ERP + DAM + CMS

Faber-Castell ist seit Jahrhunderten der weltweit bekannteste Hersteller von Präzisions-Schreibgeräten. Heute stellt das Unternehmen Tausende von Produkten her, mit Tausenden mehr im Archiv und noch mehr in der Entwicklung für morgen. Das Unternehmen setzt auf die besten verfügbaren Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP), Digital Asset Management (DAM) und Web Content Management (CMS), um Produkte auf den Markt zu bringen.

Der Product Information-Workflow

„Wir sind sehr glücklich mit unseren miteinander verbundenen Systemen für das Produktmanagement und den vielfältigen Möglichkeiten, die sie uns in Kombination bieten“, erläutert Jürgen Wersig, Mitglied des Projektteams bei Faber-Castell.

Die Product Information Management-Umgebung bei Faber-Castell umfasst drei wesentliche Systeme: SAP, Picturepark und Sitecore.

SAP Enterprise Resource Planning (ERP)

SAP ist seit 1997 die Datenbank für Produktinformationen des Unternehmens. Hier haben die Produktmanager und andere Zugriff auf die Daten, die für die Spezifizierung, Herstellung und Verwaltung sowie den Vertrieb der Produkte verwendet werden.

Andere Systeme, die sich auf diese Daten beziehen, erhalten sie direkt aus SAP. Dieser Master Data Management-Ansatz, kurz MDM, hilft, die Integrität der Produktdaten von Faber-Castell zu gewährleisten – schließlich müssen dieselben Daten nicht mehr in mehrere Systeme eingegeben werden. Damit wird die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern deutlich verringert.

Picturepark Digital Asset Management (DAM)

Picturepark agiert als das Master Digital Management-System für Bilder, Videos und andere Rich Media-Inhalte. Was SAP für Nutzer und andere Business-Systeme leistet, die Zugriff auf textliche Produktinformationen des Unternehmens brauchen, das macht Picturepark für diejenigen, die auf rich content zugreifen müssen.

Picturepark ist nicht nur die Quelle für Bilder und Videos für die Nutzung auf der Website – es ist auch das globale Medienportal sowie das Archiv für Inhalte zu Produkten, die nicht mehr weitergeführt werden. Inhalte für kommende Produkte werden, mit Sperrvermerken versehen, ebenfalls in Picturepark verwaltet – damit wird sichergestellt, dass sie nicht zu früh zur Verfügung gestellt werden.

Sitecore Web Content Management (WCM)

Der Online-Katalog von Faber-Castell wird mit dem Content Management System Sitecore realisiert. Der Katalog basiert auf Vorlagen (Templates), mit denen die Web-Redakteure die benötigten Seiten einfach erstellen können. Sitecore bezieht die Bilder direkt aus Picturepark. Jede Nacht verbindet sich Sitecore mit Picturepark und prüft, was neu ist oder was sich geändert hat. Damit haben die Redakteure immer Zugriff auf die neuesten visuellen Inhalte für jedes Produkt.

„Die Sitecore-Nutzer haben sehr wenig Arbeit damit“, sagt Wersig und hebt die Struktur der Sitecore-Vorlagen und der voreingestellten Konvertierungen in Picturepark hervor. Diese stellen die Bilder in den Größen und Formaten bereit, die optimal auf die Sitecore-Templates abgestimmt sind.

Beschränkungen vor der Implementierung

Im Jahre 2000 hatte Faber-Castell ein Bildmanagementsystem aufgebaut, das bis zur Entscheidung für Picturepark eingesetzt wurde. Laut Wersig bot dieses System einfache Suchfunktionen, unterstützte aber nur Bilder. „Es war ein gutes System für das Jahr 2000, aber nicht mehr für heute“, sagt er.

Eine wesentliche Einschränkung des Systems für ein Unternehmen mit einer so reichen Geschichte war, dass es keine Inhalte archivieren konnte, die nicht mehr aktuell waren. Bilder wurden, so Wersig, für immer gelöscht – es gab einfach keine Möglichkeit, sie zu behalten, ohne dass sie den Mitarbeitern und Partnern weiter zur Verfügung standen. Damit bestand immer die Gefahr, sie irrtümlich zu nutzen.

Somit ist es nicht überraschend, dass das Unternehmen die Archivierungsfunktionen in Picturepark intensiv nutzt – schließlich sind die Bilder der heutigen Produkte in Zukunft Teil der Geschichte des Unternehmens.

Das Faber-Castell Media Center ist ein Markenportal, über das Nutzer die Inhalte  von überall her im Selbstbedienungsverfahren beziehen können. Die facettierte und schlüsselwortbasierte Suche ermöglicht es den dazu berechtigten Handelspartnern und Journalisten, die benötigten Inhalte schnell zu finden und herunterzuladen.

Auch zögerliche Nutzer sahen die Vorteile

Wenn es ein Gegenteil zum Begriff „Start-up“ gäbe, würde dieser Faber-Castell perfekt beschreiben – das Unternehmen besteht schon seit dem 18. Jahrhundert.

Die Migration des Managements der Produktinformationen auf eine Reihe digitaler Systeme war eine gute Idee, stellt aber natürlich auch eine Herausforderung dar. Die Vorgabe war, dass die Digitalisierung der Systeme und Workflows des Unternehmens Vorteile bieten musste, die unbestritten, messbar und nachhaltig sein sollten.

Das Projektteam hat diese Ziele erreicht:

  • Die Produktinformationen haben nun „ein Zuhause“ in einer zentralen Datenbank. Damit ist allen klar, wo die offiziellen und korrekten Informationen zu finden sind.
  • Die Rich Media-Inhalte sind leicht zugänglich für interne Nutzer, externe Partner, Journalisten und Handelspartner sowie für verbundene Business-Systeme.
  • Agenturen und freie Fotografen laden nun ihre Materialien direkt in Picturepark hoch, anstatt sie auf CD gebrannt zuzusenden oder sich in FTP-Zugänge einzuloggen.
  • Ein durchsuchbarer und immer aktueller Online-Katalog steht weltweit zur Verfügung, wird aber zentral verwaltet.

„Die Verbindung zwischen all diesen Systemen ist sicher noch nicht perfekt, aber alles ist schon ziemlich gut“, sagt Wersig. „Die Nutzer haben die Gesamtlösung schätzen gelernt, und alle sind jetzt sehr glücklich.“ ⬛

Dieser Bericht wurde von Picturepark mit Erlaubnis und Unterstützung von Faber-Castell verfasst und veröffentlicht. Wir bedanken uns bei Jürgen Wersig von Faber-Castell für die gute Zusammenarbeit.

Die folgenden Systeme werden in diesem Artikel genannt: