DAM-Lösung für Corporate Communications

Eine vergleichsweise einfache DAM-Lösung wird von der Corporate Communications-Abteilung eines börsennotierten Unternehmens benötigt. Die Abteilung muss Berichte, bei der öffentlichen Verwaltung eingereichte Unterlagen sowie Werbematerialien mit ihr bekannten Investoren und Journalisten sowie der breiten Öffentlichkeit teilen.

Anforderungen

Die wesentlichen digitalen Assets liegen in den Formaten Microsoft Word und PDF vor, dazu Videos sowie Bilder und Logos.

Nur wenige Anwender sollen Assets in das System hochladen und die dazugehörigen Metadaten ändern können. Namensbezogene Konten müssen aber für eine unbegrenzte Zahl von Investoren und Journalisten zur Verfügung stehen.

Die Benutzer müssen auf einfache Weise festlegen können, ob ein bestimmtes Asset ausschließlich mit Investoren, der Presse oder der Öffentlichkeit geteilt werden soll. Da das Unternehmen börsennotiert ist und das System auch für die Verbreitung von Finanzberichten und anderen börsenrelevanten Materialien genutzt werden soll, muss es möglich sein, den Zeitpunkt der Verbreitung auf die Minute genau vorzugeben.

Alle digitalen Assets aus dem System müssen den Zielgruppen über ein attraktives, im Corporate Design des Unternehmens gehaltenes Portal präsentiert werden. Dieses Portal muss die Metadaten übersichtlich zeigen und den Download der Dateien ohne jedes Training ermöglichen. Die Benutzer müssen Seite für Seite in Vorschauen blättern und Videos ansehen können.

Pressemappen werden als vordefinierte Sammlung von Assets zusammengestellt. Die Pressemappe muss über eine stets aktuelle, zeitlich nicht begrenzte URL zugänglich sein, die einfach publiziert werden kann. Benutzer müssen jederzeit in der Lage sein, der Pressemappe Dateien hinzuzufügen oder sie daraus zu entfernen. Wenn in der Mappe enthaltene Dateien durch überarbeitete Versionen ersetzt werden, muss die Sammlung immer auch die aktuellen Versionen verlinken.

Die den Teammitgliedern zugänglichen Statistiken müssen informieren, wer wann was heruntergeladen hat. Es muss einfach möglich sein, die Statistiken in Excel zu übernehmen, um sie in Reports zu verwenden.

Investoren und Journalisten müssen über das Web einen Zugang beantragen können. Dabei müssen sie angeben, ob sie Investor oder Journalist sind. Alle Anträge müssen vor der Aktivierung geprüft werden können, und die Antragsteller müssen automatisch benachrichtigt werden, wenn ihnen der Zugang gewährt wird.

Ein eingeschränkter öffentlicher Zugang muss möglich sein. Besucher dürfen z. B. nur Werbe- und Marketingmaterialien ansehen, die nicht als für Investoren und Presse bestimmt markiert sind. Und sie dürfen keinen Zugang zu börsenrelevanten Dokumenten haben. Der Download aller Assets muss unterbunden sein, aber Besucher müssen den Download anfordern können. Das DAM-System muss diese Anträge an die dafür verantwortliche Person übermitteln. Gleichgültig, ob der Download genehmigt oder verwehrt wird, die anfordernden Nutzer müssen entsprechend informiert werden.

Zukünftiger Ausbau

Das Kommunikationsteam möchte Social Media-Plattformen nutzen, um freigegebene Werbematerialien breiter zu distribuieren.

Kosten

Die angegebenen Kosten beziehen sich auf die gesamte Lösung einschliesslich den zu erwartenden Dienstleistungen. In die Werte für die lokale Installation sind die Kosten für Wartung und den Support pro Jahr eingerechnet. Diese sind standardmäßig in der Preisgestaltung einer Cloud-basierten Lösung inkludiert. Bezogen auf lokal installierte Lösungen sind die Aufwendungen für Hardware und Hosting nicht berücksichtigt. Die kalkulierten Systeme können entsprechend steigender Anforderungen und Ziele erweitert werden, diese Kosten sind jedoch in der Tabelle nicht berücksichtigt.

EUR

Art der Bereitstellung Einmalig Summe über
2 Jahre
Summe über
5 Jahre
Picturepark Cloud 4.000 11.200 23.200
Picturepark Onsite 12.400 14.800 19.600

CHF

Art der Bereitstellung Einmalig Summe über
2 Jahre
Summe über
5 Jahre
Picturepark Cloud 5,000 14,000 29,000
Picturepark Onsite 15,500 18,500 24,500

USD

Art der Bereitstellung Einmalig Summe über
2 Jahre
Summe über
5 Jahre
Picturepark Cloud 5,000 14,000 29,000
Picturepark Onsite 15,500 18,500 24,500

Hinweis: Alle Angaben sind Schätzungen und als allgemeine Informationen zu möglicherweise anfallenden Kosten zu verstehen.

Neue Picturepark DAM-Demo ausprobieren