Digital Asset Management für das Hochschulwesen

Universitäten haben Millionen von digitalen Assets, Tausende von Benutzern, Hunderte von Richtlinien, viele Abteilungen und Zielgruppen – aber nur ein Ziel: einfaches, erschwingliches Digital Asset Management, das genau so arbeitet, wie es alle Nutzer erwarten.

Ein System für alle

Picturepark ist eine der wenigen Digital Asset Management-Lösungen, die wirklich für den Einsatz im gesamten Bereich einer Universität geeignet sind. Picturepark deckt die gesamte Bandbreite von den eher moderaten Bedürfnissen einer einzelnen Arbeitsgruppe bis hin zu den hohen Anforderungen Tausender Nutzer über mehrere Universitäten und Kontinente hinweg ab.

Dank des browserbasierten Zugriffs sind Updates einfacher, Supportanfragen vermindert und alle populären Betriebssysteme werden unterstützt – Mac, Windows und Linux sowie Android und iOS. Die in der Schweiz entwickelte Benutzeroberfläche von Picturepark ermöglicht es den Nutzern, das System in ihrer Sprache nutzen und sehr schnell produktiv damit arbeiten zu können.

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Adaptive Metadaten machen es möglich, dass jede Universitätsabteilung einen eigenen Metadaten-Layer für dieselbe Kollektion von digitalen Assets verwendet

Vielleicht das Beste – die einzigartige Technologie der adaptiven Metadaten in Picturepark bedeutet, dass jede Abteilung einer Universität in der von allen genutzten Asset-Bibliothek ihre eigene Metadaten-Ebene definieren kann. So können zum Beispiel Ihre Forschungsabteilungen ein spezielles Metadaten-Schema benötigen, um den technischen Bezug der Assets zu reflektieren, während die PR-Abteilung den Schwerpunkt auf Metadaten legt, die relevant für die Pressearbeit sind. Andere DAMs würden dazu ein einziges, kompliziertes Metadaten-Schema erfordern, das umständlich und schwierig zu verwalten wäre. Die adaptiven Metadaten in Picturepark gewährleisten, dass das Metadaten-Schema jeder Abteilung als Ebene über den gemeinsam genutzten Assets liegt, aber nur der jeweiligen Abteilung zur Verfügung steht (sehen Sie dazu das Video in der Seitenleiste).

Um den Zugriff auf digitale Assets noch weiter zu vereinfachen, ermöglicht die Picturepark Ports-Technologie, mehrere bedarfsgerechte Picturepark-Schnittstellen und -Portale anzubieten, die praktisch ohne jedes Training genutzt werden können.

Picturepark kann „out-of-the-box“ und ohne individuelle Entwicklung sofort eingesetzt werden. Damit können Sie schneller von den Vorteilen des Systems profitieren, und die Anlaufzeit und -kosten betragen nur einen Bruchteil dessen, was für andere DAM-Systeme der Enterprise-Klasse notwendig ist. Wenn individuelle Entwicklung überhaupt erforderlich ist, so bietet das Picturepark Web Services-API Ihren Entwicklern die gesamte Funktionalität, die sie benötigen, um alle erforderlichen Integrationen zu realisieren.

Picturepark ist als echte SaaS-Lösung verfügbar, alternativ kann das System lokal an Ihrer Hochschule installiert werden – Sie können mit einer dieser Optionen starten und später zur jeweils anderen wechseln. Und es geht noch besser: Sie können Picturepark sogar in einer Hybrid-Konfiguration einsetzen und sich so die Leistung und Kontrolle einer lokalen Installation ebenso erschließen wie die über die Cloud mögliche, unkomplizierte Verbreitung von Assets.

Die IT-Abteilungen von Universitäten bevorzugen Picturepark, weil es auf Standardtechnologien aufsetzt, die sie schon kennen und in den meisten Fällen bereits nutzen. Picturepark bietet „die Pferdestärken“, welche die IT benötigt, um den Anforderungen der gesamten Universität zu entsprechen. Zudem basiert das System auf einer auch im härtesten Einsatz bewährten Architektur, welche die Hochverfügbarkeit bietet, die IT-Administratoren fordern.

Picturepark ist eine DAM-Lösung, die von Nutzern, Managern und IT-Experten gleichermaßen geschätzt wird.

Management mehrerer Fakultäten und Abteilungen

Picturepark wurde entwickelt für die Unterstützung mehrerer Mandanten und Zielgruppen – jeweils mit eigenen digitalen Assets, Metadaten, Taxonomien, Benutzerrechten und Richtlinien. Das bedeutet, dass Sie nur in ein System investieren und nur ein System managen müssen, Ihre Zielgruppen aber ihre individuellen Digital Asset Management-Umgebungen nutzen können. Die Assets des Lehrstuhls für Maschinenbau werden nicht vermischt mit denen der Presseabteilung – digitale Assets wie Logos oder Richtlinien der Universität können aber bei Bedarf von mehreren Zielgruppen genutzt werden. Die „trennenden Mauern“ zwischen Ihren Nutzergruppen werden von Ihnen und Ihren Richtlinien definiert.

Die in Picturepark integrierten Statistikfunktionen zeigen Ihnen, welche Abteilungen die aktivsten sind oder welche den meisten Speicherplatz beanspruchen – damit können Sie die Ressourcen effizienter planen und nutzen. Die DAM-Manager der einzelnen Bereiche sehen die Statistiken ebenfalls, allerdings fokussiert auf Ihre eigenen Gruppen – damit wird die Privatsphäre systemweit geschützt. Das gilt auch für Optionen für die Zusammenarbeit wie etwa die Blogging-Funktion im Dashboard von Picturepark – auch diese respektieren die „Wände“ zwischen Ihren Nutzergruppen, sodass die Nutzer nicht die Kommunikation anderer Abteilungen einsehen können.

Wenn systembezogene Benachrichtigungen erforderlich sind, können Sie alle Nutzer Ihres Picturepark-Systems in einem Schritt per E-Mail informieren. Sie können sogar Nachrichten, Links zu Tipps oder andere Meldungen im Login-Bildschirm von Picturepark ausgeben.

Individuelle Hilfeseiten können in HTML erstellt und allen Nutzern zugänglich gemacht werden. Dies ermöglicht Ihnen, jeder Zielgruppe Unterstützung aus deren jeweiliger Perspektive zu bieten, anstatt aus einem allgemeinen, softwarefokussierten Blickwinkel.

Unterstützung für die PR der Universität

Ihre PR-Abteilung kann über Picturepark Material mit Journalisten und anderen Zielgruppen teilen. Die Ankündigungen können über Sperrvermerke geschützt werden, und Statistiken zeigen, welche Journalisten welches Material wann heruntergeladen haben. Journalisten können Picturepark-Accounts direkt im Log-in-Fenster anfordern. Picturepark kann solche Anforderungen automatisch genehmigen oder für die manuelle Freigabe an eine von Ihnen angegebene Person oder Stelle weiterleiten, die dazu berechtigt ist.

Über Picturepark Ports realisierte Presseportale können die Präsenz Ihrer Fakultäten und deren Forschungen erhöhen, indem Sie es Journalisten erleichtern, benötigte Materialien im Moment des Bedarfs zu erhalten. Veröffentlichen Sie Ihre Portale über einprägsame URLs, welche die bevorzugte Quelle für Journalisten und Redakteure werden.

Picturepark war nicht nur die beste Lösung für unsere Nutzer und unser Budget – es hat sich auch als optimales System für unsere IT herausgestellt. Picturepark ist einfach genial – es hat noch nie Probleme gemacht und immer ausgezeichnet funktioniert.

Heath Norton, Northern Arizona University

Wenn Sie ein Verzeichnis der Expertise Ihrer Fakultäten publizieren, können Sie Picturepark als einen Speicher der für jeden Experten verfügbaren Materialien nutzen. Wenn ein Journalist ein Zitat, ein Portraitfoto oder einen Videoclip benötigt, kann er dieses Material beziehen, auch wenn Sie oder ein Vertreter der Fakultät nicht verfügbar sind. Sie können sehen, wer sich welche digitalen Assets in Picturepark angesehen und heruntergeladen hat – dies ist nützlich für Folgemaßnahmen oder Audits.

Wenn Sie einen Service für die Medienbeobachtung nutzen, der Ihnen veröffentlichte Artikel zusendet, können Sie diese in Picuturepark einstellen, mit Metadaten versehen und intern Ihren Fakultäten zur Verfügung stellen. Das Teilen ist damit so einfach wie der Versand von E-Mails, und Links können zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt ungültig werden.

Sie können auch mehrere Assets oder ganze Sammlungen teilen sowie zu jedem Zeitpunkt Assets hinzufügen oder entfernen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie immer aktuelle Links zu Sammlungen publizieren können, die den Journalisten ihre Arbeit noch weiter vereinfachen. So können Sie zum Beispiel alle Forschungsmaterialien zu Erdbeben zusammenfassen und unter

http://you.edu/experts/earthqu... veröffentlichen. Sollte wieder ein Erdbeben stattfinden, wissen die Journalisten genau, wo sie Material und Kommentatoren finden. Gehen Sie so für alle Themengebiete Ihrer Fakultäten vor, und Sie werden der Presse stetig wachsende Bestände immer aktueller und themenrelevanter Materialien anbieten können. Und das Beste ist, dass Sie die jedem Link hinterlegten Inhalte jederzeit ändern können und den Mitgliedern Ihrer Fakultäten gestatten können, ihre Sammlungen einzusehen und selbst bearbeiten zu können.

Bei nachrichtenrelevanten Ereignissen wenden sich Journalisten an die vielversprechendsten, verlässlichsten und verfügbarsten Quellen. Mit Picturepark können Sie sicherstellen, dass die Experten Ihrer Fakultäten angesprochen werden.

Merchandising und Community-Aufbau

Auch die digitalen Assets, die Sie für die Vermarktung etwa der Merchandising-Produkte Ihrer Universität oder ihrer Sportteams verwenden, können in Picturepark verwaltet werden. So können Sie sicherstellen, dass nur die Designs an Dienstleister gesandt werden, die von den verantwortlichen Personen freigegeben wurden. Die Freigabe neuer Entwürfe kann über jeden Webbrowser erfolgen – ein Picturepark-Konto ist dafür nicht notwendig.

Ihre Produktionssysteme und -dienstleister können über Picturepark zentral auf alle für Merchandising-Produkte verwendeten Assets zugreifen. Sie können diese Assets ganz nach Bedarf aktualisieren. Wenn ein mit Picturepark integriertes Produktionssystem über die Verfügbarkeit aktualisierter Assets informiert werden soll, kann dies über das Picturepark Web Services API erfolgen.

Sie können Picturepark auch verwenden, um während oder nach Spielen der Sportteams Ihrer Universität Fotos zu sammeln. Laden Sie die Fans ein, ihre Schnappschüsse hochzuladen – Sie können die Bilder „on-the-fly“ voranzeigen sowie über Twitter, Facebook oder Google+ teilen. Und wenn Sie während des Spiels Bilder auf der Anzeigetafel im Stadion darstellen wollen, können Sie dies über Picturepark realisieren.

Skalierbare „bildungsfreundliche“ Architektur

DAM-Software wird oft zunächst nur von einer Fakultät oder Abteilung einer Universität installiert und genutzt. Das Problem dabei ist, dass eine DAM-Lösung, die gut in einem Bereich funktioniert, unter Umständen nicht auf den gesamten Campus und darüber hinaus ausgedehnt werden kann. Einige DAM-Systeme sind nicht entsprechend skalierbar oder sie basieren auf proprietären Technologien – oder beides. So sind Universitäten gezwungen, mehrere Kopien der gleichen DAM-Software zu erwerben. Oder, schlimmer noch, sie investieren in viele verschiedene DAM-Lösungen – das macht Training und Support sehr viel aufwändiger und ist sehr viel kostspieliger.

Digital Asset Management für das Hochschulwesen
Digital Asset Management für das Hochschulwesen

Picturepark kann auf einem einzelnen Server ausgeführt werden. Das System kann außerdem über Hunderte von Computern (Knoten) geclustert werden, um höchste Verfügbarkeit auch bei wechselndem Aufkommen in anspruchsvollen Umgebungen zu sichern. Integrierte Load Balancing-Funktionalität gewährleistet zudem, dass die Leistung des Systems auch bei Auslastungsspitzen konstant bleibt. Optionen für die Ausfallsicherung stellen sicher, dass Hardwarefehler nicht dazu führen, dass Ihr System offline geht oder Ihre Daten beschädigt werden.

Darüber hinaus können dank der service-orientierten Architektur (SOA) von Picturepark einzelne Dienste an dedizierte Hardware delegiert werden. Damit wird die Echtzeit-Nutzererfahrung nicht etwa durch Aufgaben der Videobearbeitung, Archivierung, Workflows oder andere rechenintensive Aufgaben beeinträchtigt.

Die Unterstützung von Single-sign-on für die Log-ins der Universität bedeutet, dass die Wartung der Benutzerkonten größtenteils bereits erledigt ist. Die volle Unterstützung von Active Directory/LDAP und der claims-basierenden Authentifizierung mit ADFS 2.0 vereinfacht das Nutzermanagement und erhöht die Sicherheit des Systems durch die Verminderung des Risikos von Fehlern in der Administration.

Erschwinglicher durch geteilte Kosten

Die Skalierbarkeit von Picturepark erschließt auch Kostenvorteile. Da alle Picturepark-Systeme skalierbar sind, werden Sie nie eine „falsche“ Picturepark-Edition erwerben. Sie können Nutzerlizenzen ganz nach Bedarf hinzufügen und sogar weitere Fakultäten oder Abteilungen (Mandanten) hinzufügen, ohne die Workflows der bestehenden Nutzer zu unterbrechen.

Die Kosten für zusätzliche Nutzer oder Mandanten sind marginal, im Gegenzug sind die Kosteneinsparungen deutlich. Wenn die Aufwendungen für das Gesamtsystem zwischen Mandanten geteilt werden, wird professionelles Digital Asset Management für praktisch jeden Bereich der Universität erschwinglich. Zudem stehen attraktive Rabatte für den Bildungsbereich zur Verfügung.

Kosteneinsparungen durch die Mandantenfähigkeit von Picturepark

Abteilungen Kosten total Pro Mandant
1 31,000 31,000
2 39,000 19,500
3 47,000 15,700
4 55,000 13,750

Die angegebenen Kosten beziehen sich auf eine unbefristete Lizenz der Software für die lokale Installation. Etwaige Services sind nicht enthalten, die Kosten für die jährliche Wartung und Support sind aber eingerechnet. Beachten Sie, dass sich die Kosten um fast 50% vermindern, wenn Sie die Lösung für zwei Abteilungen einsetzen. Wenn Sie im Laufe der Zeit weitere Abteilungen hinzufügen, sinken die Kosten pro Abteilung weiter. Die Zahl der weiteren Mandanten ist nicht begrenzt – das System wird nie zu klein für Sie und Sie müssen nie von vorn anfangen.

Einfache DAM-Lösungen für den Einsatz ausschließlich in der Cloud lassen oft wichtige Funktionen vermissen, ältere DAM-Systeme für die lokale Installation sind oft nicht skalierbar. Das Funktionsspektrum und die Architektur von Picturepark hingegen entsprechen den Anforderungen von Institutionen im Hochschulwesen, das System ist gleichzeitig aber erschwinglich und handhabbar. Picturepark Digital Asset Management ist die sicherere und intelligentere Wahl für Universitäten. Eine Lösung, die Ihre Nutzer und Administratoren schätzen – jetzt und in Zukunft.

Hinweis: Alle Kosten sind Schätzungen, die nur der allgemeinen Information zu Kosten dienen. Ein Picturepark-Kundenbetreuer erstellt gern einen detaillierten Kostenvoranschlag für Sie. >>