Die in zehn Ländern aktive Rieter Group beschäftigt mehr als 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 16 Produktionsstätten. Seit 2006 verwaltet das Unternehmen seine Bilder, Broschüren, Materialien für Investoren, Präsentationen und Videos mit Picturepark, das mit IBM Domino und dem CMS Typo3 integriert ist.
Mit seiner über hundertjährigen Geschichte sah sich die in der Schweiz ansässige Rieter Group einer Herausforderung gegenüber, die auch andere Organisationen ähnlicher Größe und ähnlichem Alters kennen: Die Mediendateien des Unternehmens waren über die Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiter des Unternehmens hinweg verstreut. Es gab keine globale Suche nach Inhalten, und niemand wusste, wo alles war.
Die Suche nach einem bestimmten Bild war eine zeitraubende Übung, die oftmals ergebnislos blieb. Schlimmer noch – die gefundenen Bilder konnten falsch verwendet werden, weil keinerlei Kontrolle bestand. Und die Verbreitung von Dubletten und veralteten Dateien machte alles nur noch schlimmer.
2016 feiert die Rieter Group 10-jähriges Jubiläum mit Picturepark
Bedarfsanalyse und Auswahl
Rieter beschloss, dass ein Digital Asset Management-System der beste Weg sei, dieses digitale Chaos zu beenden. Die Anforderungen des Unternehmens an ein DAM-System waren einfach und klar:
- Die Inhalte sollten für alle Mitarbeiter in allen Abteilungen und an allen Standorten problemlos und komfortabel zugänglich sein.
- Die Inhalte sollten in dem Format bereitgestellt werden, das am besten für den vom anfordernden Nutzer beabsichtigten Zweck geeignet ist.
- Die Inhalte sollten klar ausgezeichnet (getagged) sein, damit sie einfach gefunden und wiederverwendet werden können, anstatt sie neu zu kreieren oder zu lizenzieren.
- Das System sollte browser-basiert sein, damit keine Client-Software auf allen Arbeitsplätzen installiert und später aktualisiert werden muss.
- Das System sollte ein Cloud-basiertes DAM sein, damit das IT-Team nicht noch ein weiteres System verwalten und pflegen muss.
Nach einer umfassenden Evaluierung einer Reihe von Systemen entschied sich Rieter für Picturepark – wesentliche Argumente waren seine einfache Bedienung und einzigartige Funktionalität.
Erfolgreicher Start
Im Februar 2006 nahm Rieter das Picturepark-System in Betrieb. Das Unternehmen profitierte sofort von seinen Vorteilen. Über die Jahre wurde das System immer weiter ausgebaut und damit immer wertvoller. Alle Marketing-Assets sind nun über einen zentralen Punkt verfügbar. Unternehmensweite Regelungen bestimmen, wer worauf zugreifen kann und wie Inhalte genutzt werden können und wie nicht. Die Mitarbeiter können rund um die Uhr von über 40 lokalen und entfernten Standorten auf die benötigten Inhalte zugreifen, ohne dass sie dafür die IT oder andere Abteilungen involvieren müssen.
„Dank Picturepark konnten wir den zeitlichen Aufwand für die Suche nach bestimmten Assets deutlich verringern. Das Marketing-Team wird entlastet von der Suche nach Bildern für andere“, erläutert Nicole Balhuber, Marketing Projektmanagerin bei Rieter.
Rieter entschied sich dazu, sein Content Marketing entsprechend der Abteilungen zu organisieren. Dies ist ein häufiges Vorgehen für größere Organisationen, deren Inhalte einfach über institutionelle Grenzen hinweg kategorisiert werden können.
Es ist wichtig zu beachten, dass das nach Abteilungen organisierte Content Management nicht bedeutet, dass Mitarbeiter einer Abteilung nicht auch Zugriff auf die Inhalte haben, die einer anderen Abteilung zugeordnet sind. Der Zugriff auf die Inhalte wird über entsprechende Benutzerrechte geregelt. Picturepark-Nutzer können Inhalte mit allen teilen. Damit war Rieter in der Lage, seinen Mitarbeitern ein kontrolliertes, organisiertes System zu bieten, das ihre Arbeitsabläufe nicht behindert.
Integration über LDAP und mit dem CMS
Um das Nutzermanagement einfacher und sicherer zu gestalten, startete Rieter Picturepark integriert mit dem vom Unternehmen eingesetzten IBM Domino®-System. Domino war bereits als zentrales System für das Nutzermanagement (LDAP) im Einsatz. Daher war es sinnvoll, von dieser Funktionalität zu profitieren, anstatt die über 5.000 Nutzer in Picturepark anzulegen und zu verwalten. Picturepark unterstützt außerdem Active Directory, das für das Nutzermanagement in vielen Unternehmen eingesetzt wird.
Im Jahre 2008 startete Rieter eine neue Website, die auf dem Web Content Management-System Typo3 basiert. Das Team nutzte die Möglichkeit, Typo3 mit Picturepark zu integrieren, damit Website-Redakteure auf die unternehmensweiten Inhaltsquellen zugreifen können. Typo3-Redakteure können direkt aus Typo3 heraus auf die über Picturepark verwalteten digitalen Assets zugreifen und auf Websites verwenden. Assets können in Webseiten eingebettet oder, um immer aktuelle Downloads anzubieten, verlinkt werden.
