Taxonomie Maintenance: Warum die Pflege der Taxonomie wichtig ist

In einem früheren Blogbeitrag haben wir gezeigt, wie man mithilfe von KI eine einfache Taxonomiestruktur von Grund auf neu erstellen kann. Wir bleiben beim Thema und beschäftigen uns diesmal mit einem Schlüsselaspekt des Change Management: Wir zeigen, warum eine funktionierende Taxonomie nur der Beginn eines Prozesses ist und nicht das Ende.

Taxonomien spiegeln direkt unser Unternehmen, unsere Produkte und Dienste wider. Diese verändern sich im Laufe der Zeit und passen sich an neue Gegebenheiten an. Daher ist die Pflege einer Taxonomie äusserst wichtig. In diesem Beitrag zeigen wir, warum es wichtig ist, eine Taxonomie aktuell zu halten, und stellen verschiedene Methoden vor, dies effektiv zu erledigen.

Welche Rolle spielt das Change Management für Taxonomien?

Eine Taxonomie bildet die Informationsinfrastruktur im Innersten eines Content Management Systems (CMS). Daher ist es wichtig, gerade hier auf mögliche Veränderungen einzugehen.
In über zwei Jahrzehnten der Arbeit mit den unterschiedlichsten Taxonomien, Unternehmen und Benutzern haben wir immer wieder festgestellt, wie wichtig es ist, die Taxonomie aktuell zu halten. Hierfür gibt es zwei klare Gründe:

Erstens gibt es eine klare Tatsache: Es wird sich immer etwas ändern. Unsere Kunden haben uns gezeigt, dass Veränderungen in verschiedenen Unternehmen unterschiedlich schnell geschehen können. Anstelle einer allgemeinen Lösung sollte das Change Management also genau darauf abgestimmt werden. Wie gesagt: Es wird sich immer etwas verändern. Eine Taxonomie bildet die Informationsinfrastruktur im Innersten eines Content Management Systems (CMS). Daher ist es wichtig, gerade hier auf mögliche Veränderungen einzugehen.

Zweitens sollte eine aktuelle Taxonomie beständig optimiert und bereinigt werden, damit sie agil bleibt. Im Laufe der Zeit werden Produktlinien, Projekte und Dienste ersetzt. Das kann dazu führen, dass ganze Bereiche einer Taxonomie nicht mehr gebraucht werden. Aus diesem Grund ist es immer wünschenswert, eine Taxonomie von veralteten Informationen zu befreien, um sie für die Nutzer eines Content Management Systems schlank und schnell benutzbar zu halten.

Die einzige Konstante im Leben: Veränderung

Beim ersten Punkt muss man nicht lange suchen. Beispiele für grosse Veränderungen in Unternehmen sind leicht zu finden. Nehmen wir beispielsweise das Kosmetikunternehmen Avon. Am Anfang hat eine einzelne Person Bücher an der Haustür verkauft. Heute verfügt das Unternehmen über sechs Millionen Kosmetikvertreter in über 100 Ländern.

Die Implementierung eines vernünftigen Change Management ist allerdings nicht nur für Unternehmen wichtig, die sich drastisch verändert haben. Man darf nicht vergessen, dass fast alle Unternehmen ständig ihre Angebote anpassen. Ein häufiges Beispiel hierfür ist die Einführung neuer Produkte oder Dienste.

Ein aktuelles Beispiel für neue Produktbereiche, die zu Beginn nur einen Nischenmarkt bedienten oder überhaupt noch nicht existierten, sind mit dem Internet verbundene Geräte und Fahrzeuge, auch als Internet of Things (IoT) bekannt, die auf der ganzen Welt immer häufiger zum Einsatz kommen. In einem Whitepaper der Firma Cisco (Englisch) wird davon ausgegangen, dass dieser Bereich um 2008/2009 überhaupt erst “geboren” wurde. Selbst wenn neue Produktkategorien vom Verbraucher nicht angenommen werden, sollte man daran denken, dass viele Unternehmen ihre Angebote nur schrittweise anpassen oder verändern.

Der gegenteilige Effekt ist ebenfalls wahr. Während neue Produkte und Dienste aufkommen, werden alte redundant. Hierzu gehören beispielsweise tragbare Geräte zur Satellitennavigation und Audioplayer, die beide mit der Einführung des Smartphones obsolet wurden.

Änderungen in der Linguistik berücksichtigen

Nicht nur müssen Produkte hinzugefügt und entfernt werden, sondern auch das dafür verwendete Vokabular kann sich verändern. Das muss beim Content Management, besonders bei der Pflege einer Taxonomie, berücksichtigt werden. Schliesslich ist auch die Sprache selbst einem beständigen Wandel unterworfen, wie in diesem interessanten Blogbeitrag (Englisch) unseres Kunden Pearson beschrieben wird.

Ein Beispiel für produktbezogene Sprachänderungen ist das Mobiltelefon, das in amerikanischen Märkten auch als “Cell Phone” bekannt ist. Heutzutage werden die Smartphones dort oft einfach als “Phone” (Telefon) bezeichnet, was die Allgegenwart dieser Geräte, ihre Durchdringung des täglichen Lebens und den Niedergang der Festnetz-Telefonie zeigt.

Ausserdem sollte man bedenken, dass Veränderungen eines Unternehmens nicht nur von aussen kommen müssen. Veränderungen können auch intern stattfinden: neue Mitglieder kommen ins Management, andere gehen, Regeln ändern sich, Abteilungen werden neu organisiert und neue Geschäftszweige werden erschlossen. Für Taxonomiedaten bedeutet das Änderungen von Namen, Positionen und weiteren Informationen. Sie alle müssen aktualisiert werden, um eine möglichst hohe Genauigkeit zu errreichen.

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Drei einfache Schritte, um die Taxonomie aktuell zu halten

Wir kommen nun zu drei verschiedenen Strategien, um eine Taxonomie aktuell und schlank zu halten. Die Schritte können in beliebiger Reihenfolge durchgeführt werden. Alle hier beschriebenen Methoden funktionieren ausserdem unabhängig voneinander. Die besten Ergebnisse erzielt man jedoch durch eine Kombination dieser Vorgehensweisen.

1. Auto-Tagging auf die Taxonomie anwenden

Die erste Methode, die vorstellen wollen, verwendet KI-gesteuerte Auto-Tagging-Verfahren, um eine Taxonomie aktuell zu halten. Über KI und ihre Möglichkeiten für Taxonomien beim DAM und anderen Content Management Systemen haben wir erst kürzlich berichtet. Sowohl die zuvor erwähnte Anleitung zum Aufbau einer Taxonomie, wie auch unser umfassenden Blogbeitrag zu den Möglichkeiten und Nachteilen des Auto-Tagging befassen sich ausführlich mit dem Thema.

Der perfekte Ausgangspunkt für eine Auto-Tagging-basierte Aktualisierung ist eine Taxonomie, die Informationen zu grossen Mengen an visuellem Content enthält. Hierfür muss der visuelle Content nur durch einen Auto-Tagging-Provider verarbeitet werden. Bestimmte Inhaltsarten werden dabei möglicherweise nie von Menschen untersucht. Weitere Informationen finden Sie in einem früheren Blogbeitrag zu diesem Thema.

Hier bietet sich die eingebaute Clarifai-Integration von Picturepark an. Es kann aber auch eine Vielzahl anderer Quellen verwendet werden. Weitere Details zu den verschiedenen Möglichkeiten und ihren Vorteilen finden Sie in unserer Anleitung zur KI-basierten Erstellung einer Taxonomie. Nach Anwendung der gewählten Vorgehensweise werden die Ergebnisse in einer Tabelle gespeichert und dann mit einem Werkzeug zur Bestimmung der Schlagwortdichte, zum Beispiel Textalyser, verarbeitet, um die häufigsten Stichwörter zu finden. Diese bilden die neuen Daten, die zur Taxonomie für ein DAM oder CMS hinzugefügt werden.

Dieses Vorgehen ist sogar dann noch nützlich, wenn sämtlicher Content bereits mit Hilfe eines Auto-Tagging-Dienstes verarbeitet wurde. Die Fähigkeiten des Auto-Tagging lassen sich nämlich noch auf andere Weise nutzen, um der Taxonomie mehr Tiefe zu verleihen, denn Content kann mehrmals mit Auto-Tagging-Tools verarbeitet werden. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, weil die für das Auto-Tagging verwendete KI ständig aktualisiert und verbessert wird. Die Provider arbeiten beständig daran, die semantischen Ergebnisse ihrer Auto-Tagging-Plattformen immer detailschärfer und präziser zu machen.

Ausserdem versuchen die Auto-Tagging-Provider oft, ihr Publikum zu erweitern, indem neue Sprachen oder regionale Begriffe einbezogen werden. Das kann besonders bei einem mehrsprachigen Kundenstamm vorteilhaft sein. Bereits vorhandene Taxonomien können in weiteren Sprachen hinzugefügt oder komplett neu angelegt werden. Unser südamerikanischer Vertrieb könnte beispielsweise von einer spanischen Version einer Taxonomie profitieren.

2. Taxonomie-Crowdsourcing: Die eigenen Benutzer sind die Experten

Eine weitere grossartige Ressource für die Taxonomie-Pflege wird oft übersehen. Anstatt nach externen Quellen zu suchen, kann es grosse Vorteile haben, den Blick nach innen und damit auf die eigene Nutzerbasis zu richten.

Um dieses Wissen wirklich wertzuschätzen, sollte man daran denken, dass gerade die Personen, die ein CMS täglich benutzen, selbst auf ihre Art Experten sind. Schliesslich wissen sie, wie Kunden oder Partner nach etwas suchen und welcher Content nicht sorgfältig genug getaggt wurde. Ihnen fallen Inkonsistenten in der Taxonomie am ehesten auf. Sie bringen den besonders wichtigen menschlichen Faktor ins Auto-Tagging ein. Ihnen fällt sofort auf, ob das Porträt einer im Unternehmen wichtigen Person mit dem falschen Namen versehen wurde, ob eine Produktbezeichnung oder ein Bild nicht korrekt sind. Sie stehen “an vorderster Front”, wenn es um das Content Management System geht.

Erfahren Sie, wie ein Workflow für die Meldung taxonomischer Updates durch die Einführung einer Layer auf Picturepark implementiert werden kann.

Um diese Wissensquelle voll nutzen zu können, muss man zunächst die Herzen und Köpfe der Nutzer gewinnen. Es muss darauf hingewiesen werden, wie wichtig die Taxonomie-Pflege ist und welche Vorteile die Nutzer davon haben. Hierzu gehören beispielsweise schnellere Suchergebnisse und eine bessere Struktur.

Sobald das verstanden wurde, muss ein effizienter Workflow zur Informationssammlung implementiert werden. Benutzer wollen schnell auf den gewünschten Content zugreifen können und ihre Zeit nicht mit der Arbeit an einer Taxonomie verschwenden. Es wird also eine effiziente und einfache Lösung gebraucht.

Idealerweise gibt es im Unternehmen einen speziellen Kontakt, jemanden, der speziell für die Eingabe der Benutzerinformationen zuständig ist. Das kann man selbst sein oder jemand anders im Unternehmen, der sich mit Taxonomien auskennt. Sobald das gelöst ist, könnte ein methodologischer Workflow beispielsweise nach folgendem Muster ablaufen:

  1. Erstellung eines Reporting-Systems, über das Nutzer Informationen an die zuständigen Personen übermitteln können. Das kann per E-Mail, über Formulare, oder, wie unten illustriert, über einen bereits etabliertes Feedback-Mechanismus anhand eines Content Management Systems geschehen.
  2. Benutzer reichen ihre Vorschläge ein.
  3. Die zuständige Person entscheidet, ob der Vorschlag relevant ist und sorgt in diesem Fall dafür, dass die nötigen Änderungen an der Taxonomie vorgenommen werden.
  4. Danach erhalten die teilnehmenden Nutzer eine Rückmeldung, um sie zu weiteren Meldungen zu motivieren.

3. Bewertung durch einen professionellen Taxonomisten

Die beiden bereits genannten Methoden eigenen sich hervorragend, um eine Taxonomie aktuell zu halten und verursachen dabei so gut wie keine Kosten. Allerdings ist das Hinzuziehen eines professionellen Taxonomisten die beste Versicherung dafür, dass eine Taxonomie in Ordnung ist und sich dem jeweiligen Change Management folgt.

Schliesslich sind die Experten auf diesem Feld nicht nur in der Lage, die nötigen Änderungen durchzuführen, sondern können ausserdem noch helfen, die richtige Struktur für die Zukunft zu finden. Um einen passenden Taxonomisten zu finden, empfehlen wir die Website des DAM Guru-Programms. Dort findet man eine Vielzahl von Taxonomisten.

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Ein Weg, nicht ein Ziel

Es sind “lebendige” Daten, die im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert und angepasst werden müssen.
Abschliessend möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass eine Taxonomie ein nie endendes Projekt ist. Es ist eine immerwährende Reise, aber kein Ziel. Es sind “lebendige” Daten, die im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert und angepasst werden müssen.

Eine Taxonomie sollte einigermassen regelmässig aktualisiert werden, wobei es keine absoluten Zahlen darüber gibt, wie oft das geschehen sollte. Das tatsächliche Intervall hängt von der Grösse der jeweiligen Content Library, Nutzerzahlen und weiteren Variablen ab. Eventuell lässt sich das anhand anderer Kennzahlen herausfinden — vielleicht jährlich oder jedes mal, wenn eine bestimmte Menge neuen Contents hochgeladen oder verändert wurde.