst so gewählt – Kaeser wollte absolut sicher sein, dass das System optimal war, bevor die „Power-User“ an Bord kamen.

Auch die abteilungsweise Einführung und der Trainingsplan waren gut geplant. „Jede Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen an Picturepark. Durch die Staffelung des Roll-outs nach Abtei­lungen konnten wir das Training den Bedürfnissen jeder Abteilung anpassen.“

Das Picturepark-Archiv von Infront ist nicht auf Sportbilder beschränkt – es werden viele Aspekte eines Events aufgezeichnet, wie dieses Bild vom Empfang im Rahmen der Zürich Open 2011 zeigt.

Nach der Einführung des Systems am Hauptsitz war es an der Zeit, die weltweiten Niederlassungen einzubinden. Bei den Tochter-gesellschaften in der Nähe wie in Österreich und Italien führte Kaeser die Trainings selbst durch. Wenn Entfernung und Sprache eine Rolle spielten, ein Beispiel ist China, schulte Kaeser über Fernkurse einen lokalen Trainer, der dann die Kollegen einweisen konnte. Bei Redaktionsschluss dieses Berichts hatten mehr als die Hälfte der über 600 Mitarbeiter ein Picturepark-Konto.

„Es ist für uns nicht aufwändig, neue Mitarbeiter in die Nutzung von Picturepark einzuweisen“, sagt Kaeser. „Das System ist sehr intuitiv und einfach zu nutzen – mehr als eine dreiseitige Präsentation ist nicht notwendig.“

Es gibt keine ruhige Saison für Infront – Sport findet das ganze Jahr statt. Das Picturepark-System muss daher rund um die Uhr weltweit zur Verfügung stehen.

Kontrolle über Upload und Verbreitung

Den Upload in Picturepark dürfen nur bestimmte Benutzer durchführen. Dies macht den Importprozess einfacher und hilft, die Vollständigkeit und Konsistenz zu sichern. Außerdem vereinfacht es die sachgerechte Verwaltung der vielfältigen und oft komplizierten Lizenzen der Inhalte.

„Wir haben in jeder Niederlassung „Botschafter“ bestimmt, die den Upload übernehmen. An unserem Hauptsitz in der Schweiz haben wir ein Kernteam von drei Personen, die Tags zuweisen, Freigaben und Lizenzen verwalten und dann die Inhalte weltweit zur Verfügung stellen.“

Das Picturepark-System von Infront steht über FTP-basierte Uploads auch Freelancern, Agenturen und anderen zur Ver-fügung. „Dies ermöglicht uns, auch Inhalte von Personen zu akzeptieren, die keinen Picturepark-Account haben. Unsere Freelancer und Agenturen nutzen bereits FTP, so dass keine Schulung notwendig ist.“

Der Upload der Inhalte über FTP unterliegt dem gleichen Tagging- und Freigabeprozess der internen Inhalte, somit bleiben sie bis zur Freigabe verborgen.

Markenführung spielt eine große Rolle im Sportmarketing. Kunden von Infront sind neben Sendeanstalten auch Rechteinhaber, Werbekunden und Sponsoren.

Verbundene Business-Systeme

Infront hat Picturepark mit dem Web-CMS Umbraco, dem Web-to-Print-System 2imagine und Microsoft PowerPoint integriert.

Derzeit steht kein Umbraco-Connector für das Picturepark-System zur Verfügung, aber Dog in Glasgow, die Agentur von Infront, konnte dank der Einfachheit des Picturepark Asset Connector Frameworks die benötigte Integration realisieren.

Die Integration ermöglicht den Web-Redakteuren, Assets zu finden und zu platzieren, die auf die Nutzung im Web vorbereitet sind. Das Rechtemanagement stellt sicher, dass nur freigegebene und geeignete Assets auf der Website genutzt werden. „Wir können Bilder direkt in Picturepark beschneiden und skalieren“, erläutert Kaeser. „Das ist ein entscheidender Vorteil für mich, da wir die Bilder nicht mehr erst herunterladen müssen, um sie in Photoshop zu bearbeiten. Einige unserer Web-Redakteure haben nicht einmal Photoshop, so dass wir Zeit und Geld sparen.

Die von Dog entwickelte Integration ermöglicht Infront, Umbraco und Picturepark bezüglich der verwendeten Inhalte synchron zu halten. „Mit einem Klick kann ich prüfen, ob ein früher in Umbraco übernommenes Bild immer noch auf der Website verwendet wird. Wenn nicht, wird es aus Umbraco entfernt“, erläutert Kaeser.

Metadatenfelder in Picturepark zeigen die URL, über die ein Asset auf der Website gesehen werden kann, sowie das Datum, an dem es Asset platziert wurde. Kombiniert mit den Suchoptionen von Picturepark ermöglicht das den Website-Redakteuren mehr Kontrolle.

„Wir können eine Suche ausführen, um zu sehen, was seit wann auf der Website eingesetzt wird. Das und die Möglichkeit, Bilder in Picturepark über Vorlagen zu skalieren, anstatt Photoshop nutzen zu müssen, ist eine großartige Kombination.

Gleichgültig, ob es sich um ein Event nahe der Infront-Zentrale – wie der Swiss Ironman – oder auf der anderen Seite des Globus handelt: Die Kunden von Infront erwarten den gleichen Komfort beim Zugriff auf die Assets.

2imagine in Belgien war ebenfalls in der Lage, Picturepark mit seinem Web-to-Print-System zu verbinden – unkompliziert und ohne Entwicklungsaufwand. „Die Entwicklung des Picturepark DAM Connectors für 2imagine dauerte nur zwei Tage – und das für eine flexible Integration, die von jedem Kunden konfiguriert werden kann“, erzählt der Inhaber von 2imagine, Jos Claes. „Das API von Picturepark ist sehr gut dokumentiert – obwohl unsere Entwickler keine Erfahrung mit Picturepark hatten, traten keine Probleme auf.“

Aus dem 2imagine Online-Editor heraus können die Nutzer bei Infront nach Assets in Picturepark suchen und sie per Drag-and-Drop in Web-basierten InDesign-Dokumenten platzieren. 2imagine-Vorlagen sind mit bestimmten Picturepark-Sammlungen verknüpft, so sehen die Redakteure von Infront nur die Assets, die für den jeweiligen Zweck sinnvoll sind. Picturepark-Benutzerrechte stellen sicher, dass nur freigegebene Bilder verwendet werden.

Die von den Mitarbeitern aber am häufigsten genutzte Integration ist laut Kaeser der Picturepark Office Connector – er erlaubt PowerPoint-Nutzern über Picturepark verwaltete Assets zu finden und in Präsentationen zu platzieren.

„Das ist ein sehr beliebtes Werkzeug“, sagt Kaeser. „So wie bei unserer Website ist es schön, dass man die Bilder in Picturepark skalieren und in PowerPoint platzieren kann, ohne sich um Größe oder Format sorgen zu müssen.“ Derzeit nutzen rund 60 Infront-Mitarbeiter den Picturepark Office Connector.

Ziele und Pläne

Auch das Infront-Intranet soll an Picturepark angebunden werden. Kaeser analysiert zudem Nutzungsmuster des Systems, um ein Schema für adaptive Metadaten zu entwickeln – damit wäre das System noch einfacher zu bedienen.

„Vor Picturepark gab es keine Möglichkeit, alle digitalen Assets zu sehen, die wir in der gesamten Organisation hatten – es war alles zu segmentiert. Jetzt haben wir eine zentrale Verwaltung und die Kontrolle, von der alle Beteiligten profitieren.“