Als eine der größten Stiftungen in Deutschland muss die Bertelsmann Stiftung hohe Bestände digitaler Assets verwalten. Zwar verfügte die Organisation bereits über ein Digital Asset Management-System – dessen Fähigkeiten konnten die steigenden Anforderungen aber nicht mehr abbilden.
Die Herausforderung
Da die Mehrheit der Nutzer aus SharePoint heraus auf das DAM zugreifen muss, benötigte die Bertelsmann Stiftung eine Digital Asset Management-Lösung, die optimal mit SharePoint zusammenarbeitet. Und natürlich musste sie einfach zu bedienen sein, da die Manager nicht Monate für Change Management und Nutzertraining aufwenden wollten. Außerdem sollte die Lösung das Teilen von Videos über YouTube erleichtern.
„Unser Ziel war ein DAM, das einfach zu konfigurieren war“, erklärt Björn Brockschmidt, IT-Projektkoordinator der Bertelsmann Stiftung. „Picturepark bietet, was wir heute brauchen, und es ist ein zukunftssicheres System.“
Bertelsmann Stiftung IT Project Coordinator, Björn Brockschmidt.
Die Lösung
Picturepark bietet der Bertelsmann Stiftung eine DAM-Lösung, welche die von den Nutzern benötigte SharePoint-Funktionalität umfasst. Das macht die Dinge für alle einfacher und spart der Organisation Zeit und Geld für die Umschulung. Noch besser: Picturepark ermöglicht der Organisation dank der Web-basierten Optionen für Bestellung und Upload von Assets die DAM-Funktionalität auf externe Partner und Agenturen auszudehnen.
“Picturepark works well inside SharePoint and this was most important for us. Because it is so simple for users, we didn’t need to offer any training. It is all self-explanatory.”
Bertelsmann Stiftung IT Project Coordinator, Björn Brockschmidt.
Erfahrene Profis machen den Unterschied
Außer dem früheren DAM der Organisation hat Brockschmidt bei einem früheren Arbeitgeber Celum verwendet. Dies ermöglichte ihm, besser einzuschätzen und zu beschreiben, was die Bertelsmann Stiftung benötigt.
„Die Bertelsmann Stiftung wusste genau, was sie wollte, da das Team wusste, was mit DAM möglich ist“, sagt Philip Axmann, Sales Director bei Picturepark und zuständig für den Kunden. „Auf der Basis der DAM-Erfahrung des Teams konnten wir uns auf Verbesserungen und Ziele konzentrieren und mussten nicht erst die Grundlagen schaffen. Darüber hinaus erkannte das Team sofort den Wert von Picturepark, was meine Arbeit erleichterte.“
Ein besseres DAM für SharePoint
Björn Brockschmidt führt den Picturepark SharePoint Connector als primäres Kaufargument an. Im Gegensatz zu SharePoint-Integrationen anderer DAM-Anbieter arbeitet der SharePoint Connector von Picturepark genau so, wie es die Nutzer erwarten und stellt die Funktionalität zur Verfügung, die sie brauchen.
“Picturepark works well inside SharePoint and this was most important for us. Because it is so simple for users, we didn’t need to offer any training. It is all self-explanatory.”
Bertelsmann Stiftung IT Project Coordinator, Björn Brockschmidt.
Ein besseres DAM auch für Nutzer und Agenturen
Picturepark bietet zudem DAM-Funktionen, die über den Funktionsumfang der früheren DAM-Lösung hinausgehen. So können Redakteure schnell beliebig viele Assets gleichzeitig im Stapelverfahren bearbeiten, und die Nutzer können digitale Assets einfach über Social Media und andere Kanäle teilen.
Die Bertelsmann Stiftung konnte zudem ihre Prozesse für den Erwerb von Inhalten von externen Quellen optimieren. So wird über eine mit Lieferanten und Agenturen geteilte Liste erforderlicher XMP-Feldwerte sichergestellt, dass die Organisation über all die Metadaten verfügt, die sie benötigt. Wenn Bilder in Picturepark hochgeladen werden, kontrolliert ein automatisierter Workflow, ob alle erforderlichen Metadaten angegeben wurden. Ist dies nicht der Fall, wird der Upload der Datei abgelehnt und dies dem betreffenden Nutzer mitgeteilt. Wurde der Upload akzeptiert, informiert Picturepark die DAM-Redakteure über das Eintreffen des neuen Assets.
Cloud-basierte Konfiguration für lokale Installation
Das Picturepark-System der Bertelsmann Stiftung war zwar für den Einsatz auf den eigenen Servern der Organisation vorgesehen, wurde aber in der Picturepark Cloud konfiguriert.
Die Konfiguration in der Cloud machte es für die Bertelsmann Stiftung und Picturepark sehr viel einfacher und effizienter, zusammen an der Einrichtung des Systems und der Umsetzung neuer Ideen zu arbeiten. Außerdem wurden Verzögerungen vermieden, die durch die Datenmigration sowie die Beschaffung von Hardware und deren Einrichtung aufgetreten wären. Sobald das fertige System von der Organisation freigegeben war, wurde es auf die eigenen Server übertragen. Nicht einmal einen Tag später konnten die Nutzer wieder in demselben System arbeiten wie am Tag zuvor – nur, dass es jetzt lokal betrieben wurde.
Fein abgestufte Nutzerrechte
Das Picturepark-System der Bertelsmann Stiftung beherbergt Zehntausende von Bildern, die aus einer Vielzahl von Quellen stammen. Ob gekauft, lizenziert oder geliehen – es ist unerlässlich, dass die Organisation die Informationen zu Quellen und Nutzungsbeschränkungen für alle Assets im System verfolgen kann.
Die Rechtevorlagen von Picturepark machen die sonst lästige Aufgabe der Kontrolle fein abgestufter Nutzerrechte einfach. Und da diese Vorlagen mit den Assets verbunden bleiben, kann die Bertelsmann Stiftung die Einstellungen der Vorlagen ändern und alle zugewiesenen Assets automatisch aktualisieren.
Auch die Formulare für Model Releases werden in Picturepark verwaltet – damit kann die Stiftung einfach feststellen, ob ein Bild für die Nutzung freigegeben ist.
Von einem DAM auf ein anderes wechseln
Da die Bertelsmann Stiftung bereits mit einem anderen DAM-System arbeitete, musste ein umfangreicher Bestand an Assets und deren Metadaten in Picturepark übernommen werden. Picturepark kann Assets und Metadaten im Stapelverfahren übernehmen, aber das ältere DAM-System war nicht für einfache Datentransfers ausgelegt. Das stellte sich als Herausforderung dar, für die externe Erfahrung hereingeholt wurde.
Das in Deutschland ansässige Unternehmen FHCon verfügte über die einzigartige Qualifikation, sowohl mit dem von Bertelsmann bislang eingesetzten DAM und mit Picturepark vertraut zu sein. Zudem hatte das Team das Know-how für den Umgang mit der proprietären Datenspeicher-Technologie des älteren DAMs, womit ein zuverlässiger Workflow für die relativ reibungslose Datenübertragung entwickelt werden konnte.
Als die Migration der Daten abgeschlossen war, konnten die Nutzer von Picturepark profitieren, ohne über viele Jahre erfasste Assets und Metadaten neu anlegen zu müssen.
Abruf von Assets schafft höhere Sicherheit
„Ich kann mit Wasserzeichen geschützte Versionen an Personen außerhalb der Bertelsmann Stiftung senden und Ihnen bei Bedarf die Originale zur Verfügung zu stellen.“
Bertelsmann Stiftung IT Project Coordinator, Björn Brockschmidt
Digital Asset Management für Typo3
Die Bertelsmann Stiftung hat Picturepark mit seinem Web Content Management-System Typo3 integriert. Durch diese erweiterte Nutzung von Picturepark als zentrale Drehscheibe für digitale Inhalte hat die Stiftung die Kontrolle über ihre Sammlungen erweitert. Zudem erleichtert sie den Redakteuren der Website den Zugriff auf die benötigten Inhalte.
Erwähnenswert ist, dass Bertelsmann laut Björn Brockschmidt nicht den von Picturepark bereitgestellten Standard-Connector für Typo3 genutzt hat.
„Der Picturepark Typo3 Connector bot nicht genau die Funktionalität, die wir benötigten“, erläutert Brockschmidt. „Wir haben unserer Agentur das Picturepark API und das Asset Connector Framework gezeigt und gefragt, ob auf dieser Basis die Entwicklung einer Version denkbar ist, die unseren Anforderungen besser entspricht. Die Antwort war, dass dies einfach zu realisieren sei, was dann tatsächlich auch so war.“
Zu den Anforderungen der Bertelsmann Stiftung gehörte, dass Assets aus Picturepark ohne Download direkt in Typo3 platziert werden können. In der Tat würde der Download bestimmter Assets eine Lizenzverletzung darstellen.
„Unsere Website-Redakteure können die benötigten Assets auswählen und dann aus einer Reihe vordefinierter Beschneidungs- und Skalierungsvorlagen auswählen. Diese entsprechen den Platzhaltern für Bilder auf unserer Website“, führt Brockschmidt weiter aus. „Auf diese Weise wissen sie, dass das, was sie in Typo3 platzieren, das richtige Format hat.“
Weiter aufwärts in der Produktions-Pipeline kann Brockschmidts Team über die Rechtevorlagen von Picturepark festlegen, auf welche Bilder die Website-Redakteure zugreifen können. Das stellt sicher, dass die Redakteure nicht immer die Freigabe für die Bilder einholen müssen, die sie platzieren wollen – und die Stiftung kann sicher sein, dass sie nicht Bildmaterial ohne gültige Lizenz nutzt.
Brockschmidt beschreibt die Integration als schnell und zuverlässig sowie als willkommene Ergänzung in der Pflege der Website seiner Organisation.
Zukünftige Erweiterung der DAM-Lösung
Die Bertelsmann Stiftung plant zudem, den Picturepark YouTube Connector einzusetzen, um Videos auf ihren YouTube-Kanal hochzuladen.
